Email Bounce là gì? Những lý do nào khiến Email bị trả về và giải pháp khắc phục

Nếu doanh nghiệp của bạn đang thực hiện các hoạt động liên quan đến Email Marketing thì chắc hẳn sẽ bắt gặp đến khái niệm Email Bounce. Vậy Email Bounce là gì? Nguyên nhân do đâu dẫn đến tình trạng Email Bounce? Và làm cách nào để giảm tỷ lệ Email Bounce? Hãy cùng Zozo khám phá ngay trong bài viết này nhé!

I. Email Bounce là gì?

Email bị trả lại (Email bounce) là các email bị hệ thống gửi mail (Mail Server) trả về. Về cơ bản, email bị trả lại là tình huống mà hệ thống không thể chuyển được Email mà bạn đã gửi đến người nhận. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhận được một báo cáo về tình trạng gửi không thành công từ nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email.

Báo cáo Email bị trả lại trên hệ thống Zozo EMA

II. Nguyên nhân dẫn đến việc Email bị trả về?

Mặc dù hậu quả của Email bị trả lại là như nhau - đều không được gửi tới người nhận, nhưng vẫn có nguyên nhân khác nhau gây ra tình trạng gửi không thành công. Chúng có thể chia làm 2 loại: Hard bounces và Soft Bounces

1. Email bị trả cứng (Hard bounces)

Email bị trả cứng là khi Email không thể gửi được, thường xảy ra do lỗi địa chỉ Email nhận tin - Lý do là vì:

Địa chỉ người nhận không còn hợp lệ, hoặc không tồn tại

Địa chỉ Email không tồn tại hoặc đã ngừng hoả động. Điều này có nghĩa là địa chỉ Email đó có thể bị lỗi đánh máy hoặc người sử dụng địa chỉ Email đó có thể đã rời khỏi nền tảng Email. Ngoài ra, cũng có khả năng người liên hệ cung cấp địa chỉ Email sai.

Khi sử dụng nền tảng Email Marketing Zozo EMA, hệ thống đã tự động lọc những email chưa xác thực (không tồn tại) ngay khi bạn import danh sách Email lên hệ thống nhằm giảm thiểu khả năng Email bị trả về.

Địa chỉ Email bị chặn - Email chặn nhận thư

Nếu email được đặt trong danh mục “Bị chặn” tức là máy chủ của người nhận đã chặn email này được gửi đến hộp thư của họ. Điều này thường xảy ra đối với các tổ chức chính phủ hoặc trường học, nơi các máy chủ có thể bị quản lý nghiêm ngặt hơn khi nhận email.

Cấu hình sai máy chủ

Đây cũng là loại ít người biết tới nhất bởi bạn không nhất thiết nhận được báo cáo về chúng. Vì vậy, nếu hệ thống quản lý Email Marketing của bạn phát hiện Email bị trả về nhưng không có NDR xác nhận, hãy coi việc cấu hình sai SMTP là nguyên nhân.

Khi xảy ra tình trạng này, điều bạn có thể làm là loại bỏ những địa chỉ Email này khỏi danh sách nhóm khách hàng tiềm năng.

2. Email bị trả mềm (Soft Bounces)

Khi nhắc tới email bị trả mềm có nghĩa là vấn đề nằm ở Email, chứ không phải địa chỉ người nhận. Một số lý do phổ biến khiến xảy ra tình trạng nà có thể kể đến như:

Tệp đính kèm quá lớn

Nếu tệp đính kèm gửi đi trong Email quá lớn cũng sẽ khiến Email của bạn bị trả lại. Tuy nhiên, Zozo EMA đã giới hạn dung lượng tệp đính kèm, do đó lỗi này sẽ không xảy ra nếu bạn gửi thư từ Zozo EMA.

Hộp thư đến của người nhận đã đầy

Loại sự cố này thường là tạm thời - Hãy đợi đến khi người nhận dọn chỗ cho các Email mới trong hộp thư đến của họ và thử gửi lại

Email bị chặn bởi bộ lọc spam

Greylist là một loại bộ lọc spam đặc biệt, không cho phép gửi Email trong khoảng thời gian ngắn (có thể là 900 giây trở xuống). Và sau khi khoảng thời gian này trôi qua, máy chủ sẽ đưa ra yêu cầu khác và hoàn tất quá trình gửi thư.

Tuy nhiên, nếu địa chỉ Email của bạn hay địa chỉ iP của bạn sử dụng nằm trong Blacklist, bạn sẽ không thể gửi Email với số lượng lớn.

Để khắc phục sự cố này, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hoặc quản trị viên Email. Họ có thể giải thích về việc IP hoặc miền của bạn có nằm trong blacklist hay không, và hướng dẫn bạn loại bỏ điều này.

>> Xem thêm: Các nguyên nhân chính khiến Email bị đánh dấu spam và giải pháp khắc phục

Máy chủ người nhận tạm thời quá tải

Đây cũng là sự cố tạm thời - Đôi khi, có quá nhiều lưu lượng truy cập cùng lúc trên máy chủ xử lý gửi email - và đó là lý do tại sao một số Email bị trả lại

Người nhận sử dụng trình tự động trả lời

Nếu khách hàng đang trong kỳ nghỉ hoặc đang bận rộn và không thể kiểm tra hợp thư đến, email của doanh nghiệp có thể sẽ bị trả lại. Điều quan trọng cần lưu ý là, không giống như các nguyên nhân khác, tình trạng hộp thư trả lời tự động này có nghĩa là email của bạn đã được gửi thành công đến hộp thư đến của người nhận, nhưng có thể bị trả lại vì họ không thể kiểm tra email ngay lập tức.

Danh tiếng người gửi thấp

Cuối cùng, nếu không phải bất kỳ lý do nào ở trên mà Email của bạn liên tục bị trả lại, bạn cần phải xem xét lại điểm danh tiếng của email.

Điểm danh tiếng là cách mà ISP đánh giá một địa chỉ. Nếu bạn được xếp hạng “Khá" hoặc “Tốt", khả năng Email được gửi thành công sẽ cao hơn, cũng như giảm tỷ lệ bị trả lại.

Ngược lại, nếu điểm danh tiếng của bạn là “Thấp" thì phần lớn email của bạn không bao giờ tới được hộp thư đến của người nhận. Để cải thiện điểm danh tiếng của bạn, và giảm tỷ lệ trả lại, hãy tạo thói quen kiểm tra IP trước khi bắt đầu một chiến dịch toàn diện.

Nếu Email của bạn thuộc trường hợp Email bị trả mềm này, cần phải tạm thời hoãn chiến dịch của bạn trong một vài ngày để giải quyết. Khởi động lại chiến dịch sau một vài ngày và theo dõi tỷ lệ Email bị trả lại - nếu vẫn còn cao, bạn cần phải khắc phục chiến dịch của mình.

III. Giải pháp giúp giảm tỷ lệ Email Bounces

Cách tốt nhất để giảm số lượng Bounce, bạn có thể tham khảo theo những gợi ý sau:

Duy trì chất lượng danh sách người nhận Email

Xác thực địa chỉ Email trước khi đưa chúng vào danh sách gửi Email để tránh bị lỗi Email hỏng và bị trả lại. Lọc danh sách Email thường xuyên với các Email không hợp lệ.

Tỷ lệ bounce cao có thể ảnh hưởng đến uy tín người gửi. Chất lượng danh sách có thể ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả gửi Email và mức độ hiệu quả của cả chiến dịch. Nếu bạn gửi thư tới lượng Email Bounces quá lớn, chúng cũng sẽ làm giảm sự uy tín của địa chỉ bạn gửi.

Khi sử dụng phần mềm Email Marketing Zozo EMA, bạn sẽ được tích hợp miễn phí phần mềm lọc Email rác ngay trên hệ thống, giúp loại bỏ các Email không tồn tại, kém chất lượng, email đã đánh dấu spam… để giúp người dùng gửi Email tới danh sách tệp data chất lượng, tránh tình trạng Email bị trả về.

Không nên mua danh sách Email

Mua danh sách Email - Sai lầm phổ biến khi sử dụng Email Marketing. Bạn nghĩ sẽ có thể triển khai những chiến dịch Email Marketing hiệu quả bằng cách mua data Email bên ngoài giúp tiết kiệm thời gian thu thập danh sách Email? Nhưng! Những Email bạn gửi đi sẽ tiếp cận với những người:

• Không liên quan đến bạn/ doanh nghiệp của bạn
• Không quan tâm đến nội dung mà bạn đang cố gắng truyền tải đến họ
• Không muốn nhận Email từ bạn
• Địa chỉ Email không còn được sử dụng nữa
• Thông tin cá nhân đã lỗi thời

Việc mua data sẽ không chỉ khiến tỷ lệ Email bị trả lại tăng cao mà còn khuyến địa chỉ gửi của bạn bị mất uy tín. 

>> Xem thêm: 8 Cách thu thập danh sách Email khách hàng tiềm năng chất lượng cho chiến dịch Email Marketing

Kiểm tra kỹ nội dung của bạn trước khi gửi

Kiểm tra kỹ nội dung của bạn trước khi gửi đi xem nó có vi phạm chính sách nào của máy chủ không. Với những Email kèm theo ảnh thì cũng thì cũng cần lưu ý giảm kích thước ảnh xuống để chúng không khiến dung lượng Email của bạn bị quá tải và không được gửi đi.

Sử dụng phần mềm gửi Email Marketing chất lượng

Việc sử dụng phần mềm gửi Email Marketing uy tín, chất lượng sẽ giúp làm giảm tỷ lệ Email bị trả lại.

Zozo EMA - Nền tảng Email Marketing tự động hoá chuyên nghiệp đáp ứng đầy đủ các tính năng cần có để giúp khởi tạo và đánh giá chiến dịch tiếp thị qua Email một cách chi tiết và đầy đủ nhất! Với các tính năng tự động lọc Email không tồn tại tự động sẽ giúp “thanh lọc” danh sách Email của bạn, giảm đáng kể việc Email bị trả lại.

Tính năng lọc Email tự động trên Zozo EMA

Ngoài ra, với thống kê báo cáo chi tiết sau mỗi chiến dịch Email Marketing sẽ giúp người dùng dễ dàng theo dõi tỷ lệ Email Bounce từ đó có thể đánh giá chất lượng của các chiến dịch Email Marketing, dựa trên những dữ liệu đó để có phương án điều chỉnh kịp thời.

Thống kê báo cáo chiến dịch được cập nhật theo thời gian thực, đa chiều

>> Xem chi tiết các tính năng TẠI ĐÂY.

Trải nghiệm miễn phí nền tảng Email Marketing tự động hoá chuyên nghiệp

>> Có thể bạn quan tâm:

Email Newsletter là gì? Hướng dẫn viết Email Newsletter chi tiết giúp tăng x3 tỷ lệ mở

Email Marketing - Giải pháp tiết kiệm chi phí tốt nhất khi các kênh quảng cáo khác không còn hiệu quả