Email xác nhận đơn hàng là gì? Tổng hợp các mẫu template email xác nhận đơn hàng phổ biến nhất

Email xác nhận đơn hàng là một loại email được gửi cho khách hàng sau khi họ thực hiện thành công đơn hàng. Nội dung của email này nhằm xác nhận và cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến đơn hàng như số đơn hàng, danh sách sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian dự kiến nhận hàng, và các hướng dẫn liên hệ hoặc theo dõi đơn hàng.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cấu trúc chuẩn SEO, các mẫu thực tế và những quy tắc tối ưu để khai thác triệt để tiềm năng của Email Xác nhận Đơn hàng.

Tại sao email xác nhận đơn hàng quan trọng hơn các email khác?

Trung bình, các email xác nhận có tỷ lệ mở cao gấp 4 lần so với email marketing thông thường. Điều này là do khách hàng cần thông tin về giao dịch của họ hay nói cách khác, khi nhận được email xác nhận đơn hàng này, khách sẽ yên tâm là mình đã đặt hàng thành công. 

Và chính vì tỉ lệ mở cao ( 60-70%) nên email xác nhận đơn hàng còn là nơi lý tưởng để khéo léo giới thiệu các sản phẩm/dịch vụ liên quan (cross-selling) hoặc nâng cấp dịch vụ (up-selling) mà không gây khó chịu cho người đọc.

 Bố cục "Vàng" của một Email Xác nhận Đơn hàng Chuẩn

1. Tiêu đề email 

Tiêu đề email là yếu tố quan trọng quyết định việc khách hàng có mở thư hay không. Dù các email xác nhận đơn hàng thường có tỷ lệ mở cao một cách tự nhiên, một subject line được tối ưu tốt sẽ giúp bạn tránh bị đánh dấu là spam và tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ cái nhìn đầu tiên. Cách đơn giản và hiệu quả nhất là

Thứ 1: Đặt mã đơn hàng ở đầu tiêu đề, giúp khách hàng dễ dàng tìm lại khi cần tra cứu. Ví dụ: “Đơn hàng #12345 đã được xác nhận”, “Order #DH789012 - Cảm ơn bạn đã mua hàng!” hay “#ORD456 - Xác nhận đơn hàng thành công”. Việc này không chỉ giúp khách hàng tìm kiếm thuận tiện mà còn tránh nhầm lẫn khi họ có nhiều đơn hàng và tăng thêm sự chuyên nghiệp cho thương hiệu.

Thứ 2:  Đưa tên thương hiệu vào tiêu đề cũng vô cùng cần thiết để tăng mức độ nhận diện và xây dựng niềm tin, đặc biệt là tránh bị hiểu nhầm là email giả mạo. Chẳng hạn: “✓ [TênCửaHàng] - Đơn hàng #12345 đã được xác nhận” hoặc “Cảm ơn bạn đã mua hàng tại [Brand] - Order #789”.

Thứ 3: Sử dụng emoji một cách tinh tế sẽ giúp email nổi bật trong hộp thư đông đúc. Các biểu tượng như “✓”, “✅”, “📦”, “🎉” hay “⚡” có thể mang lại cảm giác rõ ràng và tích cực. Tuy nhiên, chỉ nên dùng tối đa 1–2 emoji phù hợp và tránh các biểu tượng không liên quan hoặc dễ gây hiểu nhầm. Một tiêu đề được viết khéo léo, chuyên nghiệp sẽ không chỉ tăng tỷ lệ mở email mà còn củng cố uy tín thương hiệu trong lòng khách hàng.

>> Quy tắc viết tiêu đề Email Marketing và những mẫu tiêu đề Email giúp tăng tỷ lệ mở

2. Nội dung email 

Trong một email thông báo xác nhận đơn hàng thành công, thường sẽ bao gồm những nội dung như sau: 

 - Lời chào và Lời cảm ơn cá nhân hóa: Bắt đầu bằng lời chào cá nhân hóa (dùng tên) và lời cảm ơn chân thành.

-  Bảng Tóm tắt Chi tiết Đơn hàng (Sản phẩm, số lượng, giá)
Đây là phần quan trọng nhất. Cần trình bày dưới dạng bảng hoặc danh sách rõ ràng, dễ quét, bao gồm: Tên sản phẩm, hình ảnh thu nhỏ, số lượng, đơn giá, tổng tiền, chi phí vận chuyển.

- Thông tin Quan trọng (Địa chỉ, Thanh toán, Vận chuyển dự kiến): Cung cấp chi tiết các mục sau để khách hàng kiểm tra lại:

- Địa chỉ giao hàng (Ship To) và Thanh toán (Bill To).

- Phương thức thanh toán đã sử dụng.

- Thời gian vận chuyển dự kiến (Expected Delivery Date).

- Liên kết Theo dõi Đơn hàng (Tracking Link)

- Đặt một CTA (Call to Action) lớn, nổi bật, dẫn đến trang theo dõi đơn hàng. Đây là nút mà khách hàng sẽ nhấp vào nhiều nhất.

3. Footer

Phần cuối của email chính là footer ( chân email). Phần này thì sẽ cần bao gồm: 

- Thông tin liên hệ

- Chính sách đổi trả

- Địa chỉ 

- Link social ( Fanpage, Tiktok, Youtube)

07 Mẫu Email Xác Nhận Đơn hàng Phổ Biến Nhất

Mẫu 1: Email Xác Nhận Đơn Hàng Cơ Bản

Tiêu đề: ✅ Đã xác nhận: Đơn hàng [Tên công ty] #{{order_id}} của bạn

Nội dung chính:

Tập trung vào sự rõ ràng và tốc độ. Chỉ bao gồm 4 yếu tố thiết yếu:

-Lời cảm ơn

- Tóm tắt đơn hàng

- Thông tin giao hàng

- và Nút Theo dõi. Không nên chèn quảng cáo để đảm bảo tính giao dịch.

Mẫu 2: Email Xác Nhận Kèm Gợi Ý Mua Thêm 

Tiêu đề: 🎉 Chúc mừng bạn đã mua [Tên sản phẩm]. Hãy xem các phụ kiện đi kèm!

Nội dung chính:

Sau phần tóm tắt chi tiết, thêm một mục nhỏ (dạng carousel hình ảnh) có tiêu đề: "Có thể bạn cần bổ sung thêm?"

Gợi ý 2-3 sản phẩm có liên quan mật thiết đến sản phẩm vừa mua (Ví dụ: Mua điện thoại $\rightarrow$ Gợi ý ốp lưng, tai nghe)

Mẫu 3: Email Xác Nhận Cho Đơn Hàng Dịch Vụ/sản Phẩm Số

Tiêu đề: [Tên Khóa Học] của bạn đã sẵn sàng! Bắt đầu học ngay.

Nội dung chính:

Thay thế chi tiết vận chuyển bằng Link Tải xuống (Download Link) hoặc Link Đăng nhập (Login/Access Link).

Bao gồm: Mã kích hoạt (nếu có), Hướng dẫn sử dụng bước 1-2-3.

CTA chính: Nút "Truy cập Sản phẩm của tôi".

Mẫu 4: Email Xác Nhận Đơn Hàng Đang Chờ Thanh Toán

Tiêu đề: ⚠️ Đơn hàng #{{order_id}} đang chờ bạn hoàn tất thanh toán!

Nội dung chính:

Nhấn mạnh tính khẩn cấp (Ví dụ: Đơn hàng sẽ bị hủy sau 24 giờ).

Cung cấp các phương thức thanh toán thay thế (Chuyển khoản, Ví điện tử) với hướng dẫn rõ ràng.

CTA chính: Nút "Hoàn tất thanh toán ngay".

Mẫu 5: Email Xác Nhận Đơn Hàng Với Khách Hàng VIP/lần Đầu Mua Hàng

Tiêu đề: [Tên khách hàng], Cảm ơn bạn là khách hàng Lần Đầu/VIP của [Tên công ty]!

Nội dung chính:

Khách hàng lần đầu: Chào mừng và tặng mã giảm giá nhỏ cho lần mua tiếp theo (ví dụ: 5%).

Khách hàng VIP: Cung cấp thông tin về điểm thưởng tích lũy hoặc thông báo về chương trình ưu đãi độc quyền sắp tới.'

Mẫu 6: Email Xác Nhận Cho Doanh Nghiệp B2B

Tiêu đề: Xác nhận Yêu cầu Đặt hàng B2B #{{order_id}}. Chúng tôi sẽ liên hệ trong 24 giờ.

Nội dung chính:

Thay thế chi tiết vận chuyển bằng: "Người Phụ Trách Liên Hệ" (Tên, SĐT của Account Manager).

Tái khẳng định Giá trị (Value Proposition) của sản phẩm/dịch vụ B2B (Ví dụ: Cam kết hỗ trợ 24/7, Chính sách bảo hành).

Mẫu 7: Email Xác Nhận Đặt Trước

Tiêu đề: ✅ Đặt trước thành công [Tên Sản phẩm]! Hãy sẵn sàng cho ngày ra mắt!

Nội dung chính:

Cung cấp ngày ra mắt chính thức (Launch Date) và ngày bắt đầu giao hàng dự kiến.

Gửi các bài viết/video liên quan để duy trì sự hứng thú của khách hàng trong thời gian chờ đợi.

05 quy tắc gửi email xác nhận đơn hàng đạt hiệu quả cao nhất 

1. Gửi email xác nhận đơn hàng ngay lập tức

Khách hàng mong đợi nhận được Email Xác nhận Đơn hàng trong vòng vài giây sau khi thanh toán. Bất kỳ sự chậm trễ nào cũng có thể gây lo lắng và dẫn đến cuộc gọi hỗ trợ không cần thiết. Đảm bảo hệ thống của bạn được tích hợp API gửi email theo thời gian thực

2. Cá nhân hóa email từ tiêu đề đến nội dung 

Bạn hãy tận dụng tất cả những thông tin mà bạn có thể cá nhân hóa email như: tên khách hàng, tên sản phẩm đã đặt, thời gian đặt hàng, .... để đảm bảo mọi email là duy nhất cho từng khách hàng. Sự cá nhân hóa vượt trội sẽ tạo thiện cảm lớn.

3. Đảm bảo tối ưu hiển thị tốt trên mọi thiết bị 

Điều này là vô cùng quan trọng, bởi mặc dù bạn chuẩn bị rất kỹ càng từ tiêu đề tới nội dung, nhưng khi khách hàng mở mail lên lại bị lỗi thì quả là đáng tiếc. 

Do vậy, hãy test kỹ email trước khi gửi đến hàng loạt các khách hàng của mình nhé. 

>> 07 Lưu ý thiết kế nội dung Email Marketing để hiển thị tốt trên các nền tảng Email

4. Tích hợp tên thương hiệu

Đảm bảo logo, màu sắc chủ đạo và font chữ của bạn đồng nhất với website. Một Email Xác nhận Đơn hàng được branding chuyên nghiệp sẽ củng cố nhận diện thương hiệu. Đây là một chi tiết nhỏ nhưng thường bị bỏ qua bởi các đối thủ nhỏ.

5. A/B Testing: Kiểm tra tiêu đề và CTA nào hoạt động tốt nhất

Ngay cả với tỷ lệ mở cao, bạn vẫn có thể tối ưu hơn. Bạn có thể A/B testing với tiêu đề, CTA ....để tìm ra mẫu email nào tốt nhất và hấp dẫn nhất đối với khách hàng nhé. 

Các mẫu email thông báo xác nhận đơn hàng có sẵn trên Zozo EMA 

Mẫu 1: 

🔍 Xem ảnh ✅ Xem demo

 

Mẫu 2: 

🔍 Xem ảnh ✅ Xem demo

Mẫu 3: 

🔍 Xem ảnh ✅ Xem demo

Phần mềm email marketing gửi email thông báo xác nhận đơn hàng 100% tự động 

Như đã nói ở trên, đặc điểm và yêu cầu khác biệt về email xác nhận đơn hàng là cần gửi ngay lập tức ( càng nhanh càng tốt) ngay sau khi khách hàng đặt đơn hàng. 

Do vậy, bạn sẽ cần đến một công cụ gửi email hoàn toàn tự động và có thể cá nhân hóa tốt email để gửi đến khách hàng. 

Đó chính là phần mềm gửi email marketing! 

Giao diện của phần mềm email marketing Zozo EMA 

Cụ thể, một phần mềm email marketing như Zozo EMA sẽ giúp bạn: 

1. Gửi email đi tức thì vào hộp thư inbox của khách hàng

2. Theo dõi được trạng thái gửi: bạn biết chính xác email đã được gửi, đã mở, hay bị trả lại (bounce).

3. Tạo tin cậy, đồng bộ thương hiệu qua logo, màu sắc của email 

4. Tự động chèn tên khách hàng, mã đơn hàng, chi tiết sản phẩm giúp email thân thiện và chuyên nghiệp hơn.

5. Ngăn sai sót thủ công: hạn chế lỗi như gửi nhầm người, thiếu thông tin đơn hàng, hoặc quên gửi

6. Thống kê chi tiết: tỉ lệ mở, tỉ lệ click, tỉ lệ lỗi gửi... giúp bạn biết khách hàng có thực sự nhận và đọc email hay không.

7. Tích hợp dễ dàng: có thể kết nối với website, CRM hoặc phần mềm bán hàng để tự động hoá toàn bộ quy trình.

=> Chi phí cho một phần mềm email marketing cũng không quá lớn, chỉ hơn 500k/tháng cho 10.000 email.

=> Tham khảo ngay các tính năng hay ho khác và xem bảng giá chi tiết TẠI ĐÂY 

Kết luận: 

Email Xác nhận Đơn hàng là một cầu nối quan trọng giữa giao dịch và trải nghiệm khách hàng lâu dài. Bằng cách áp dụng cấu trúc chuẩn SEO và các mẫu email chuyên nghiệp được trình bày ở trên, bạn không chỉ làm hài lòng khách hàng mà còn biến mỗi giao dịch trở thành một cơ hội vàng để tiếp thị, tăng doanh số và củng cố lòng trung thành.

Hãy bắt đầu tối ưu hóa những email giao dịch này ngay hôm nay để đạt được hiệu quả chuyển đổi vượt trội. Email Xác nhận Đơn hàng chính là công cụ mạnh mẽ nhất trong bộ công cụ của marketer thông minh!