Tổng hợp đầy đủ các mẫu chữ ký email công ty chuyên nghiệp nhất & cách dùng để tránh vào spam

Bạn có biết rằng mỗi email gửi đi từ doanh nghiệp của bạn đều là một cơ hội tiếp thị hoàn toàn miễn phí? Hay nói cách khác, mỗi chữ ký email công ty chuyên nghiệp cũng chính là một tấm danh thiếp online hoàn hảo để PR cho thương hiệu của bạn.

Bài viết này, Zozo không chỉ cung cấp cho bạn hơn các mẫu chữ ký email đẹp mắt cho mọi vị trí trong doanh nghiệp, mà còn đi sâu vào các tiêu chuẩn kỹ thuật quan trọng để đảm bảo chữ ký của bạn hiển thị hoàn hảo trên mọi thiết bị, không bị lọc spam, và tương thích với tất cả các nền tảng email phổ biến như Gmail, Outlook, Apple Mail.

Hãy cùng khám phá cách biến mỗi email thành một công cụ marketing mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn nhé!

Tại sao doanh nghiệp cần có mẫu chữ ký email?

Trong môi trường doanh nghiệp, email vẫn là kênh giao tiếp chính thức và đáng tin cậy nhất, đôi khi còn là "cách để lưu vết" giao dịch với khách hàng. 

Và theo thống kê, mỗi nhân viên trung bình gửi từ 40-50 email mỗi ngày, tức là mỗi tháng có hơn 1,000 lần email doanh nghiệp của bạn được gửi đi. Vậy tại sao chúng ta không tận dụng tối đa cơ hội này để: 

1. Định vị thương hiệu trong từng điểm chạm

Chữ ký email chuyên nghiệp giúp tạo ra sự nhất quán về hình ảnh thương hiệu trong mọi giao tiếp đối ngoại. Khi tất cả nhân viên sử dụng cùng một bộ mẫu chữ ký có logo, màu sắc và font chữ thống nhất, doanh nghiệp của bạn sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ về tính chuyên nghiệp và tổ chức chặt chẽ.

Hãy nghĩ về các thương hiệu lớn như Apple, Google hay Microsoft - bạn có thể nhận ra email từ họ ngay lập tức nhờ vào thiết kế chữ ký đồng nhất. Điều này không chỉ giúp khách hàng dễ dàng nhận diện mà còn tạo nên sự tin tưởng, cho thấy doanh nghiệp của bạn chú trọng đến từng chi tiết nhỏ nhất.

Một bộ nhận diện thương hiệu hoàn chỉnh không dừng lại ở logo trên website hay tài liệu in ấn. Nó phải được thể hiện xuyên suốt trong mọi điểm chạm với khách hàng, và email chính là một trong những kênh tiếp xúc thường xuyên nhất. Việc thiếu một chữ ký email chuẩn mực giống như bạn đang để lỡ cơ hội nhắc nhở khách hàng về thương hiệu của mình hàng ngày.

2. Tăng độ uy tín & Tỷ lệ phản hồi 

Nghiên cứu cho thấy email có chữ ký chuyên nghiệp có tỷ lệ phản hồi cao hơn 32% so với email không có chữ ký hoặc chữ ký đơn giản. Lý do rất đơn giản: người nhận cảm thấy an tâm hơn khi biết rõ họ đang trao đổi với ai, người đó làm việc ở vị trí nào và cách liên hệ trực tiếp.

Trong bối cảnh email lừa đảo (phishing) ngày càng tinh vi, một chữ ký email đầy đủ thông tin chính là "lá chắn" bảo vệ uy tín của doanh nghiệp. Khách hàng có thể dễ dàng xác minh tính hợp pháp của email thông qua các thông tin như website chính thức, số điện thoại công ty, địa chỉ văn phòng. Điều này đặc biệt quan trọng với các giao dịch tài chính, hợp đồng hay thông tin nhạy cảm.

Hơn nữa, khi chữ ký email chứa đầy đủ thông tin liên hệ, người nhận có nhiều lựa chọn để phản hồi: gọi điện trực tiếp, nhắn tin qua mạng xã hội, hoặc truy cập website để tìm hiểu thêm. Sự tiện lợi này làm tăng đáng kể khả năng khách hàng thực hiện hành động tiếp theo trong quy trình bán hàng.

3. Biến Email thành kênh Marketing (Quảng bá sự kiện, Webinar, Ebook qua Banner)

Đây chính là lý do khiến chữ ký email trở thành "kênh marketing 0 đồng" mạnh mẽ nhất. Thay vì chỉ kết thúc email bằng tên và số điện thoại, bạn có thể tận dụng không gian này để quảng bá các chương trình, sự kiện hoặc nội dung có giá trị.

Một banner nhỏ gọn trong chữ ký email có thể giới thiệu ebook mới nhất của công ty, mời tham dự webinar sắp tới, thông báo chương trình khuyến mãi đặc biệt, hoặc chia sẻ case study thành công.

Với hàng nghìn email được gửi đi mỗi tháng từ toàn bộ đội ngũ nhân viên, đây là một kênh phân phối nội dung cực kỳ hiệu quả mà không tốn thêm bất kỳ chi phí nào.

Chữ ký email doanh nghiệp khác chữ ký email cá nhân như thế nào?

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa chữ ký email cá nhân và chữ ký email doanh nghiệp, dẫn đến việc sử dụng sai mục đích và giảm tính chuyên nghiệp trong giao tiếp công việc.

Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn thiết kế chữ ký phù hợp cho từng ngữ cảnh.

1/ Về nội dung 

Chữ ký email cá nhân thường đơn giản, tập trung vào thông tin cá nhân như họ tên, số điện thoại di động, có thể kèm một câu trích dẫn yêu thích hoặc liên kết đến blog/trang cá nhân. Đây là loại chữ ký bạn sử dụng khi gửi email từ tài khoản Gmail, Yahoo cá nhân để liên lạc với bạn bè, gia đình hay các mối quan hệ không chính thức. Phong cách thiết kế có thể tùy ý, sáng tạo, thể hiện cá tính riêng mà không cần tuân theo bất kỳ quy chuẩn nào.

Ngược lại, chữ ký email doanh nghiệp phải tuân thủ các tiêu chuẩn chuyên nghiệp nghiêm ngặt hơn nhiều. Nó bắt buộc phải chứa thông tin định danh tổ chức như logo công ty, tên doanh nghiệp, địa chỉ văn phòng chính thức, số điện thoại bàn/hotline, website công ty. Chữ ký này còn phải bao gồm chức danh và phòng ban của người gửi để người nhận biết chính xác vị trí của họ trong cơ cấu tổ chức.

2/ Về mặt thiết kế

Chữ ký email doanh nghiệp phải tuân theo bộ nhận diện thương hiệu (brand guidelines) với màu sắc, font chữ và layout thống nhất trong toàn công ty. Không có chuyện mỗi nhân viên tự thiết kế chữ ký theo sở thích cá nhân. Tính đồng nhất này không chỉ tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp mà còn giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và ghi nhớ thương hiệu.

3/ Yếu tố pháp lý

Một điểm khác biệt quan trọng nữa là yếu tố pháp lý. Nhiều quốc gia và ngành nghề yêu cầu chữ ký email doanh nghiệp phải có tuyên bố miễn trừ trách nhiệm (legal disclaimer) và thông báo về tính bảo mật của nội dung email. Điều này đặc biệt quan trọng với các công ty hoạt động trong lĩnh vực tài chính, luật, y tế, hoặc các doanh nghiệp niêm yết. Chữ ký email cá nhân hoàn toàn không cần các yếu tố pháp lý này.

4/ Yếu tố Marketing

Cuối cùng, chữ ký email doanh nghiệp thường tích hợp các yếu tố marketing như banner quảng cáo, nút call-to-action, liên kết đến các trang mạng xã hội doanh nghiệp, hoặc biểu tượng giải thưởng/chứng nhận. Đây là những công cụ hỗ trợ chiến lược kinh doanh mà chữ ký email cá nhân không hướng đến.

Cấu trúc một mẫu chữ ký email chuẩn doanh nghiệp 

Để tạo ra một mẫu chữ ký chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo các yếu tố sau không bị thừa, không bị thiếu:

Thông tin định danh (Bắt buộc)

• Họ và tên: Nên in đậm, font chữ lớn hơn các phần khác.
• Chức vụ (Job Title): Rất quan trọng để đối tác biết họ đang làm việc với ai (Sale, Kế toán hay Giám đốc).
• Phòng ban: (Tùy chọn) Giúp định danh rõ ràng trong các công ty lớn.

Thông tin liên hệ & Doanh nghiệp

• Logo công ty: Đặt bên trái hoặc trên cùng để nhận diện thương hiệu.
• Số điện thoại: Phân biệt rõ số máy lẻ hoặc Hotline.
• Website: Link trực tiếp về trang chủ.
• Địa chỉ văn phòng: Tăng độ tin cậy thực tế 

Yếu tố Marketing & Social Proof

• Link Mạng xã hội: LinkedIn (cho B2B), Facebook/Instagram (cho B2C). Nên dùng icon nhỏ gọn thay vì dán link dài dòng.
• Banner: Hình ảnh quảng bá sự kiện hoặc giải thưởng công ty vừa đạt được.
• Yếu tố pháp lý (Legal Disclaimer): Với các ngành Tài chính, Luật hoặc Tập đoàn lớn, đây là phần bắt buộc.

Ví dụ: "Thông tin trong email này là bảo mật và chỉ dành cho người nhận..."

Mục đích: Bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rắc rối pháp lý nếu thông tin bị rò rỉ.

Tổng hợp các mẫu chữ ký email doanh nghiệp đẹp theo từng vị trí 

Mẫu chữ ký cho CEO/Giám đốc

[Logo]    NGUYỄN VĂN A
          Founder & CEO
          
          Mobile: +84 90 123 4567
          Email: nguyenvana@company.com
          Website: www.company.com
          
          Công ty TNHH ABC Technology
          Tầng 10, Tòa nhà XYZ, 123 Đường ABC, Quận 1, TP.HCM
          
          [LinkedIn] [Facebook] [Twitter]

Mẫu chữ ký cho bộ phận Kinh doanh/Sales

TRẦN THỊ B
Sales Executive | Bộ phận Kinh doanh

Mobile: +84 91 234 5678 (Zalo)
Email: tranthib@company.com
Website: www.company.com

[Nút CTA: Đặt lịch tư vấn miễn phí] [Nút CTA: Xem bảng giá]

[Banner: Ưu đãi 20% cho khách hàng mới - Chỉ trong tháng này!]

Công ty TNHH ABC Technology
Địa chỉ: 123 Đường ABC, Quận 1, TP.HCM

Mẫu chữ ký cho bộ phận CSKH/Support (Kèm link đánh giá dịch vụ, Hotline nổi bật)

LÊ VĂN C
Customer Support Specialist

📞 Hotline: 1900 1234 (Hỗ trợ 24/7)
📧 Email: support@company.com
💬 Live Chat: www.company.com/chat

[Nút: Đánh giá dịch vụ của chúng tôi]

Công ty TNHH ABC Technology
Trung tâm Hỗ trợ Khách hàng
Giờ làm việc: T2-T7, 8:00-20:00 | CN, 8:00-17:00

"Sự hài lòng của bạn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi"

Mẫu chữ ký cho khối Công nghệ/Agency (Sáng tạo, Phá cách, Màu sắc)

PHẠM VĂN D
Senior UX/UI Designer

🎨 Let's create something amazing together

📱 +84 92 345 6789
✉️ phamvand@agency.com
🌐 www.agency.com
💼 Portfolio: behance.net/phamvand

GitHub | LinkedIn

ABC Digital Agency
"We design experiences, not just interfaces"

[Banner sáng tạo với hiệu ứng gradient về dự án mới nhất]

Lưu ý quan trọng để chữ ký email không vào spam

Một chữ ký email đẹp mắt nhưng không hiển thị được hoặc khiến email rơi vào spam thì hoàn toàn vô dụng. Phần này sẽ giúp bạn hiểu rõ các tiêu chuẩn kỹ thuật quan trọng để đảm bảo chữ ký hoạt động tốt trên mọi nền tảng.

1. Tỉ lệ ảnh & text 

Tuyệt đối không thiết kế toàn bộ chữ ký thành 1 file ảnh (JPG/PNG) rồi dán vào mail.

• Lý do 1: Các bộ lọc Spam (Spam Filters) không đọc được nội dung trong ảnh -> Đánh dấu là mail rác.
• Lý do 2: Người nhận không thể copy số điện thoại hay địa chỉ để lưu danh bạ.
• Lý do 3: Chế độ chặn ảnh mặc định của Outlook/Gmail sẽ khiến chữ ký của bạn hiện ra một dấu X đỏ lòm

=> Công thức vàng là: 70-80% nội dung chữ ký nên là text thuần (HTML text), chỉ 20-30% là hình ảnh (logo, icon mạng xã hội, banner nếu có).

2. Tối ưu hiển thị trên Mobile (Mobile-Friendly)

Hơn 60% email được mở trên điện thoại. Do vậy,để luôn hiển thị tốt trên điện thoại di động thì chữ ký của bạn nên có chiều rộng tối đa từ 320px - 600px.

=> Nếu bạn thiết kế chữ ký rộng 800px, khi xem trên iPhone, nó sẽ bị cắt ngang hoặc co nhỏ lại bé xíu không đọc được.

3. Sử dụng Font chữ an toàn

Khác với website có thể load font từ Google Fonts hay Adobe Fonts, email client không hỗ trợ import font từ bên ngoài.

=> Do vậy, để an toàn nhất, thì bạn nên sử dụng những font chữ phổ thông như: Arial, Tahoma, Verdana, Helvetica, Georgia

4. Dung lượng file ảnh: 

Tốc độ tải email ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người dùng và tỷ lệ email bị bỏ qua. Một chữ ký với hình ảnh quá nặng có thể khiến email tải chậm, đặc biệt trên mạng di động 3G/4G ở vùng sóng yếu.

=> Tổng dung lượng các ảnh trong chữ ký nên dưới 100KB

Hướng dẫn tạo và cài đặt chữ ký email chi tiết

1. Cách tạo thủ công trên Outlook

1. Mở Outlook, chọn File > Options.
2. Chọn tab Mail > Signatures.
3. Bấm New để tạo chữ ký mới.
4. Soạn thảo nội dung, chèn logo (dùng biểu tượng hình ảnh).
5. Mẹo: Nên soạn thảo trên Word, căn chỉnh bảng (Table) cho đẹp rồi Copy-Paste vào ô này để giữ định dạng tốt hơn.
6. Bấm OK để lưu.

2. Cách tạo thủ công trên Gmail (Step-by-step)

1. Bấm vào biểu tượng bánh răng Settings (Cài đặt) > See all settings.
2. Cuộn xuống mục Signature (Chữ ký).
3. Bấm Create new (Tạo mới).
4. Nhập nội dung. Bạn có thể chèn ảnh từ Drive hoặc Upload lên.
5. Chọn mục "Signature defaults" để chữ ký tự động hiện khi soạn mail mới.
6. Cuộn xuống cuối trang bấm Save Changes.

Một số lỗi thường gặp của chữ ký email doanh nghiệp và cách giải quyết

Vấn đề 1: Màu sắc bị sai lệch khi chuyển chế độ Dark Mode (Giao diện tối)

Khi người nhận dùng Dark Mode, nền trắng chuyển thành đen. Nếu logo của bạn là màu đen, nó sẽ "tàng hình".

=> Giải pháp: Sử dụng Logo định dạng PNG nền trong suốt và thêm viền trắng nhẹ (stroke) hoặc hiệu ứng tỏa sáng (glow) quanh các chữ đen để đảm bảo nó nổi bật trên mọi nền.

Vấn đề 2: Chữ ký hiển thị tốt trên Gmail nhưng vỡ trên Outlook

Nguyên nhân là do Outlook sử dụng trình render của Word (HTML Word engine) vốn rất "khó tính" với các mã CSS hiện đại.

=> Giải pháp: Sử dụng cấu trúc Table HTML (Bảng) để chia cột bố cục (Ví dụ: Cột trái để Logo, Cột phải để thông tin). Table là cấu trúc bền vững nhất hiển thị tốt trên cả Outlook đời cũ.

Vấn đề 3: Ảnh logo bị biến thành file đính kèm (Attachment) hoặc dấu X đỏ

Nguyên nhân: Do bạn copy-paste ảnh trực tiếp từ máy tính vào trình soạn thảo.

=> Giải pháp: Bạn cần Host ảnh (lưu trữ ảnh) trên một server online (như Website công ty, Google Drive chế độ Public, hoặc Imgur). Sau đó lấy đường link ảnh (Image Address) để chèn vào phần cài đặt chữ ký. Cách này giúp ảnh luôn hiển thị ổn định.

Câu hỏi thường gặp về chữ ký email công ty 

1. Chữ ký có khiến email vào spam không?

Có, nếu chữ ký chứa quá nhiều link (trên 3 link), chứa từ khóa cấm, hoặc ảnh quá nặng thì rất có thể chúng sẽ khiến email của bạn rơi vào spam. Do vậy, hãy đọc kỹ nội dung những lưu ý quan trọng để chữ ký của bạn không rơi vào spam bài viết đã đề cập ở trên nhé. 

>> Spam mail là gì? Các từ khóa spam bạn nên tránh dùng trong email marketing

2. Có nên để link Zalo cá nhân vào email công ty không?

Đây là câu hỏi phổ biến tại Việt Nam vì Zalo là kênh giao tiếp được ưa chuộng. Câu trả lời phụ thuộc vào chính sách công ty và vị trí công việc:

Nên để link Zalo khi:

• Bạn làm Sales/Kinh doanh và khách hàng Việt Nam thích nhắn Zalo hơn email
• Công ty khuyến khích đa dạng kênh liên lạc
• Bạn sử dụng Zalo Official Account (OA) của công ty
• Số Zalo trùng với số điện thoại công việc

Không nên để link Zalo khi:

• Đó là Zalo cá nhân và công ty yêu cầu phân tách rõ công việc/cá nhân
• Bạn làm trong môi trường quốc tế (khách hàng nước ngoài không dùng Zalo)
• Công ty có chính sách bảo mật nghiêm ngặt về kênh giao tiếp
• Vị trí C-level/quản lý cao cấp (nên giữ khoảng cách chuyên nghiệp)

3. Kích thước banner chữ ký bao nhiêu là chuẩn?

Thông thường, kích thước khuyến nghị là 600px x 100px hoặc 600px x 200px. Chiều rộng không quá 600px để vừa vặn màn hình điện thoại.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý là không phải ai cũng cần banner. Các vị trí như CEO, Legal, HR thường không cần dùng banner để giữ tính nghiêm túc và chuyên nghiệp.

Kết luận

Mẫu chữ ký email công ty tuy nhỏ nhưng là một phần không thể thiếu trong bộ nhận diện thương hiệu chuyên nghiệp. Nó giúp bạn gieo niềm tin và mở ra cơ hội kinh doanh ngay từ dòng cuối cùng của email.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp Email Marketing cho doanh nghiệp chuyên nghiệp, bảo mật cao, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí nhé.