Các nguyên nhân chính khiến Email bị đánh dấu spam và giải pháp khắc phục

Rơi vào thư mục Spam - Tỷ lệ inbox thấp là vấn đề đa số các Marketer phải đối mặt. Mặc dù đã đầu tư nhiều công sức và thời gian để xây dựng một chiến dịch Email Marketing, nhưng lại không nhận được sự phản hồi của người nhận do Email bị rơi vào spam.

Rất nhiều nhà tiếp thị lại nhận định rằng việc gửi Email vào thư mục spam là do nhà cung cấp dịch vụ. Nhưng điều này là hoàn toàn sai, bởi: Tất cả các phần mềm Email Marketing trên thị trường không phải là phần mềm chống spam!

Vậy, điều gì khiến Email của bạn bị đánh dấu spam? Hãy cùng Zozo EMA tìm hiểu các nguyên nhân phổ biến sau đây:

1. Vấn đề về danh sách data email

Một trong những nguyên nhân chính khiến Email Marketing của bạn rơi vào mục spam là việc mua danh sách Email hoặc sử dụng danh sách không được người nhận chấp nhận. Khi bạn gửi email cho những người không chấp nhận nhận thông tin từ bạn, tỷ lệ Email bị gắn nhãn spam sẽ tăng lên.

Data khách hàng tốt nhất là nguồn tự thu thập trong vòng 6 tháng gần nhất, để loại bỏ nguy cơ bao gồm các Email chết, Email hỏng, Email sai…

*Giải pháp:

2. Nội dung Email nhận diện Spam

Nội dung của bạn sẽ bị đánh dấu Spam nếu như có chứa những từ khoá mà Gmail cho là nội dung Quảng cáo.

*Giải pháp:

1. Sử dụng quá nhiều liên kết hoặc hình ảnh không phù hợp: Một số Email Marketing sử dụng quá nhiều liên kết hoặc hình ảnh không phù hợp, làm cho Email trở nên không chuyên nghiệp và có nguy cơ bị coi là spam. Hãy tối ưu hoá tỷ lệ văn bản và hình ảnh trong Email để tránh tình trạng này.
2. Sử dụng các từ khóa nhận diện spam phổ biến nhất là: Khuyến mãi 50%, Chiết khấu khủng, Giảm giá sốc, Nhanh tay đăng ký,... hoặc có số tiền cụ thể trong nội dung Email của bạn.
3. Sử dụng đoạn text in đậm/ in hoa dài cũng có thể bị Gmail đánh dấu spam.
4. Nội dung email chỉ chứa hình ảnh cũng dễ dàng bị đánh dấu spam. (NÊN chèn thêm dòng text kèm 1-2 hình ảnh hoặc tạo thêm 1 hành động click vào để xem ảnh/ xem chi tiết.)
5. Không sử dụng quá nhiều dấu chấm than !!!!!!!!!! hoặc các dấu đặc biệt khác như # $ % vân vân
6. Không nên soạn các font chữ màu đỏ hoặc xanh sáng hay chèn quá nhiều màu sắc font chữ vào văn bản
7. Thiếu thông tin liên hệ hoặc tùy chọn hủy đăng ký: Việc thiếu nút hủy đăng ký trong Email cũng là nguyên nhân dẫn đến việc Email của bạn bị đánh dấu spam. Chính vì vậy cần lưu ý việc thêm nút hủy đăng ký trong tất cả các Email của bạn.
8. Đừng lừa người nhận email hay sử dụng quá nhiều tiểu xảo để lách bộ lọc Email như: Thêm các ký tự để né bộ lọc từ, viết f.r.e.e thay vì free, hay Tự động thêm vào Re: hay Fwd: để tạo sự tự nhiên trên tiêu đề email, hoặc nội dung lừa đảo với tiêu đề là bạn trúng giải thưởng nhưng bên trong nội dung mail lại yêu cầu họ cần thực hiện thêm những điều kiện khác liên quan đến tài chính của họ…
9. Nên gửi email với các tiêu đề và nội dung email khác nhau (trong các chiến dịch khác nhau) từ đó bạn sẽ có cơ sở phân tích và đánh giá được chính xác tỷ lệ gửi thành công, phản hồi… từ đó rút ra bài học cho chính mình ở các chiến dịch sau nhằm mang lại kết quả khả thi hơn nữa

3. Tiêu đề Email

Tiêu đề cũng là nguyên nhân phổ biến khiến Email dễ dàng rơi vào spam. Tương tự như yêu cầu về nội dung, tiêu đề quá dài, viết in hoa nguyên dòng, bôi đậm hay chứa các từ ngữ nhận diện spam thì ngay lập tức Email của bạn sẽ bị Gmail đánh dấu spam.

*Giải pháp:

• Tiêu đề mail cần phải kích thích người nhận mở email và phải gắn liền với nội dung trong mail. Tiêu đề mail nên có độ dài từ 15 - 20 từ. Không để tiêu đề mail quá ngắn khiến bộ lọc mail đưa vào spam, cũng không để quá dài vì trong hộp inbox, người nhận mail sẽ không được được hết và dẫn đến nó không đủ hấp dẫn để họ mở mail.
• Không được viết toàn chữ in hoa, chỉ nên viết hoa chữ cái đầu tiên của dòng tiêu đề hoặc chỉ viết in hoa các ký tự đầu của các từ trong tiêu đề mail.
• Tránh đưa các từ nhạy cảm vào dòng tiêu đêu như: giảm giá, khuyến mại, ưu đãi...
• Không đưa các dấu đặc biệt vào dòng tiêu đề như: ! @ # $ % ^ & * vân vân
• Không dùng cả câu ở phần tiêu đề và nội dung giống nhau, vì cách này rất có thể sẽ bị bộ lọc đánh giá là thư rác. (Ví dụ bạn đặt tiêu đề là “gửi test" và nội dung email cũng là “gửi test").

4. Địa chỉ gửi/ nhận email đã từng bị spam

• Địa chỉ gửi của bạn nếu đã từng có lịch sử bị spam, khả năng cao những lần gửi sau này của bạn cũng sẽ bị đánh dấu spam hoặc những địa chỉ email nhận đã bị spam quá nhiều.
  ⇒ Giải pháp: Cách tốt nhất là bạn nên gửi từ một địa chỉ email mới và lọc danh sách khách hàng thường xuyên để đảm bảo chất lượng Email của bạn khi được gửi đi. Khi sử dụng Zozo EMA, quý khách hàng sẽ được tích hợp sử dụng công cụ lọc Email rác miễn phí giúp nâng cao chất lượng danh sách, tránh lãng phí Email gửi tới những địa chỉ không tồn tại/ chết và cải thiện kết quả chiến dịch.

• Không nên dùng các địa chỉ Email miễn phí như @gmail.com hay @yahoo.com …
  ⇒ Giải pháp: Nên sử dụng Email doanh nghiệp sẽ cải thiện tỷ lệ inbox hơn, ví dụ như: info@yourdomaim.com, marketing@yourdomain.com, bonus@yourdomain.com,... Nên dùng các địa chỉ Email gắn với tên thật của bạn và tên miền của công ty.

Hãy sử dụng địa chỉ mail của người gửi nhất quán trong các chiến dịch để có thể xây dựng danh tiếng của bạn với người đăng ký (Người nhận mail).

5. Khách hàng có thể đánh dấu Email của bạn là spam

Email gửi vào spam là do tất cả các công cụ quản lý hòm thư trên thế giới đều có chức năng report spam, nó giúp khách hàng tránh phải nhận những Email họ không mong muốn hoặc họ ghét.

Vậy chuyện gì xảy ra khi 1 Email bị report spam?

Đầu tiên, Email đó sẽ vào thẳng hộp thư spam, nhưng nếu tôi đang dùng 1 dịch vụ mailbox lớn ví dụ như Gmail vấn đề sẽ còn phức tạp hơn nhiều bởi nó sẽ:

• Khiến tất cả các thư với nội dung tương tự cũng bị nghi ngờ là spam (tiêu đề, nội dung trong email, bao gồm cả hình ảnh trong đó)
• Địa chỉ gửi đi cũng bị nghi ngờ
• Report lại với chủ sở hữu, nhà cung cấp dịch vụ gửi Email Marketing
• Report lại với một số tổ chức uy tín về Anti Spam để đánh dấu các email tương tự.

*Giải pháp:

Như vậy, khi khách hàng report Email của bạn là spam thì có thể kéo theo nội dung, tiêu đề và địa chỉ gửi thư của bạn gặp vấn đề. Một khi khách hàng chính là nguyên nhân report spam thì chúng ta không thể can thiệp được, tuy nhiên để đảm bảo việc khách hàng không report spam, chúng ta không nên gửi nội dung không mong muốn cho khách hàng cũng như làm phiền bởi tần suất gửi email quá nhiều, nên gửi Email Marketing cho đúng đối tượng khách hàng mục tiêu và mong muốn nhận được các thông tin liên quan đến dịch vụ mà bạn đang cung cấp.

6. Tần suất gửi Email

• Thông thường, nếu 1 email mới gửi quá nhiều cùng 1 lúc có thể bị Gmail nhận diện là Spam (do tần suất nhận được Email từ địa chỉ đó quá nhiều và bất thường)
  ⇒ Giải pháp: Cách khắc phục đó là bạn cần phải Warmup tên miền mới của những địa chỉ Email này. 
• Tần suất hợp lý nên là 2*n (với n là số ngày), ngày đầu tiên gửi 100 mail đối với tên miền công ty.
  ⇒ Giải pháp: Nhằm giúp việc Warmup tên miền mới trở nên đơn giản và dễ dàng hơn, tính năng Warmup của Zozo EMA sẽ giúp phân đoạn danh sách của bạn thành từng đoạn nhỏ cũng như tự động tính toán xem mỗi ngày gửi bao nhiêu Email là hợp lý giúp đảm bảo tần suất gửi Email phù hợp nhất.

• Cần lên kế hoạch gửi Email hợp lý.

Tính năng Warmup trên Zozo EMA

7. Nhà cung cấp gửi Email uy tín

Đây là 1 trong những yếu tố quan trọng mà bạn cần xem xét, một nhà cung cấp dịch vụ Email Marketing sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể điểm chất lượng. Các nhà cung cấp dịch vụ uy tín sẽ biết làm thế nào để khắc phục tình trạng spam và họ xây dựng hệ thống để đảm bảo tối ưu uy tín đối với các ESP như Gmail.

Tóm lại, để khắc phục vấn đề Email Marketing bị rơi vào mục spam, bạn cần xử lý các nguyên nhân từ danh sách Email, tối ưu hoá nội dung Email, đảm bảo phân phối email đáng tin cậy cũng như nắm được lý các nguyên nhân có thể khiến Email của bạn bị đánh dấu spam, từ đó tối ưu và hạn chế.

>> Có thể bạn quan tâm:

Tại sao Email bị đưa vào mục Quảng cáo Gmail?

Cách khắc phục tình trạng Email gửi đi bị vào mục Quảng cáo Gmail