Những điều cần biết về mẫu email và cách sử dụng mẫu email hiệu quả

Bạn có biết rằng một mẫu email chuẩn có thể tăng tỷ lệ mở email lên đến 20-30% và thúc đẩy chuyển đổi hiệu quả hơn? Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu email hay để nâng tầm chiến dịch của mình, bài viết này sẽ là hướng dẫn chi tiết. Zozo sẽ giúp bạn hiểu rõ về mẫu email thông qua định nghĩa cơ bản, cách đánh giá một mẫu email chuyên nghiệp đến cách tìm kiếm những mẫu email đẹp/ấn tượng, cùng với các ví dụ thực tế để áp dụng ngay.

Chúng ta cùng bắt đầu nhé. 

Mẫu email là gì? 

Mẫu email (hay Email template) là một khung sườn được thiết kế sẵn, bao gồm cấu trúc, bố cục, và thậm chí là nội dung cơ bản cho một loại email cụ thể. Thay vì phải bắt đầu từ con số 0 mỗi khi cần gửi một email, bạn chỉ cần chọn một mẫu phù hợp, điều chỉnh thông tin cá nhân hoặc chi tiết cụ thể, và nhấn nút gửi.

Ví dụ, bạn muốn gửi email chào mừng khách hàng mới, email thông báo khuyến mãi, hay email phản hồi yêu cầu hỗ trợ. Mỗi loại email này có thể có một mẫu email chuẩn riêng biệt, giúp bạn tiết kiệm thời gian, duy trì sự nhất quán và đảm bảo chất lượng.

Những lợi ích khi sử dụng mẫu email 

Sử dụng mẫu email mang lại vô số lợi ích, không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả chiến dịch

1. Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc 

Đây là lợi ích rõ ràng nhất. Với các mẫu email hay đã có sẵn, bạn không cần phải dành hàng giờ để suy nghĩ cách diễn đạt, cấu trúc câu chữ. Chỉ cần vài phút điều chỉnh nội dung, email của bạn đã sẵn sàng để gửi đi. Theo nghiên cứu từ Litmus, các marketer sử dụng template tiết kiệm đến 60% thời gian so với thiết kế thủ công, từ đó nâng cao hiệu suất cho công việc. 

2. Đảm Bảo Tính Chuyên Nghiệp và Thống Nhất Thương Hiệu

Mỗi email bạn gửi đi là một đại diện của cá nhân hoặc thương hiệu. Những mẫu email đẹp và chuyên nghiệp giúp bạn duy trì một hình ảnh nhất quán, từ phông chữ, màu sắc, logo đến cách diễn đạt. Sự nhất quán này tạo nên sự tin tưởng và uy tín trong mắt người nhận

3.Tăng tỷ lệ chuyển đổi

Với các yếu tố như CTA nổi bật và personalization (cá nhân hóa), mẫu email chuẩn có thể nâng cao click-through rate (CTR) lên 15-20%. Một nghiên cứu từ DMA cho thấy email sử dụng template có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn 25% so với email tự viết.

4. Hạn Chế Sai Sót và Tăng Tỷ Lệ Phản Hồi

Việc soạn email thủ công dễ dẫn đến sai sót về ngữ pháp, chính tả hoặc thiếu thông tin quan trọng. Với một mẫu email chuẩn, bạn có thể kiểm tra và tối ưu hóa nội dung một lần duy nhất, sau đó sử dụng nhiều lần mà không lo lỗi. Điều này giúp email của bạn trở nên mạch lạc, rõ ràng, và tăng khả năng người nhận sẽ phản hồi tích cực.

Thế Nào Là Một Mẫu Email Chuẩn Đẹp?

Không phải bất cứ mẫu email nào cũng là tốt. Một mẫu email chuẩn đẹp cần đáp ứng nhiều tiêu chí để thực sự hiệu quả, cụ thể như sau:

1. Cấu Trúc Rõ Ràng và Logic

Một mẫu email tốt cần có một bố cục rõ ràng, bao gồm:

• Tiêu đề (Subject line): Ngắn gọn, súc tích và hấp dẫn. Tiêu đề chính là “chìa khóa” quyết định người nhận có mở email hay không.
• Lời chào: Cá nhân hóa, thân thiện.
• Nội dung chính: Đi thẳng vào vấn đề, sử dụng các đoạn văn ngắn, gạch đầu dòng (bullet points) để dễ đọc.
• Lời kêu gọi hành động (Call to Action - CTA): Nổi bật, rõ ràng và dễ thực hiện (ví dụ: “Đăng ký ngay”, “Tải về tại đây”, “Tìm hiểu thêm”).
• Chữ ký: Đầy đủ thông tin liên hệ, chức danh và logo công ty (nếu có)

2. Thiết Kế Hấp Dẫn Và Thân Thiện Với Người Dùng

Một mẫu email đẹp không chỉ là về mặt nội dung, mà còn là về hình ảnh.

• Thiết kế tối giản: Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc, phông chữ phức tạp. Thiết kế sạch sẽ, chuyên nghiệp giúp người đọc tập trung vào nội dung chính.
• Responsive (Thích ứng trên nhiều thiết bị): Mẫu email phải hiển thị tốt trên cả máy tính, máy tính bảng và điện thoại di động. Phần lớn người dùng hiện nay đọc email trên điện thoại, vì vậy đây là yếu tố vô cùng quan trọng.
• Sử dụng hình ảnh và video hợp lý: Hình ảnh và video có thể làm email trở nên sống động hơn, nhưng cần tối ưu hóa dung lượng để email tải nhanh, tránh làm người dùng khó chịu.

3. Cá Nhân Hóa Linh Hoạt

Một mẫu email chuẩn cần cho phép bạn dễ dàng cá nhân hóa thông tin, chẳng hạn như tên người nhận, tên công ty, hoặc các chi tiết cụ thể khác. Sự cá nhân hóa này giúp người nhận cảm thấy được tôn trọng và tăng sự kết nối.

4 cách sưu tầm mẫu email chuyên nghiệp và sử dụng hiệu quả 

Bằng cách sưu tầm và sử dụng những mẫu email chuyên nghiệp một cách thông minh, bạn sẽ không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn nâng cao được kỹ năng giao tiếp trong công việc.

Dưới đây là 4 cách để bạn có thể sưu tầm các mẫu email chuyên nghiệp hay và sau đó là sử dụng chúng hiệu quả:

1. Từ các trang web và blog chuyên về email marketing

Đây là nguồn tài nguyên phong phú nhất. Các trang web của các công ty chuyên về email marketing thường xuyên chia sẻ các mẫu email cho nhiều mục đích khác nhau như email tiếp thị, email báo giá, email thông báo, email giới thiệu sản phẩm... 

>> Khám phá ngay kho 1000+ mẫu email marketign miễn phí 

2. Theo dõi các chuyên gia và công ty đầu ngành:

Hãy đăng ký nhận bản tin (newsletter) của các chuyên gia trong lĩnh vực của bạn hoặc các công ty mà bạn ngưỡng mộ. Quan sát cách họ viết email để quảng bá sản phẩm, thông báo tin tức hay gửi lời cảm ơn. Phân tích cấu trúc, giọng văn và cách họ sắp xếp nội dung.

3. Tự tạo mẫu từ những email thành công của mình:

Mỗi khi bạn gửi một email và nhận được phản hồi tích cực, hãy lưu lại. Đó có thể là email xin việc thành công, email chốt được hợp đồng, hoặc một email giải quyết được vấn đề. Bạn có thể thay đổi một vài chi tiết để biến chúng thành những mẫu email hữu ích cho tương lai.

4. Sử dụng các công cụ email tích hợp:

Một số phần mềm email marketing như Zozo EMA có chức năng lưu mẫu email (email templates). Hãy tận dụng tính năng này để lưu lại những email bạn thường xuyên sử dụng.

Và để sử dụng chúng một cách hiệu quả, bạn nên nhớ: 

• Cần có mục tiêu rõ ràng

Mỗi mẫu email đều được tạo ra để phục vụ một mục đích nhất định. Trước khi gửi, hãy đảm bảo rằng mẫu bạn chọn phù hợp với mục tiêu của mình. Ví dụ, đừng dùng mẫu email quảng cáo để gửi lời xin lỗi cho khách hàng

• Sửa đổi nội dung để phù hợp với giọng văn của bạn ( nếu cần) 

Bạn có thể tham khảo cấu trúc và ý tưởng từ các mẫu email, nhưng hãy chỉnh sửa nội dung để nó phù hợp với giọng văn và phong cách của riêng bạn. Điều này giúp email của bạn chân thực hơn và không bị "cứng nhắc".

•  Lưu lại và sắp xếp các mẫu của bạn

Khi bạn đã tạo ra một mẫu email chuyên nghiệp từ những email thành công của mình, hãy lưu chúng vào một nơi dễ tìm kiếm, ví dụ như một thư mục trong ổ đĩa, một tài liệu đám mây hoặc tiện lợi nhất là sử dụng tính năng "template" của các công cụ email để có thể tái sử dụng nhiều lần.

KHÁM PHÁ 200+ MẪU TEMPLATE EMAIL CỰC ĐẸP TẠI ZOZO EMA

Zozo EMA là công cụ gửi email marketing hiệu quả, không chỉ cho phép gửi email chăm sóc khách hàng tự động với tỉ lệ inbox cao, mà còn có nhiều tính năng hỗ trợ bạn: 

• Dễ dàng thiết kế các Email đẹp với builder kéo - thả đơn giản 
• Cho phép lưu lại nhanh chóng và tiện lợi các email hiệu quả bạn đã sử dụng 
• Cung cấp hơn 200+ mẫu template email được thiết kế chỉn chu cho đủ các lĩnh vực …

Trải nghiệm dùng thử miễn phí ngay hôm nay. 

>> Xem thêm: 

Bí Quyết Tự Viết Mẫu Email Báo Giá Cho Khách Hàng Cực Thuyết Phục Giúp Tăng Tỉ Lệ Chốt Đơn