Hướng dẫn gửi email hàng loạt cho nhiều người bằng Mail Merge (Word)

Bạn cần gửi thư mời, thông báo học phí, bảng giá hay mã ưu đãi cho vài chục, vài trăm người, và muốn mỗi người mở thư ra đều thấy "Chào Lan" thay vì một dòng chào chung chung? Đó chính là việc mà Mail Merge (trộn thư) làm giúp bạn.

Điều ít người biết: ngoài các add-on quen thuộc như YAMM, Gmail nay đã có sẵn tính năng Mail Merge tích hợp cho một số gói Google Workspace. Bài viết này hướng dẫn các cách làm Mail Merge phổ biến, kèm hạn mức gửi thực tế, lỗi thường gặp và cách chọn đúng công cụ ngay từ đầu.

Mail Merge là gì và hoạt động thế nào?

Mail Merge (trộn thư) là kỹ thuật ghép một mẫu thư có các "biến" (ví dụ tên, công ty, mã ưu đãi) với một bảng dữ liệu chứa thông tin từng người nhận. Khi gửi, công cụ thay biến bằng dữ liệu thật và tạo ra một email riêng cho mỗi dòng trong bảng.

Mọi cách làm Mail Merge đều gồm ba thành phần giống nhau:

• Bảng dữ liệu: mỗi dòng là một người nhận, mỗi cột là một thông tin (email, tên, công ty...).
• Thư mẫu: nội dung email có chèn biến ở những chỗ cần cá nhân hóa.
• Công cụ gửi: đọc bảng dữ liệu, thay biến và gửi từng thư.

Mail Merge khác gì BCC và email marketing?

Chuẩn bị bảng dữ liệu đúng chuẩn

Dù chọn cách nào, chất lượng bảng dữ liệu quyết định thành công của chiến dịch. Phần lớn lỗi khi trộn thư (biến không được thay, thư không gửi được) đều đến từ bảng dữ liệu chưa chuẩn. Hãy tạo bảng trong Google Sheets (hoặc Excel) theo nguyên tắc sau.

• Dòng 1 là tên cột, chỉ dùng chữ và số, không dấu, không khoảng trắng (dùng dấu gạch dưới). Tên cột thường trở thành tên biến.
• Mỗi dòng một người nhận, có địa chỉ email hợp lệ trong một cột riêng. Xóa dòng trống và email trùng.
• Tách riêng cột tên riêng (Ten) để lời chào tự nhiên: "Chào Lan" thay vì "Chào Nguyễn Thị Lan".
• Điền đủ dữ liệu ở mọi ô được dùng làm biến. Ô trống sẽ làm lời chào bị thiếu hoặc gây lỗi.
• Dữ liệu nên nằm ở tab đầu tiên và chỉ chứa văn bản (một số công cụ yêu cầu như vậy).
• Email chứa ký tự đặc biệt có thể bị coi là không hợp lệ, hãy kiểm tra kỹ trước khi gửi.

So sánh 4 cách làm Mail Merge

Các con số lấy từ tài liệu chính thức của Google, trang giá YAMM và tài liệu Microsoft, kiểm tra tháng 9/2026. Hạn mức có thể thay đổi, hãy kiểm tra lại trước khi áp dụng.

Cách 1: Mail Merge tích hợp trong Gmail

Mail Merge trong Gmail cho phép gửi email cá nhân hóa ngay trong cửa sổ soạn thư, không cần cài thêm add-on. Mỗi người nhận một bản riêng và không thể biết bạn đã gửi cho những ai khác. Tính năng này thay thế chế độ gửi nhiều người (multi-send) trước đây của Gmail.

Ai dùng được?

Bạn cần đăng nhập bằng tài khoản thuộc một trong các gói Google Workspace sau: Workspace Individual, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus. Tài khoản Gmail cá nhân miễn phí (@gmail.com) không có tính năng này, bạn nên dùng Cách 2 hoặc Cách 3.

Cách 1A: Gửi cho người nhận nhập trực tiếp hoặc từ Google Contacts

1. Mở Gmail trên máy tính, bấm Compose (Soạn thư).
2. Ở dòng To, thêm người nhận. Để gửi cho nhiều người, bạn có thể tạo nhãn (label) trong Google Contacts rồi nhập nhãn đó vào dòng To.
3. Bên phải dòng To, bấm biểu tượng Use mail merge.
4. Bật công tắc Mail Merge.
5. Trong nội dung thư, gõ @ và chọn thẻ: @firstname, @lastname, @fullname hoặc @email. Bấm Enter để chèn.
6. Kiểm tra lại, bấm Send.

Nếu người nhận chưa có trong Google Contacts, Gmail tự tách họ và tên theo cách bạn nhập ở dòng To (ví dụ "Lisa Rodriguez " thì "Lisa" là @firstname). Với tên tiếng Việt, hãy kiểm tra kỹ vì thứ tự họ và tên có thể bị nhận diện chưa đúng, nên ưu tiên dùng bảng tính ở Cách 1B.

Cách 1B: Gửi cho danh sách trong Google Sheets (tối đa 1.500 người)

1. Bấm Compose, bấm Use mail merge và bật Mail Merge.
2. Chọn Add from a spreadsheet.
3. Chọn bảng tính chứa danh sách, bấm Insert.
4. Chọn các cột tương ứng: Email, First name (tên), Last name (họ, không bắt buộc), bấm Finish. Bảng tính được thêm vào dòng To.
5. Trong thư, gõ @ rồi chọn thẻ. Các thẻ tùy chỉnh được lấy từ tên cột trong bảng tính, ví dụ @Cong_ty, @Ma_uu_dai.
6. Bấm Send. Thư đã gửi nằm trong thư mục Sent với dòng "Sent with mail merge".

Mẹo: nếu tên cột có ký tự đặc biệt, bạn có thể gọi thẻ theo vị trí cột (ví dụ cột đầu tiên là @A). Dữ liệu phải nằm ở tab đầu tiên của bảng tính và chỉ chứa văn bản.

Hạn mức và giới hạn của Mail Merge trong Gmail

• Tối đa 1.500 người nhận trong một thư và 1.500 người nhận mỗi ngày với Mail Merge. Bạn có thể gửi một thư cho 1.000 người và một thư khác cho 500 người trong cùng ngày.
• Hạn mức này nằm trong tổng hạn mức của tài khoản (thường 2.000 thư/ngày với tài khoản công việc, trường học và Workspace Individual). Khi tổng cộng cả thư thường và thư Mail Merge đạt 1.500, bạn không thể gửi thêm Mail Merge cho đến khi hạn mức làm mới; 500 lượt còn lại dành cho thư thông thường.
• Không giới hạn số người nhận khác nhau mỗi tháng.
• Cc và Bcc: chỉ được một người, và người đó nhận một bản của mỗi thư gửi đi (tính vào hạn mức). Nếu dùng bảng tính, không thêm được Cc hoặc Bcc.
• Không dùng được với: thư trả lời, chuyển tiếp, hẹn giờ gửi, chế độ bí mật, thư soạn ở chế độ văn bản thuần. Không chèn thẻ được vào tiêu đề thư và văn bản có liên kết.
• Không gửi được từ tên miền khác (tên miền phụ hoặc bí danh tên miền).
• Tệp đính kèm được gắn vào từng bản sao, tốn nhiều dung lượng (ví dụ 500 người nhận tệp 10 MB tốn khoảng 5 GB). Nên tải tệp lên Google Drive và chèn liên kết.

Liên kết hủy đăng ký tự động

Khi bật Mail Merge, Gmail tự thêm liên kết hủy đăng ký riêng ở cuối mỗi email. Bạn nhận thông báo mỗi khi có người hủy hoặc đăng ký lại, nhưng không lấy được danh sách đầy đủ những người đã hủy. Người nhận trả lời sẽ hiện trong các cuộc trò chuyện riêng.

Khi thiếu dữ liệu cho một thẻ

Nếu một người nhận thiếu giá trị của thẻ (ví dụ chỉ có "sam@example.com" mà bạn dùng @firstname), Gmail báo lỗi. Bạn có thể nhập giá trị mặc định (ví dụ "Hi @firstname" thành "Hi friend"), bổ sung dữ liệu còn thiếu, hoặc loại người đó khỏi danh sách.

Ưu điểm

• Có sẵn trong Gmail, không cần cài add-on hay cấp quyền cho bên thứ ba.
• Có liên kết hủy đăng ký tự động.
• Gửi từ chính hộp thư của bạn nên người nhận thấy đúng địa chỉ quen thuộc.

Nhược điểm

• Chỉ dành cho một số gói Google Workspace trả phí; Gmail cá nhân miễn phí không dùng được.
• Không dùng thẻ được trong tiêu đề thư.
• Không có báo cáo lượt mở, lượt click chi tiết như nền tảng email marketing.
• Bị giới hạn 1.500 người nhận mỗi ngày.

Cách 2: Gửi email hàng loạt bằng Google Sheets và YAMM

YAMM (Yet Another Mail Merge) là add-on cho Google Sheets, cho phép gửi email cá nhân hóa từ chính tài khoản Gmail của bạn tới danh sách trong Google Sheets, đồng thời theo dõi lượt mở, click, phản hồi, lỗi gửi và hủy đăng ký ngay trong bảng tính. Cách này dùng được cả với Gmail cá nhân lẫn Google Workspace.

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu trong Google Sheets

Tạo bảng theo hướng dẫn ở phần chuẩn bị bảng dữ liệu. YAMM cần một cột chứa địa chỉ email (thường đặt ở cột A) và tự nhận diện cột này khi bạn chạy trộn thư. Mỗi cột còn lại trở thành một biến dùng trong thư mẫu.

Bước 2: Cài add-on YAMM

1. Trong Google Sheets, chọn Extensions > Add-ons > Get add-ons.
2. Tìm Yet Another Mail Merge: Mail Merge for Gmail, bấm cài đặt và cấp các quyền được yêu cầu.
3. Tải lại trang bảng tính nếu chưa thấy add-on trong menu Extensions.

Bước 3: Soạn thư mẫu trong Gmail

1. Trong Gmail, bấm Compose và soạn thư như bình thường: tiêu đề, nội dung, hình ảnh, chữ ký, tệp đính kèm.
2. Tại chỗ cần cá nhân hóa, gõ biến dạng {{Ten_cot}}, ví dụ {{Ten}}, {{Cong_ty}}, {{Ma_uu_dai}}. Nên viết đúng y như tên cột trong Google Sheets. Có thể dùng biến cả trong tiêu đề.
3. Không bấm Send. Để thư nằm trong mục Drafts (Thư nháp). YAMM sẽ đọc thư nháp này làm mẫu. Người nhận thường để trống vì địa chỉ được lấy từ cột Email trong bảng tính.

Bước 4: Cấu hình và gửi thử

1. Trong Google Sheets, chọn Extensions > Yet Another Mail Merge: Mail Merge for Gmail > Start Mail Merge.
2. Kiểm tra YAMM đã nhận diện đúng cột Email.
3. Nhập Sender name (tên hiển thị của người gửi).
4. Chọn thư nháp ở mục Email template. Bấm Refresh nếu chưa thấy thư.
5. Chọn tùy chọn theo dõi (tracking) nếu muốn đo lượt mở, click. Nếu thư có liên kết hủy đăng ký thì phải bật tracking để liên kết này hoạt động.
6. Bấm Send me a test email để gửi một thư thử tới chính bạn. Kiểm tra tên, biến, định dạng.

Bước 5: Gửi và theo dõi kết quả

1. Khi mọi thứ đúng, bấm Send emails. Sau khi bấm sẽ không thể hủy việc gửi.
2. YAMM gửi mỗi dòng một email riêng và ghi kết quả vào cột Merge status. Trạng thái EMAIL_SENT nghĩa là thư đã được gửi cho dòng đó.
3. Báo cáo theo dõi cập nhật khi người nhận mở, click và phản hồi.

Hạn mức của YAMM

Thư gửi bằng YAMM vẫn tính vào hạn mức gửi hằng ngày của Gmail. Bạn có thể dùng mục Check quota / upgrade quota trong menu YAMM để xem còn bao nhiêu lượt. Nếu quota không đủ, gói Pro cho phép gửi ngay phần đủ quota và tự lên lịch gửi phần còn lại khi quota được làm mới.

Ưu điểm

• Dùng được với cả Gmail cá nhân, dễ thao tác, có gói miễn phí.
• Soạn thư ngay trong Gmail nên chèn được hình ảnh, chữ ký, tệp đính kèm.
• Có báo cáo mở, click, phản hồi, lỗi gửi, hủy đăng ký ngay trong bảng tính.
• Gửi từ tài khoản Gmail của bạn; theo mô tả của YAMM, cách này giúp thư dễ vào hộp thư chính hơn.

Nhược điểm

• Gói miễn phí giới hạn thấp (20 người nhận mỗi ngày).
• Phải cấp quyền truy cập Gmail và Google Sheets cho add-on của bên thứ ba.
• Vẫn bị giới hạn bởi hạn mức gửi của Gmail.
• Không có chuỗi email tự động nhiều bước như nền tảng chuyên dụng.

Cách 3: Gửi bằng Google Apps Script (miễn phí, tự làm)

Nếu bạn không muốn cài add-on, Google cung cấp một mẫu Mail Merge bằng Apps Script cho Gmail và Google Sheets. Cách này không phụ thuộc hạn mức của bên thứ ba, chỉ bị giới hạn bởi hạn mức gửi của Gmail, nhưng không có sẵn báo cáo mở, click và cần thêm chút thao tác cấu hình.

1. Mở mẫu chính thức của Google (tìm "Create a mail merge with Gmail & Google Sheets" trên trang Google for Developers) và bấm nút tạo bản sao bảng tính mẫu. Script đã được gắn sẵn vào bảng tính.
2. Trong bảng tính đã sao chép, nhập địa chỉ email vào cột Recipients và bổ sung các cột dữ liệu khác.
3. Trong Gmail, soạn thư nháp với biến dạng {{Ten_cot}}. Biến phân biệt chữ hoa, chữ thường và phải khớp chính xác tên cột. Nếu bạn định dạng chữ trong thư (in đậm, nghiêng), hãy định dạng cả dấu ngoặc của biến.
4. Sao chép tiêu đề của thư nháp.
5. Trong bảng tính, chọn menu Mail Merge > Send Emails (có thể cần tải lại trang để thấy menu). Cấp quyền khi được hỏi. Nếu thấy cảnh báo "This app isn't verified", chọn Advanced rồi tiếp tục theo hướng dẫn của Google.
6. Dán tiêu đề đã sao chép vào hộp thoại và bấm OK.

Phù hợp với: người dùng thoải mái với thao tác kỹ thuật, cần giải pháp miễn phí. Chưa phù hợp với: người cần báo cáo mở, click hoặc quản lý hủy đăng ký.

Cách 4: Mail Merge với Word, Excel và Outlook

Nếu công ty bạn dùng Microsoft 365, bạn có thể trộn thư bằng cách soạn mẫu trong Word, lấy dữ liệu từ Excel và gửi qua Outlook. Cách này chạy ổn trên Outlook bản cổ điển (Classic) cho Windows; bản New Outlook và Outlook trên web chưa hỗ trợ tích hợp trộn thư từ Word đầy đủ.

Với tài khoản Microsoft 365 công việc (Exchange Online), hạn mức mặc định là 10.000 người nhận trong 24 giờ, 500 người nhận mỗi thư và 30 thư mỗi phút.

Xem hướng dẫn từng bước kèm ảnh minh họa tại bài Hướng dẫn gửi email hàng loạt cho nhiều người bằng Outlook.

Nên chọn cách Mail Merge nào?

Các lỗi thường gặp khi làm Mail Merge và cách sửa

Lưu ý để email không vào Spam và tuân thủ quy định

1. Chỉ gửi cho người đã đồng ý nhận và lưu lại bằng chứng đồng ý.
2. Làm sạch danh sách: xóa email sai, trùng, địa chỉ thường xuyên báo lỗi.
3. Luôn gửi thử cho chính mình trước khi gửi thật, kiểm tra trên cả máy tính và điện thoại.
4. Điền đủ dữ liệu cho mọi ô được dùng làm biến.
5. Dùng liên kết Google Drive thay vì đính kèm tệp nặng.
6. Kiểm tra hạn mức gửi trong ngày và chia đợt khi danh sách lớn.
7. Có liên kết hủy đăng ký, và ngừng gửi khi người nhận từ chối.

Quy định của Google với người gửi email

Từ 01/02/2024, Google yêu cầu người gửi email tới Gmail thiết lập xác thực SPF hoặc DKIM cho tên miền gửi, giữ tỉ lệ thư rác dưới 0,3% và hỗ trợ hủy đăng ký cho thư tiếp thị. Người gửi hơn 5.000 thư mỗi ngày tới Gmail cần có đủ SPF, DKIM và DMARC cùng hủy đăng ký một cú nhấp. Nếu bạn dùng Google Workspace với tên miền riêng, hãy nhờ quản trị viên cấu hình các bản ghi này.

Quy định pháp luật Việt Nam

Theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/10/2020), khi gửi thư điện tử quảng cáo, bạn cần:

• Có sự đồng ý trước một cách rõ ràng của người nhận và có biện pháp kiểm tra việc này.
• Có cơ chế từ chối thuận tiện để người dùng dễ dàng hủy nhận thư.
• Lưu trữ thông tin đăng ký nhận quảng cáo, yêu cầu từ chối và xác nhận từ chối tối thiểu 01 năm.
• Sau khi nhận yêu cầu từ chối, gửi một thư xác nhận (không chứa quảng cáo) rồi ngừng gửi.

Nội dung mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Quy định áp dụng cho thư quảng cáo; thông báo nội bộ và thư giao dịch có tính chất khác.

Khi nào nên chuyển từ Mail Merge sang nền tảng email marketing?

Mail Merge rất tiện cho nhu cầu gửi thỉnh thoảng, danh sách nhỏ đến vừa. Khi nhu cầu lớn dần, bạn sẽ thấy những hạn chế rõ rệt:

• Danh sách trên vài trăm đến hàng nghìn người và gửi định kỳ (bản tin, khuyến mãi, chăm sóc khách hàng).
• Cần báo cáo đầy đủ về lượt mở, click, thất bại, hủy đăng ký cho từng chiến dịch.
• Cần quản lý danh sách và hủy đăng ký tự động, tuân thủ quy định.
• Thường xuyên chạm hạn mức gửi của Gmail hoặc Outlook.
• Muốn gửi chuỗi email tự động theo kịch bản (ví dụ chào mừng khi có người đăng ký mới).

Zozo EMA (ema.zozo.vn) là nền tảng Email Marketing Automation do doanh nghiệp Việt Nam phát triển, có giao diện và hỗ trợ tiếng Việt. Nền tảng cho phép quản lý danh sách, xác thực email trước khi gửi, thiết kế chiến dịch từ template với biến cá nhân hóa, hẹn giờ gửi, xem báo cáo chi tiết và xây dựng chuỗi email tự động. Giới hạn gửi tối đa theo thông tin nhà cung cấp là 50.000 email mỗi ngày trên một tài khoản.

Nếu bạn chỉ gửi vài chục thư mỗi tháng, Mail Merge trong Gmail hoặc YAMM vẫn là lựa chọn gọn nhẹ và đủ dùng. Tìm hiểu thêm trong bài Hướng dẫn gửi email hàng loạt bằng Zozo EMA.

Câu hỏi thường gặp về Mail Merge

Mail Merge là gì?

Mail Merge (trộn thư) là kỹ thuật ghép một mẫu email với bảng dữ liệu để mỗi người nhận một email riêng, mang tên và thông tin của chính họ. Các công cụ phổ biến gồm Mail Merge tích hợp trong Gmail, YAMM cho Google Sheets, Apps Script và Word kết hợp Outlook.

Gmail có Mail Merge tích hợp không?

Có, nhưng chỉ dành cho một số gói Google Workspace: Workspace Individual, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard và Education Plus. Tài khoản Gmail cá nhân miễn phí không có tính năng này.

Gmail cá nhân miễn phí có làm Mail Merge được không?

Được, nhưng bạn cần dùng công cụ bên ngoài như add-on YAMM trên Google Sheets hoặc Google Apps Script. Gmail cá nhân bị giới hạn khoảng 500 email mỗi ngày.

Mail Merge trong Gmail gửi tối đa bao nhiêu người mỗi ngày?

Tối đa 1.500 người nhận mỗi ngày và 1.500 người nhận trong một thư. Con số này nằm trong tổng hạn mức của tài khoản (thường 2.000 thư mỗi ngày với tài khoản công việc, trường học và Workspace Individual).

YAMM miễn phí gửi được bao nhiêu email mỗi ngày?

Theo trang giá chính thức của YAMM, gói miễn phí cho phép tối đa 20 người nhận mỗi ngày. Một số bài viết cũ ghi 50, vì vậy bạn nên kiểm tra lại trên trang giá khi đăng ký.

Mail Merge khác gì gửi BCC?

BCC gửi một thư chung cho nhiều người và không cá nhân hóa được. Mail Merge tạo một thư riêng cho từng người, có tên và thông tin riêng, và mỗi người không thấy ai khác trong danh sách.

Mail Merge có đính kèm file riêng cho từng người được không?

Mail Merge tích hợp trong Gmail gắn cùng một tệp vào từng bản sao, nên nên dùng liên kết Google Drive để tiết kiệm dung lượng. Nếu cần đính kèm tệp khác nhau cho từng người, có thể tìm add-on chuyên dụng trên Google Workspace Marketplace hoặc dùng cột liên kết riêng trong bảng dữ liệu.

Vì sao thư gửi đi vẫn hiện nguyên {{Ten}}?

Thường do tên biến không khớp với tên cột trong bảng tính (sai chữ hoa, chữ thường hoặc thừa khoảng trắng). Hãy kiểm tra dòng tiêu đề, sửa cho khớp chính xác và gửi thử lại trước khi gửi hàng loạt.

Email gửi bằng Mail Merge có bị vào Spam không?

Có thể, nếu danh sách nhiều địa chỉ sai, nội dung dễ bị đánh dấu spam hoặc người nhận chưa đồng ý nhận thư. Hãy làm sạch danh sách, có liên kết hủy đăng ký, gửi thử trước và tuân thủ quy định của Google với người gửi email.

Khi nào nên chuyển từ Mail Merge sang phần mềm email marketing?

Khi danh sách vượt vài trăm đến vài nghìn người, bạn gửi định kỳ, cần báo cáo chi tiết, quản lý hủy đăng ký tự động hoặc muốn gửi chuỗi email tự động. Lúc này nền tảng như Zozo EMA tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro hơn Mail Merge.

Kết luận

Mail Merge là cách đơn giản nhất để biến một email chung thành hàng trăm email mang tên riêng từng người. Tùy hoàn cảnh, bạn có thể chọn:

• Mail Merge tích hợp trong Gmail: nhanh gọn nếu bạn có gói Google Workspace được hỗ trợ.
• Google Sheets + YAMM: linh hoạt, dùng được với Gmail cá nhân, có báo cáo theo dõi.
• Apps Script: miễn phí, dành cho người thích tự cấu hình.
• Word + Excel + Outlook: hợp môi trường Microsoft.
• Zozo EMA: khi cần gửi thường xuyên, số lượng lớn, tự động hóa và đo lường rõ ràng.

Dù chọn cách nào, hãy nhớ chuẩn bị bảng dữ liệu sạch, gửi thử trước và tôn trọng người nhận bằng liên kết hủy đăng ký.

Nguồn tham khảo: Google Workspace Individual Help (Send personalized emails with mail merge), Gmail Trợ giúp (Giới hạn gửi và nhận thư; Nguyên tắc dành cho người gửi email), Google for Developers (Create a mail merge with Gmail & Google Sheets), tài liệu và trang giá của YAMM, Microsoft Learn (Exchange Online limits), Nghị định 91/2020/NĐ-CP, trang giải pháp Zozo EMA (zozo.vn). Giao diện và hạn mức có thể thay đổi theo chính sách của nhà cung cấp; số liệu kiểm tra tháng 9/2026.