Cách Viết Email Chào Hàng Ấn Tượng: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Email chào hàng là một trong những công cụ bán hàng trực tiếp hiệu quả nhất, giúp bạn tiếp cận khách hàng tiềm năng nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, giữa hàng trăm email nhận được mỗi ngày, làm thế nào để email chào hàng của bạn không bị "lạc trôi" hay bị xóa ngay lập tức? 

Câu trả lời không chỉ nằm ở việc bạn viết gì, mà còn ở cách bạn chuẩn bị và xây dựng nội dung một cách chiến lược. 

Bài viết này sẽ giúp bạn tạo ra những mẫu email chào hàng không chỉ chuyên nghiệp, mà còn gây ấn tượng mạnh với những khách hàng tiềm năng của mình và mang lại hiệu quả chuyển đổi cao.

Chúng ta cùng bắt đầu nhé! 

Cần chuẩn bị gì trước khi viết email chào hàng?

Một email chào hàng thành công không bắt nguồn từ những dòng chữ đầu tiên mà từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Và trước khi viết email chào mừng hoặc tìm mẫu email chào mừng, bạn nên thực hiện các bước sau: 

1. Nghiên cứu khách hàng tiềm năng: "Đúng người, đúng thời điểm"

Sai lầm lớn nhất khi viết email chào hàng là gửi một nội dung chung chung đến hàng ngàn người. Để tránh điều này, hãy bắt đầu bằng việc nghiên cứu sâu về khách hàng tiềm năng:

- Họ là ai? (Tuổi, giới tính, vị trí, công ty...)

- Họ đang gặp phải vấn đề gì? (Điểm đau - Pain Points)

- Mục tiêu của họ là gì? (Điều họ muốn đạt được)

Việc nắm rõ những thông tin này giúp bạn có thể điều chỉnh giọng văn, ngôn từ và cách tiếp cận để phù hợp với từng đối tượng cụ thể.

2. Lựa chọn liên hệ chất lượng để gửi email chào hàng

Không phải cứ có email là được. Để tăng tỷ lệ phản hồi, bạn cần phải gửi email đến đúng người. Đó là người có thẩm quyền ra quyết định (Decision Maker) hoặc người có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định mua hàng.

Việc gửi email cho các hòm thư chung như info@... hoặc contact@... gần như không mang lại kết quả vì chúng thường bị bỏ qua hoặc được xử lý bởi nhân viên không liên quan.

Hãy dành thời gian để tìm kiếm đúng người thông qua các nền tảng chuyên nghiệp như LinkedIn hoặc các công cụ hỗ trợ tìm kiếm email. Một email được gửi đến đúng người, đúng thời điểm sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với hàng trăm email gửi đi một cách ngẫu nhiên.

>> Các cách xây dựng danh sách email hiệu quả trong email marketing

3. Hãy cá nhân hóa email

Cá nhân hóa là yếu tố quan trọng nhất giúp email chào hàng của bạn nổi bật. Một email chào hàng được cá nhân hóa sẽ cho thấy bạn đã dành thời gian nghiên cứu và thực sự quan tâm đến họ.

- Sử dụng tên người nhận: Tên riêng là từ khóa "quyền lực" nhất trong email.
- Tham chiếu đến một sự kiện gần đây: Có thể là một bài viết họ vừa đăng, một dự án mới của công ty họ, hoặc một chia sẻ của họ trên mạng xã hội.
- Đề cập đến một vấn đề cụ thể: Thay vì nói "chúng tôi giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí," hãy nói "chúng tôi nhận thấy công ty của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý dự án, và chúng tôi có giải pháp cho điều đó."

Cách viết email chào hàng ấn tượng và đạt hiệu quả cao

Khi đã có đủ thông tin, giờ là lúc bạn bắt tay vào việc viết email chào hàng theo một cấu trúc chuẩn. Đây là phần cốt lõi của cách viết email chào hàng chuyên nghiệp.

1. Tiêu đề email chào hàng? Viết sao để tăng lượt click?

Vai trò của tiêu đề email đã quan trọng, tiêu đề email chào hàng còn quan trọng gấp bội.
Hãy nhớ rằng, giữa hàng chục email mà khách hàng nhận mỗi ngày, tiêu đề là yếu tố đầu tiên (và đôi khi là duy nhất) quyết định họ có bấm mở hay lướt qua.

Một tiêu đề đủ thu hút sẽ:

- Kích thích sự tò mò và khiến người nhận muốn đọc tiếp.

- Tạo cảm giác cá nhân hóa, giúp email không bị xem là spam.

- Dẫn khách hàng đến hành động đầu tiên: nhấp mở email.

Nếu tiêu đề không đủ nổi bật, email dù nội dung xuất sắc đến đâu cũng sẽ “chết yểu” trong hộp thư đến.

Vậy, nên viết tiêu đề email chào hàng như thế nào?

1. Giữ tiêu đề ngắn gọn, dễ đọc

Tiêu đề email nên dài khoảng 6–10 từ hoặc 40–60 ký tự để hiển thị đầy đủ trên mọi thiết bị, đặc biệt là điện thoại. Tránh tiêu đề quá dài gây rối mắt hoặc bị cắt ngang trong hộp thư.

2. Nêu rõ lợi ích khách hàng nhận được

Khách hàng quan tâm đến kết quả, không chỉ sản phẩm. Hãy cho họ thấy giá trị họ sẽ nhận: tăng khách, tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình… Một tiêu đề xoay quanh lợi ích sẽ dễ được mở hơn.

3. Tạo sự tò mò hoặc khẩn cấp

Dùng câu hỏi, con số hoặc từ ngữ gợi mở để kích thích người nhận muốn khám phá nội dung bên trong. Có thể thêm yếu tố khẩn cấp như “Hôm nay”, “Chỉ còn 3 suất” để thúc đẩy hành động nhanh hơn.

4. Cá nhân hóa tiêu đề

Nếu có thể, hãy thêm tên người nhận hoặc thông tin liên quan đến doanh nghiệp của họ. Sự cá nhân hóa khiến email trở nên gần gũi và tạo cảm giác được viết riêng cho họ

Những Điều Cần Tránh Khi Viết Tiêu Đề

- Sử dụng chữ in hoa (ALL CAPS): Tạo cảm giác như bạn đang la hét và dễ bị đánh dấu là spam.

- Dùng quá nhiều dấu câu: Tránh các tiêu đề như: "Giải pháp hiệu quả nhất!!!"

- Sử dụng các từ ngữ "spam": Các từ như "miễn phí," "giảm giá đặc biệt," "khẩn cấp,"...

- Tiêu đề quá dài: Sẽ bị cắt bớt và người đọc không nắm được ý chính.

Một số mẫu tiêu đề email chào hàng

“[Tên Spa], website chuẩn SEO giúp bạn có thêm 50+ khách mỗi tháng – muốn thử không?”
➡ Câu hỏi mời gọi + gợi ý lợi ích cụ thể (tạo cảm giác được mời chào cơ hội).

“Giảm 30% phí thiết kế website spa – ưu đãi riêng cho [Tên Spa]”
➡ Mang tính chào hàng trực tiếp + cá nhân hóa + nhấn mạnh ưu đãi.

“Tặng bạn bản demo website spa miễn phí – chỉ cần 1 click xem ngay”
➡ Lời chào hàng kèm quà tặng → khiến khách hàng dễ mở email.

“Hosting + Email tên miền chỉ từ 8k/ngày – để tôi set up cho bạn nhé?”
➡ Đưa ra giá hấp dẫn + lời mời thân thiện, giống như một đề nghị hợp tác.

“Tự động hoá quy trình bán hàng của bạn trong 24h – hãy để tôi giúp!”
➡ Chào hàng kèm cam kết mạnh → kích thích khách hàng trả lời.

Một tiêu đề email chào hàng thành công không có công thức cố định, mà là sự kết hợp của việc thấu hiểu khách hàng, sự sáng tạo và tuân thủ các nguyên tắc cơ bản.

Hãy thử nghiệm với nhiều mẫu khác nhau để tìm ra công thức phù hợp nhất cho đối tượng khách hàng của bạn.

2.  Viết nội dung email - làm thế nào để tạo ấn tượng? 

Đoạn mở đầu cần thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng ban đầu.

- Giới thiệu ngắn gọn: Bạn là ai và từ đâu.

- Nêu lý do liên hệ: Dựa trên những gì bạn đã nghiên cứu. Bắt đầu bằng một câu cá nhân hóa để người đọc thấy bạn đang viết riêng cho họ. Ví dụ: "Tôi có theo dõi bài viết của anh/chị trên LinkedIn về [chủ đề], và tôi rất ấn tượng với [quan điểm]..."

Phần nội dung chính: Hãy tập trung giải quyết vấn đề, không chỉ bán sản phẩm

Đây là phần quan trọng nhất để thuyết phục khách hàng.

- Tập trung vào lợi ích: Thay vì liệt kê tính năng, hãy nói về những lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ của bạn mang lại. Ví dụ: Thay vì nói "Phần mềm của chúng tôi có tính năng A, B, C," hãy nói "Phần mềm của chúng tôi giúp anh/chị [Giải pháp] để tiết kiệm [Thời gian/Chi phí]."

- Đưa ra bằng chứng xã hội (Social Proof): Nếu có thể, hãy đề cập đến những khách hàng tương tự đã thành công nhờ sản phẩm của bạn. Điều này tạo ra sự tin tưởng lớn.

- Kêu gọi hành động (CTA): Mục tiêu rõ ràng, hành động dễ dàng

- CTA cần phải rất cụ thể và dễ dàng để người đọc thực hiện.

- Mục tiêu duy nhất: Chỉ có một CTA trong email. Ngắn gọn, rõ ràng: Ví dụ: "Đặt lịch trò chuyện 15 phút tại đây," "Tải về tài liệu miễn phí," hoặc "Phản hồi lại email này để nhận tư vấn."

- Chữ ký email: Tạo dấu ấn cá nhân và chuyên nghiệp

- Chữ ký email cần đầy đủ thông tin để người nhận có thể liên hệ lại với bạn dễ dàng.

• Tên, chức danh, công ty
• Số điện thoại, website, link LinkedIn
• Một câu slogan ngắn gọn hoặc một link đến tài liệu giá trị.

Chiến Lược Hậu Gửi Email: Tiếp Nối Hiệu Quả và Đo Lường Tăng Trưởng

Bạn sẽ làm gì sau khi nhấn nút "Gửi" cho một email chào hàng quan trọng?

Nếu bạn chỉ khoanh tay ngồi đợi phản hồi một cách thông thường và chấp nhận rủi ro thì hãy thử thay đổi cách làm khác đi.

Người làm kinh doanh chuyên nghiệp không bao giờ chờ đợi. Họ hiểu rằng việc gửi đi email mới chỉ là 50% chặng đường. 50% còn lại nằm ở chiến lược theo dõi (Follow-up) thông minh và hệ thống đo lường hiệu quả.

Trong hộp thư đến đầy ắp của khách hàng, email của bạn có thể bị lỡ, bị quên hoặc bị trôi tuột. Do vậy, việc có sẵn một "Plan B" – một kịch bản theo dõi được thiết kế kỹ lưỡng – không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, mà còn là yếu tố quyết định để biến sự im lặng thành một cuộc trò chuyện, và cuối cùng là chuyển đổi.

Đây chính là lúc sự kiên trì khôn ngoan của bạn được phát huy. Chúng ta sẽ cùng nhau xây dựng một chiến lược theo dõi hoàn hảo để tối đa hóa mọi cơ hội đã gửi đi.

1. Kịch Bản Theo Dõi (Follow-up) — Sức Mạnh Của Sự Kiên Trì Khôn Ngoan

Thực tế cho thấy phần lớn các giao dịch được chốt sau email theo dõi thứ 2 hoặc thứ 3. Vì vậy, đừng ngần ngại gửi email tiếp theo, nhưng hãy làm điều đó một cách chiến lược và tử tế.

Bạn có thể tham khảo plan gửi email follow up như sau: 

Lần Gửi	Thời Điểm Gợi Ý	Mục Tiêu Chính	Nội Dung Cụ Thể
Email 2	Sau 2 - 3 ngày	Xác nhận/Đưa email lên đầu Inbox	Chỉ nên gửi khi người nhận chưa mở email đầu tiên. Email cực kỳ ngắn gọn, hỏi lịch sự: "Chào [Tên], không biết email trước của tôi có bị lọt vào spam không? Xin lỗi nếu tôi làm phiền." Tránh gửi lại toàn bộ nội dung.
Email 3	Sau 5 - 7 ngày	Cung cấp thêm GIÁ TRỊ.	Đây là email quan trọng nhất. Tuyệt đối không hỏi "Anh/Chị đã xem email của tôi chưa?". Thay vào đó, gửi một thông tin giá trị mới: một Case Study liên quan trực tiếp đến ngành của họ, một bài viết/báo cáo thống kê, hoặc một mẹo giải quyết Pain Point của họ.
Email 4	Sau 10 - 14 ngày	Tìm câu trả lời cuối cùng (Email "Chia tay")	Gửi một email lịch sự nhưng dứt khoát: "Tôi hiểu Anh/Chị đang bận. Tôi sẽ ngừng gửi thêm email nếu không nhận được phản hồi. Nếu có bất kỳ nhu cầu nào trong tương lai, vui lòng liên hệ lại." Email này thường tạo ra hiệu ứng mất mát (Loss Aversion) và kích thích phản hồi.

2. Đo Lường và Tối Ưu Hiệu Quả — Biết Người, Biết Ta

Mỗi phần mềm email marketing đều cung cấp một báo cáo chi tiết, đầy đủ các chỉ số báo cáo - và việc bạn nên làm là hiểu được những “con số biết nói” đó và có những thay đổi hoặc chiến lược tối ưu 

Ví dụ, dưới đây, mình sẽ lấy ví dụ các chỉ số cần quan tâm để đánh giá hiệu quả:

Chỉ Số Cần Quan Tâm	Ý Nghĩa (Nó Nói Lên Điều Gì?)	Cách Tối Ưu Chiến Lược (Hành Động)
Tỷ lệ Mở (Open Rate)	Sức mạnh của Tiêu đề và uy tín người gửi.	Tiến hành A/B testing tiêu đề, tăng cường cá nhân hóa (dùng tên người nhận/công ty), xây dựng sự tin cậy từ tên gửi.
Tỷ lệ Nhấp (CTR - Click-through Rate)	Tính hấp dẫn của CTA và mức độ liên quan của thông điệp chính	Đảm bảo CTA rõ ràng, dễ thấy, và tốt nhất chỉ có một CTA duy nhất trong email. Cải thiện định dạng dễ đọc
Tỷ lệ Phản hồi (Reply Rate	Tính thuyết phục của thông điệp và sự phù hợp với nhu cầu	Kết thúc bằng một câu hỏi mở, đơn giản để khuyến khích đối thoại. Đảm bảo nội dung tập trung giải quyết đúng Pain Point của họ.
Tỷ lệ Chuyển đổi (Conversion Rate)	Chất lượng của khách hàng tiềm năng mà bạn nhắm tới	Nếu tỷ lệ này thấp, hãy xem lại bước "Lựa chọn liên hệ chất lượng" để đảm bảo bạn đang gửi email cho đúng đối tượng có khả năng mua hàng.

Bằng việc theo dõi chi tiết các chỉ số này, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra và chỉnh sửa điểm yếu trong cách viết email chào hàng của mình, từ đó biến những kinh nghiệm thành dữ liệu có giá trị để tối ưu hóa hiệu suất.

Mẫu Email Chào Hàng Thực Tế

Dưới đây là một số mẫu email chào hàng bạn có thể tham khảo để tạo ra phiên bản riêng của mình.

1. Mẫu Email Chào Hàng Cơ Bản (Tiếng Việt)

Tiêu đề: Giải pháp tối ưu quản lý dự án cho Công ty [Tên công ty]

Nội dung:

Chào [Tên người nhận],

Tên tôi là [Tên của bạn] và tôi là [Chức danh] tại [Tên công ty của bạn].

Tôi biết [Tên công ty] là một trong những đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực [Lĩnh vực hoạt động], và tôi rất ấn tượng với dự án [Tên dự án gần đây của họ].

Tôi nhận thấy rằng việc quản lý nhiều dự án cùng lúc có thể tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực. Phần mềm của chúng tôi đã giúp [Tên công ty khách hàng tương tự] tiết kiệm được 20% thời gian quản lý dự án trong vòng 3 tháng.

Anh/Chị có muốn tìm hiểu xem chúng tôi có thể làm điều tương tự cho [Tên công ty] không?

Vui lòng phản hồi email này hoặc đặt lịch trò chuyện 15 phút tại đây: [Link lịch hẹn].

Trân trọng,

[Tên của bạn]

2. Mẫu Email Chào Hàng Bằng Tiếng Anh (Cold Email)

Tiêu đề:  Quick question for [Tên người nhận] at [Tên công ty]

Nội dung:

Hi [Tên người nhận],

My name is [Tên của bạn], and I'm the [Chức danh] at [Tên công ty của bạn].

I saw your recent post on [Nền tảng] about [Chủ đề bài viết], and I was really impressed with your insights on [Điểm cụ thể trong bài viết].

I'm reaching out because we help companies like yours [Giúp đỡ gì]. I'd love to share how we helped [Tên công ty khách hàng tương tự] increase their [Chỉ số] by [Số liệu]%.

Would you be open to a brief 15-minute chat next week to see if we can do the same for you?

Best,

[Tên của bạn]

Kết luận

Một email chào hàng ấn tượng không chỉ là những từ ngữ hoa mỹ mà là kết quả của sự chuẩn bị kỹ lưỡng, hiểu biết sâu sắc về khách hàng và một chiến lược bài bản. Bằng cách áp dụng cách viết email chào hàng đã được chia sẻ ở trên và tận dụng các mẫu email chào hàng, bạn sẽ không chỉ tăng tỷ lệ phản hồi mà còn xây dựng được mối quan hệ bền vững với khách hàng tiềm năng.

Hãy bắt đầu ngay hôm nay và biến những email của bạn thành một công cụ bán hàng hiệu quả!

Phần mềm email marketing - giúp tăng hiệu quả email chào hàng & cung cấp báo cáo đầy đủ 

Một “trợ thủ” đắc lực giúp chiến dịch gửi email chào hàng của bạn thành công hơn, chính là sử dụng phần mềm email marketing chuyên nghiệp.

Mình ví dụ một số tính năng được xây dựng phù hợp cho việc marketing bán hàng hỗ trợ bạn hiệu quả như: 

- Tự động hóa chuỗi Follow-up: Thay vì phải nhớ gửi Email 2 sau 3 ngày và Email 3 sau 7 ngày, phần mềm sẽ tự động thiết lập và gửi chuỗi email theo kịch bản bạn đã cài đặt.

- Gửi theo hành vi: Phần mềm có thể tự động gửi email chào hàng khi khách hàng thực hiện một hành động cụ thể trên website (ví dụ: truy cập trang báo giá, tải Ebook,...) – giúp bạn tiếp cận họ đúng thời điểm họ quan tâm nhất.

- Tiết kiệm thời gian: Một chiến dịch có thể được lên lịch trước và chạy tự động 24/7, giúp bạn tập trung vào các công việc bán hàng chiến lược hơn.

- Phân khúc (Segmentation) chính xác: Bạn có thể dễ dàng chia danh sách khách hàng thành các nhóm nhỏ (ví dụ: nhóm Khách hàng tiềm năng A đang quan tâm Sản phẩm X; nhóm B đang ở giai đoạn so sánh giá). Điều này đảm bảo mỗi người nhận được một email chào hàng được viết riêng cho vấn đề của họ

- Tránh bị đánh dấu là Spam: Các phần mềm giúp cấu hình email đúng chuẩn kỹ thuật (như SPF, DKIM) và quản lý tỷ lệ hủy đăng ký (Unsubscribe Rate), đảm bảo các nhà cung cấp dịch vụ email (Gmail, Outlook) tin tưởng email của bạn hơn.

- Báo cáo thời gian thực: Bạn có thể xem ngay lập tức: bao nhiêu người đã mở email (Open Rate), bao nhiêu người đã nhấp vào liên kết (CTR), bao nhiêu người đã hủy đăng ký, và quan trọng nhất là ai đã tương tác.

=> Tham khảo ngay Phần mềm email marketing Zozo EMA - Giải pháp được tin dùng bởi hơn 2000+ doanh nghiệp. 

( bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm các tính năng, trước khi có quyết định “đầu tư” hay không)

>> Xem thêm: 

Spam mail là gì? Các từ khóa spam bạn nên tránh dùng trong email marketing

Thời gian tốt nhất để gửi email marketing đem lại hiệu quả cao