Bí Quyết Tự Viết Mẫu Email Báo Giá Cho Khách Hàng Cực Thuyết Phục Giúp Tăng Tỉ Lệ Chốt Đơn

Bạn đang tìm kiếm mẫu email gửi báo giá cho khách hàng để chốt sales nhanh chóng và chuyên nghiệp?

Vậy thì hãy chịu khó kiên nhẫn đọc hết bài viết này nhé. Bởi trong bài viết này, Zozo sẽ giúp bạn không chỉ cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn về mẫu email chuyên nghiệp, mà còn giúp bạn hiểu được tâm lý khách hàng, biết cách trình bày nội dung để tạo ấn tượng và biến email báo giá thành một công cụ bán hàng hiệu quả nhất.

Chúng ta cùng bắt đầu nhé. 

Email báo giá gửi cho khách hàng là gì? 

Theo khái niệm cơ bản, email báo giá là một văn bản thương mại chính thức mà một doanh nghiệp sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về chi phí của một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể cho khách hàng tiềm năng.

Tuy nhiên, theo các chuyên gia marketing và bán hàng, email báo giá không chỉ là một văn bản thông tin mà còn là một công cụ chiến lược vô cùng quan trọng.

Tại sao Email báo giá lại quan trọng?

Một email báo giá được đầu tư cẩn thận có thể quyết định liệu bạn có chốt được đơn hàng hay không. Tầm quan trọng của nó thể hiện ở các khía cạnh sau:

1. Quyết định cơ hội chốt sales

Email báo giá là điểm chạm cuối cùng quyết định khách hàng có mua hay không. Khi khách hàng đã tìm hiểu kỹ và sẵn sàng ra quyết định, một email báo giá chuyên nghiệp, chi tiết và thuyết phục sẽ thúc đẩy họ hành động ngay lập tức. Ngược lại, email báo giá thiếu thông tin, trình bày kém hoặc không rõ ràng có thể phá hỏng toàn bộ quá trình bán hàng và khiến bạn mất đi một khách hàng tiềm năng đã "chín muồi"

2. Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và xây dựng lòng tin

Email báo giá chính là "bộ mặt" đại diện cho thương hiệu của bạn trong mắt khách hàng. Một email được thiết kế chỉn chu, nội dung chi tiết và trình bày khoa học không chỉ thể hiện năng lực chuyên nghiệp mà còn tạo ra sự tin cậy mạnh mẽ. Kể cả khi khách hàng chưa mua ngay, họ vẫn sẽ nhớ đến bạn như một đối tác đáng tin cậy cho những lần hợp tác sau này - đây chính là tài sản vô giá cho sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

3. Làm nổi bật giá trị

Email báo giá không chỉ là bảng liệt kê số liệu khô khan mà là công cụ mạnh mẽ để "bán" giá trị thực sự. Thay vì để khách hàng tự suy đoán, bạn chủ động giải thích từng khoản chi phí sẽ mang lại lợi ích gì cụ thể - tiết kiệm thời gian như thế nào, tăng doanh thu ra sao, giảm rủi ro ở mức độ nào. Khi khách hàng nhìn thấy rõ ràng "đồng tiền đồng giá trị", họ sẽ không còn cảm thấy đang "chi tiền" mà thay vào đó là "đầu tư thông minh" cho sự phát triển của chính họ.

4. Tạo sự khác biệt với đối thủ

 Trong một thị trường cạnh tranh, khách hàng cùng lúc sẽ tham khảo nhiều bên, điều đó đồng nghĩa với việc khách hàng sẽ nhận được hầu hết email báo giá của các đối thủ.  Do vậy, một email báo giá được tối ưu hóa về nội dung và hình thức sẽ giúp bạn nổi bật hơn, thu hút sự chú ý và tạo lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.

Hướng dẫn chi tiết cách viết một Email báo giá "chốt đơn" hiệu quả

Để một email báo giá không chỉ cung cấp thông tin mà còn thuyết phục khách hàng, do vậy, bạn cần chú ý đến từng chi tiết nhỏ.

1. Tiêu đề email gây ấn tượng

Tiêu đề là yếu tố đầu tiên quyết định khách hàng có mở email của bạn hay không. Một tiêu đề tốt cần ngắn gọn, chuyên nghiệp và có tính cá nhân hóa.

• Nên: Ghi rõ mục đích của email để khách hàng biết ngay đây là thư báo giá họ đang chờ đợi.

Ví dụ: "Báo giá Dịch vụ Email Marketing cho [Tên Công ty Khách hàng]"

Ví dụ: "Báo giá Dự án Thiết kế Website theo yêu cầu"

• Không nên: Sử dụng các tiêu đề chung chung, thiếu thông tin hoặc spam như: “Báo giá”, “Bảng giá chi tiết”, “Gửi báo giá”.

>> Quy tắc viết tiêu đề Email Marketing và những mẫu tiêu đề Email giúp tăng tỷ lệ mở

2. Phần mở đầu: Chào hỏi và giới thiệu ngắn gọn

Hãy bắt đầu bằng một lời chào thân thiện, đề cập đến cuộc trò chuyện hoặc yêu cầu trước đó. Điều này cho thấy bạn lắng nghe và trân trọng sự quan tâm của họ

• Ví dụ: "Chào [Tên Khách hàng], như đã trao đổi qua điện thoại, tôi xin gửi chi tiết báo giá dịch vụ..."
• Ví dụ: "Chào [Tên Khách hàng], cảm ơn bạn đã quan tâm đến giải pháp [Tên giải pháp]. Tôi xin gửi thông tin báo giá chi tiết như đã trao đổi."

3. Nội dung chính: Trình bày thông tin rõ ràng, mạch lạc

Đây là phần quan trọng nhất. Hãy làm nổi bật giá trị thay vì chỉ tập trung vào con số.

• Trình bày bảng giá/dịch vụ rõ ràng: Sử dụng bảng biểu để trình bày các hạng mục chi phí một cách trực quan, dễ so sánh. Đừng quên ghi chú rõ ràng về các gói dịch vụ, thời gian thực hiện và những gì khách hàng sẽ nhận được.
• Nhấn mạnh lợi ích và giá trị cốt lõi: Ngay bên dưới bảng giá, hãy tóm tắt lại những lợi ích chính. Khách hàng sẽ mua giải pháp, không chỉ mua sản phẩm. Hãy cho họ thấy sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ giải quyết vấn đề của họ như thế nào.

4. Các mục quan trọng khác không thể thiếu

• Đính kèm file báo giá PDF hoặc Portfolio: Ngoài nội dung trong email, việc đính kèm một file PDF chuyên nghiệp sẽ giúp khách hàng dễ dàng lưu trữ và chia sẻ với các bên liên quan khác trong công ty họ.
• Bổ sung các điều khoản và văn bản pháp lý: Để email chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn, hãy thêm các thông tin về thời hạn báo giá, chính sách thanh toán, điều khoản bảo hành/bảo trì (nếu có).
• Phần kêu gọi hành động (CTA): Đừng kết thúc email mà không có một lời kêu gọi hành động rõ ràng.
• Ví dụ: "Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại phản hồi email này để tôi hỗ trợ thêm."
• Ví dụ: "Hãy liên hệ ngay để chúng ta có thể sắp xếp một cuộc họp trao đổi sâu hơn."
• Chữ ký email chuyên nghiệp: Đầy đủ tên, chức danh, số điện thoại, và website công ty. Đây là cách để khách hàng dễ dàng liên hệ lại khi họ cần.

Tổng hợp các mẫu Email báo giá hiệu quả nhất

Một mẫu email báo giá tốt không chỉ có nội dung đầy đủ mà còn phù hợp với từng tình huống cụ thể. Dưới đây là một số mẫu email báo giá được sử dụng phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay.

1. Mẫu Email Báo Giá Cơ Bản

Đây là mẫu email phù hợp với hầu hết các trường hợp, giúp bạn cung cấp thông tin một cách ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp.

• Tiêu đề: Báo giá Dịch vụ [Tên dịch vụ] cho [Tên Khách hàng]
• Nội dung:

Chào [Tên Khách hàng],

Cảm ơn bạn đã liên hệ và quan tâm đến dịch vụ [Tên dịch vụ] của chúng tôi.

Dựa trên yêu cầu của bạn, tôi xin gửi bảng báo giá chi tiết cho dịch vụ này.

Sử dụng bảng biểu để trình bày các hạng mục chi phí, đơn giá, số lượng và tổng tiền. Bạn có thể chèn trực tiếp vào email hoặc đính kèm file PDF.

Chúng tôi tin rằng dịch vụ [Tên dịch vụ] sẽ giúp bạn [nêu rõ lợi ích cốt lõi].

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại phản hồi email này hoặc liên hệ qua số điện thoại [Số điện thoại] để tôi hỗ trợ thêm.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức danh]

[Tên Công ty]

2. Mẫu Email Báo Giá Theo Yêu Cầu Cụ Thể Của Khách Hàng

Đối với những khách hàng đã trao đổi chi tiết và có những yêu cầu riêng, bạn cần cá nhân hóa email để thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp.

• Tiêu đề: [Tên Dự án/Sản phẩm] - Báo giá cho [Tên Công ty Khách hàng]
• Nội dung:

Chào [Tên Khách hàng],

Cảm ơn bạn vì cuộc trao đổi thú vị về dự án [Tên Dự án]. Tôi rất ấn tượng với ý tưởng của bạn.

Như đã hứa, tôi xin gửi bản báo giá chi tiết dựa trên những yêu cầu riêng biệt mà bạn đã đề cập.

Liệt kê các hạng mục báo giá cụ thể theo yêu cầu của khách hàng. Hãy làm nổi bật từng hạng mục để họ dễ dàng theo dõi.

Đính kèm email này là bản mô tả chi tiết dự án và hợp đồng mẫu để bạn tham khảo.

Nếu cần thảo luận thêm, xin vui lòng cho tôi biết thời gian phù hợp để chúng ta có một cuộc họp ngắn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức danh]

3. Mẫu Email Báo Giá Hợp Đồng Dịch Vụ Trọn Gói

Đối với các dự án lớn hoặc dịch vụ dài hạn, email báo giá cần thể hiện sự chuyên nghiệp và bao gồm các thông tin pháp lý cần thiết.

• Tiêu đề: Đề xuất và Báo giá Dịch vụ [Tên dịch vụ trọn gói]
• Nội dung:

Kính gửi [Tên Khách hàng],

Thay mặt [Tên Công ty], tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới sự tin tưởng và mong muốn hợp tác từ phía bạn.

Dựa trên những mục tiêu và yêu cầu của quý vị, chúng tôi xin đề xuất gói giải pháp [Tên gói giải pháp], bao gồm các hạng mục sau:

Liệt kê các hạng mục, chi phí và thời gian thực hiện

Đính kèm email này là bản hợp đồng dịch vụ trọn gói với các điều khoản pháp lý và chính sách bảo hành/hỗ trợ chi tiết.

Chúng tôi rất mong có cơ hội hợp tác và mang đến giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để sắp xếp buổi ký kết hợp đồng.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức danh]

4. Mẫu Email Báo Giá Bằng Tiếng Anh

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, việc gửi báo giá bằng tiếng Anh là rất cần thiết. Và bạn có thể tham khảo mẫu email báo giá bằng Tiếng ANh dưới đây:

• Subject: Quotation for [Product/Service Name]
• Body:

Dear [Customer's Name],

Thank you for your inquiry about our [Product/Service Name]. We appreciate your interest in our business.

As requested, we are pleased to provide you with the detailed quotation for [Product/Service Name].

Chèn bảng giá bằng tiếng Anh.

If you have any further questions or require additional information, please do not hesitate to contact us at your convenience.

We look forward to the possibility of working with you.

Sincerely,

[Your Name]

[Your Title]

[Company Name]

Check list: 5 bước kiểm tra Email báo giá trước khi gửi

Sau khi đã hoàn thành nội dung cho một email báo giá, một việc quan trọng nữa đó chính là kiểm tra lại tất cả các thông tin. Đừng bao giờ vội vàng bấm nút "gửi". Một sai sót nhỏ về chính tả, một con số không chính xác, hay thiếu file đính kèm cũng có thể làm giảm uy tín của bạn và khiến bạn mất đi cơ hội kinh doanh. Checklist dưới đây sẽ giúp bạn rà soát lại tất cả để đảm bảo email báo giá của mình hoàn hảo nhất.

1. Kiểm tra lại thông tin khách hàng

Đây là bước quan trọng nhất để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng. Hãy đảm bảo bạn đã điền đúng tên khách hàng, tên công ty và các thông tin liên hệ khác. Một email được cá nhân hóa đúng cách sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ ngay từ đầu.

• [ ] Tên khách hàng đã đúng chưa?
• [ ] Tên công ty đã chính xác chưa?

2. Soát lại nội dung và chính tả

Lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc số liệu sai sót có thể làm giảm uy tín của bạn. Hãy đọc lại toàn bộ email, đặc biệt là các con số trong bảng báo giá.

• [ ] Nội dung có dễ đọc, mạch lạc không?
• [ ] Đã kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp chưa?
• [ ] Các con số và đơn vị tiền tệ đã chính xác chưa?

3. Đính kèm đầy đủ tài liệu

Đảm bảo bạn đã đính kèm tất cả các tệp cần thiết như file báo giá PDF, hợp đồng mẫu, hoặc portfolio sản phẩm.

• [ ] Đã đính kèm file báo giá chưa?
• [ ] Các tệp khác (hợp đồng, portfolio) đã được đính kèm đúng chưa?

4. Chữ ký và thông tin liên hệ

Hãy chắc chắn rằng phần chữ ký của bạn đầy đủ và chuyên nghiệp, giúp khách hàng dễ dàng liên hệ lại khi cần.

• [ ] Chữ ký đã bao gồm Tên, Chức danh và Tên công ty chưa?
• [ ] Thông tin liên hệ (số điện thoại, email, website) có chính xác không?

5. Kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng

Cuối cùng, hãy kiểm tra xem bạn đã thêm một lời kêu gọi hành động đủ mạnh và rõ ràng hay chưa. Khách hàng cần biết họ nên làm gì tiếp theo.

• [ ] Lời kêu gọi hành động đã rõ ràng và dễ thực hiện chưa?
• [ ] Bạn đã cung cấp đủ thông tin để họ phản hồi không?

Sau khi đã có một email báo giá hoàn hảo, việc gửi email vào đúng thời điểm có thể quyết định sự thành bại của giao dịch. Khách hàng thường yêu cầu báo giá từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc. Do đó, việc gửi báo giá nhanh chóng (trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu) sẽ giúp bạn chiếm được  lợi thế và thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. 

KẾT LUẬN: 

Mẫu email gửi báo giá cho khách hàng không chỉ là một văn bản thông tin, mà là cơ hội để bạn tạo ấn tượng, xây dựng lòng tin và chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành người mua thực sự. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc đã được chia sẻ, từ việc hiểu tâm lý khách hàng, sử dụng các mẫu email hiệu quả, cho đến việc kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết nhỏ, bạn đã nâng tầm quá trình bán hàng của mình.

Tuy nhiên, câu chuyện không chỉ dừng lại ở việc gửi đi một email hoàn hảo. Điều gì sẽ xảy ra sau khi bạn gửi báo giá? Bạn có chắc chắn mình sẽ không bỏ lỡ một khách hàng tiềm năng chỉ vì quên follow-up hay không? Việc chăm sóc và nuôi dưỡng khách hàng sau khi gửi báo giá là bước cuối cùng và quan trọng nhất để chốt đơn.

Đây chính là lúc Zozo EMA trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ bạn. Là nền tảng Email Marketing chuyên nghiệp, Zozo EMA cho phép bạn thiết lập các quy trình chăm sóc khách hàng tự động hóa một cách dễ dàng.

Bạn có thể cài đặt để hệ thống tự động gửi email follow-up sau một khoảng thời gian nhất định nếu khách hàng chưa phản hồi. Ngược lại, nếu khách hàng chốt đơn, hệ thống sẽ tự động gửi email cảm ơn hoặc hướng dẫn các bước tiếp theo, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ một cơ hội nào.

Với Zozo EMA, bạn không chỉ có một kho mẫu email chuyên nghiệp mà còn sở hữu một giải pháp toàn diện để tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình bán hàng của mình.

>> Xem chi tiết các tính năng TẠI ĐÂY