Hướng dẫn cấu hình gửi email qua SMTP Zozo EMA trên Outlook 2016

Bài viết hướng dẫn chi tiết từng bước cấu hình Microsoft Outlook 2016 để gửi email thông qua hạ tầng SMTP Zozo EMA. Phù hợp cho doanh nghiệp muốn gửi email marketing, email giao dịch hoặc email nội bộ trực tiếp từ Outlook mà không cần mở trình duyệt.

1. Chuẩn bị trước khi cấu hình

Bạn cần chuẩn bị 3 thông tin sau từ tài khoản Zozo EMA:

Lưu ý: SMTP Zozo EMA chỉ hỗ trợ gửi email, không hỗ trợ nhận. Trong quá trình cấu hình, một số bước yêu cầu điền thông tin server nhận (POP3) — bạn chỉ cần điền cho qua bước, không ảnh hưởng đến chức năng gửi.

2. Mở cửa sổ thêm tài khoản

1. Mở Outlook 2016
2. Nhấn menu File ở góc trên bên trái
3. Nhấn nút Add Account (Thêm tài khoản)

3. Chọn cấu hình thủ công

1. Trong cửa sổ Add Account, chọn tùy chọn cuối cùng: Manual setup or additional server types
2. Nhấn Next

Không chọn "E-mail Account" vì Outlook sẽ tự động dò cấu hình và không tìm được server Zozo EMA.

4. Chọn loại tài khoản POP or IMAP

1. Chọn POP or IMAP
2. Nhấn Next

5. Điền thông tin tài khoản

Đây là bước quan trọng. Điền chính xác theo bảng sau:

Mục User Information

Mục Server Information

Mục Logon Information

⚠️ Chưa nhấn Next. Nhấn nút More Settings... ở góc dưới bên phải trước.

6. Cấu hình More Settings

Cửa sổ Internet E-mail Settings hiện ra với nhiều tab. Cần cấu hình 3 tab:

Tab General

Ở ô Mail Account, đặt tên gợi nhớ cho tài khoản này:

Ví dụ: Phòng kế toán - Công ty của bạn

Tab Outgoing Server ⭐ (quan trọng nhất)

Tab Advanced

Nhấn OK để đóng cửa sổ More Settings.

7. Kiểm tra kết nối

Nhấn Next. Outlook tự động chạy kiểm tra, hiển thị 2 mục:

Nhấn Close → nhấn Finish.

✅ Chỉ cần mục "Send test e-mail message" hiện dấu tick xanh là cấu hình đã hoàn tất.

8. Tắt kiểm tra nhận mail tự động

Sau khi thêm tài khoản, Outlook sẽ tự kiểm tra POP3 định kỳ và hiện thông báo lỗi. Để tắt:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + S để mở cửa sổ Send/Receive Groups
2. Chọn All Accounts → nhấn Edit
3. Ở cột bên trái, chọn tài khoản Zozo EMA vừa tạo
4. Ở bên phải, mục Receive mail items: BỎ tick
5. Giữ tick ở mục Send mail items
6. Nhấn OK → Close

Từ giờ Outlook chỉ gửi mail qua tài khoản này, không kiểm tra nhận nữa, không còn thông báo lỗi.

9. Gửi email thử

1. Nhấn New Email (hoặc tổ hợp phím Ctrl + N)
2. Nếu bạn có nhiều tài khoản trong Outlook, nhấn nút From và chọn tài khoản Zozo EMA. Nếu không thấy nút From, vào tab Options → tick From để hiện.
3. Điền thông tin:
   • To: địa chỉ email người nhận
   • Subject: tiêu đề email
   • Nội dung email
4. Đính kèm file nếu cần (nhấn Attach File hoặc kéo thả file vào email)
5. Nhấn Send

Email sẽ được gửi qua hạ tầng Zozo EMA và đến hộp thư người nhận trong vài giây.

10. Gửi từ nhiều địa chỉ email khác nhau

Một tính năng hữu ích: bạn có thể tạo nhiều tài khoản trên Outlook, mỗi tài khoản gửi từ một địa chỉ email khác nhau nhưng dùng chung 1 API Token của Zozo EMA.

Ví dụ một công ty có thể cấu hình:

Cách cấu hình: lặp lại các bước 1–8 cho mỗi tài khoản. Thay đổi duy nhất là ô Email Address và Your Name ở Bước 5. Các thông số SMTP, User Name và Password giữ nguyên.

Khi soạn email mới, nhấn nút From để chọn gửi từ địa chỉ nào.

11. Tổng hợp thông số cấu hình

12. Xử lý lỗi thường gặp

Hỗ trợ kỹ thuật

Nếu cần trợ giúp trong quá trình cấu hình, vui lòng liên hệ:

• Tài liệu API: https://appv4.zozo.vn/frontend/docs/api/v1
• Website: https://zozo.vn