Blacklist là gì? Nguyên nhân và cách khắc phục Email bị đưa vào danh sách đen Blacklist

Việc bị đưa vào Blacklist là điều mà không doanh nghiệp nào mong muốn trải qua khi thực hiện các chiến dịch Email Marketing bởi nó sẽ ảnh hưởng xấu đến độ trust cũng như tỷ lệ mở. Có rất nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị đưa vào blacklist. Chính vì vậy, việc nắm được nguyên nhân cũng như cách phòng tránh để Email không bị vào Blacklist là vô cùng quan trọng. Hãy cùng Zozo khám phá ngay trong bài viết này nhé!

1. Blacklist là gì?

Blacklist hay danh sách đen là danh sách chứa những domain hoặc địa chỉ IP bị đánh dấu spam. Hiểu đơn giản thì blacklist là tên thường gọi của các tổ chức thống kê các máy chủ gửi thư rác. Các tổ chức này là các tổ chức phi lợi nhuận, không phụ thuộc hay chịu ảnh hưởng của bất kì cơ quan chính phủ nào. 

Tổ chức thống kê sử dụng các quy tắc riêng để liệt kê các IP, domain spam như:

• Nhận thông tin từ các nhà cung cấp dịch vụ tên miền hoặc email (ISP/HP)
• Nhận phản hồi spam từ người sử dụng
• Sử dụng nhiều Email ngẫu nhiên để “bẫy" các doanh nghiệp gửi mail hàng loạt

Chính vì vậy, chúng ta cần kiểm tra xem liệu chúng ta có đang trong danh sách domain bị đánh giá thấp hay không. Nếu thường xuyên làm phiền người dùng mạng, hoặc cung cấp thông tin độc hại, thông tin không có giá trị… thì rất có khả năng domain của chúng ta sẽ bị vào blacklist. 

Thông thường, Blacklist sẽ được sử dụng nhiều nhất trong việc kiểm tra Email để gửi tin và phân phối chiến dịch Email Marketing.

2. Các nguyên nhân chính kiến domain/ Email của doanh nghiệp bị đưa vào danh sách đen Blacklist

Hiện nay có rất nhiều blacklist dẫn đến có nhiều lý do khiến domain/email của doanh nghiệp bị đưa vào blacklist. Trong đó có thể kể đến như:

Nguồn gửi bị khiếu nại về thư rác

Những người nhận được Email của bạn nhấp vào nút Spam/ Thư rác. Hành động này sẽ khiến các ISP nghĩ rằng nội dung Email của bạn đang làm phiền người dùng và họ không muốn nhận nó. Càng nhiều khiếu nại, càng có nhiều khả năng domain/ email của bạn nằm trong danh sách đen.

Data chứa nhiều địa chỉ không hợp lệ

Danh sách liên hệ mà doanh nghiệp gửi Email Marketing có thể chứa những địa chỉ không tồn tại bởi nhiều lý do như: mua danh sách không đáng tin, email không còn được sử dụng hay đã bị chuyển vào bẫy thư rác,… Việc gửi Email đến các địa chỉ này khiến doanh nghiệp có thể bị hệ thống đưa vào blacklist.

Rất nhiều Email bị trả lại (Bounce) là một dấu hiệu cho các ISP thấy rằng data của bạn khả năng cao là do mua lại hoặc quét trên mạng. Một số tổ chức điều hành Blacklist thường đặt các bẫy thư rác ở khắp các website trên Internet. Bẫy thư rác là địa chỉ Email giống như một Email của người dùng thật. Tuy nhiên chúng không sử dụng để liên hệ mà chỉ dùng cho mục đích duy nhất là nhận Email. Do đó, bất kỳ ai gửi tới những cái bẫy này đều bị nhận diện là nguồn spam.

Khối lượng gửi Email tăng đột biến

Danh sách Email Marketing tốt sẽ tăng dần quy mô theo thời gian. Điều này đồng nghĩa với việc một người gửi tốt cũng sẽ duy trì đều hoặc tăng dần khối lượng gửi. Nếu trong thời gian ngắn, khối lượng Email gửi đi tăng đột ngột sẽ khiến các ISP nghi ngờ. Bởi hành vi này chỉ thường gặp ở những người spam Email hàng loạt. Đặc biệt, nếu bạn là một người gửi mới với địa chỉ IP hoặc tên miền gửi mới.

Chính vì vậy, trước tiên, doanh nghiệp cần gửi một số Email đều đặn để tăng độ uy tín cho tên miền trước khi tiến hành các chiến dịch Email Marketing lớn khác bằng cách Warmup tên miền trước khi gửi.

Không có liên kết hủy đăng ký

Khách hàng có thể muốn huỷ đăng ký vì nhiều lý do khác nhau như sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp không còn phù hợp với họ nữa, hoặc họ cảm thấy bị phiền khi doanh nghiệp gửi Email Marketing quá thường xuyên hay cung cấp những nội dung không có giá trị với họ, không liên quan đến họ. Nếu Email không có liên kết huỷ đăng ký, liên kết không hiển thị hoặc khó thấy thì sẽ làm tăng khả năng người nhận báo cáo spam. 

Domain của doanh nghiệp sử dụng cùng một địa chỉ IP với người gửi thư rác

Một số Website được lưu trữ trên cùng một máy chủ có thể có một địa chỉ IP. Và nếu một trong những Website trong đó bị đưa vào Blacklist, thì website của doanh nghiệp cũng có thể bị ảnh hưởng.

3. Cách xử lý khi bị Blacklist

Bước 1: Xác định nguyên nhân

Như đã trình bày ở mục trên, có rất nhiều nguyên nhân khiến bạn bị Blacklist. Tuy nhiên để xử lý tình trạng này thì doanh nghiệp cần xác định đúng nguyên nhân đến từ đâu. 

Bước 2: Liên hệ với chủ sở hữu danh sách đen

Hầu hết các tổ chức thống kê Blacklist đều cung cấp cách xóa domain khỏi blacklist trên Website của họ. 

• Xác định Blacklist cụ thể: Xác định xem tài khoản Email của bạn bị đưa vào danh sách đen nào
• Tìm thông tin liên lạc: Tìm kiếm thông tin liên lạc của tổ chức hoặc cá nhân quản lý danh sách đen đó
• Liên hệ và yêu cầu loại bỏ: Gửi Email hoặc liên lạc trực tiếp với tổ chức quản lý Blacklist, cung cấp thông tin xác nhận và yêu cầu họ loại bỏ tài khoản của bạn khỏi danh sách đen.

Bước 3: Thực hiện các bước theo hướng dẫn

Khi domain của doanh nghiệp bị đưa vào danh sách đen, có thể mất vài ngày hoặc vài tuần để khôi phục uy tín của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình khôi phục sẽ được tự động hoá khi doanh nghiệp yêu cầu. Chỉ cần không có Email nào được xác định là thư rác được gửi từ domain của doanh nghiệp trong vòng 2 đến 3 tuần, thì domain của doanh nghiệp sẽ có thể được xóa khỏi danh sách đen.

Tuy nhiên, vẫn có một số blacklist sẽ yêu cầu doanh nghiệp làm theo các bước cần thiết và thực hiện các hành động được đề xuất để cải thiện và được xóa khỏi Blacklist. Doanh nghiệp có thể đẩy nhanh quy trình xóa bỏ bằng cách liên hệ với bộ phận hỗ trợ dịch vụ tương ứng.

4. Những điều cần lưu ý để Email tránh bị đưa vào danh sách đen Blacklist

Duy trì danh sách tốt

Nên dọn dẹp danh sách Email định kỳ bằng cách xoá mọi địa chỉ bị trả lại hoặc nếu ai đó đã không mở Email của bạn trong một thời gian, hãy loại họ khỏi danh sách. Các liên hệ không tương tác với Email của doanh nghiệp có nhiều khả năng sẽ báo cáo spam domain nếu doanh nghiệp cứ tiếp tục gửi Email cho họ. Vì vậy, doanh nghiệp nên loại bỏ các địa chỉ liên hệ đã không mở Email Marketing của mình trong 6 tháng để tránh bị đưa vào Blacklist. 

Với nền tảng Email Marketing Zozo EMA, chúng tôi đã tích hợp sẵn công cụ lọc Email rác, email không tồn tại mỗi khi bạn tải danh sách Email của mình lên hệ thống, giúp giảm tỷ lệ Email bị trả lại & Email bị đánh dấu spam.

Yêu cầu xác nhận kép đối với người đăng ký

Xác nhận kép là quy trình gồm hai bước được sử dụng để chắc chắn rằng người dùng thật sự muốn đăng ký nhận Email Marketing từ doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thực hiện xác nhận kép bằng cách yêu cầu khách hàng truy cập điền vào một mẫu đăng ký, sau đó gửi Email yêu cầu xác nhận đăng ký bằng cách nhấp vào liên kết.

Chỉ sau khi thực hiện hành động được chỉ định trong Email, người đăng ký mới được thêm vào danh sách địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp. Hành động này giúp nâng cao chất lượng danh sách Email, thay vì chỉ tập trung vào số lượng mà không mang lại hiệu quả.

Bao gồm liên kết Huỷ đăng ký

Đừng quên tôn trọng quyết định của người đăng ký khi họ chọn ngừng nhận Email từ bạn. Việc thêm nút UNSUBSCRIBE cũng là yêu cầu bắt buộc đối với những người gửi Email số lượng lớn và điều này đã được Gmail và Yahoo yêu cầu trong chính sách mới về việc gửi Email hàng loạt.

>> Xem thêm: Yêu cầu mới của Gmail và Yahoo - Người gửi Email hàng loạt cần đặc biệt lưu ý

Xây dựng nội dung Email giá trị

Hãy chắc chắn rằng bạn đang gửi tới những người đăng ký những thông tin mà họ mong muốn nhận được. Ngoài ra, cần tránh sử dụng những từ ngữ kích hoạt bộ lọc thư rác để tránh Email không bị chuyển vào hộp spam. 

Để giúp đảm bảo người đăng ký nhận được những gì họ cần, bạn có thể phân đoạn danh sách Email. Có thể chia thành các nhóm dựa trên nơi khách hàng sống, loại sản phẩm họ mua hoặc sở thích của họ,v.v… Bên cạnh đó, bạn có thể kết hợp thêm cá nhân hóa - thêm tên người nhận vào nội dung. Điều này sẽ giúp tăng đáng kể tỷ lệ mở và click của chiến dịch.  

Không nên mua danh sách Email hoặc quét các địa chỉ Email trên Internet

Không nên mua danh sách Email hoặc quét các địa chỉ Email trên Internet bởi hầu hết các địa chỉ này đã cũ hoặc ẩn chứa nhiều Spam traps. Cách đơn giản nhất để doanh nghiệp có thể tránh khỏi việc bị vào blacklist là chỉ gửi Email cho những người dùng thật sự đăng ký nhận Email từ doanh nghiệp. Danh sách liên hệ này không chỉ chất lượng, tránh được tình trạng bị báo cáo spam mà còn tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cho chiến dịch Email Marketing của doanh nghiệp. Chúng ta hãy tự xây dựng danh sách Email những khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp của mình bằng những cách sau: 

>> Tham khảo bài viết: 8 Cách thu thập danh sách Email khách hàng tiềm năng chất lượng cho chiến dịch Email Marketing

Duy trì tần suất cùng khối lượng gửi hợp lý

Việc đột ngột gửi khối lượng Email lớn sẽ thu hút sự chú ý của các bộ lọc thư rác. Do đó, bạn nền thiết lập tần suất gửi Email đều đặn hoặc tăng dần quy mô gửi theo thời gian nếu bạn đang dùng một địa chỉ IP hoặc tên miền mới. 

Tính năng gửi email tăng dần đều hoàn toàn tự động trên hệ thống Email Marketing Zozo EMA

4. Kết luận

Như vậy, để triển khai một chiến dịch Email Marketing thành công, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến nội dung Email gửi cũng như lựa chọn nền tảng Email Marketing chuyên nghiệp và uy tín, mà còn cần quan tâm đến những lí do có thể khiến Email bị vào blacklist cũng như cách phòng tránh. Hy vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích với bạn! 

Trải nghiệm miễn phí nền tảng Email Marketing tự động hoá chuyên nghiệp

>> Có thể bạn quan tâm:

Email API là gì? Email API được sử dụng như thế nào?

Email giới thiệu sản phẩm là gì? Mẫu Email Marketing giới thiệu sản phẩm thu hút dành cho doanh nghiệp