7 Bước xây dựng chiến lược Email Marketing tuyển sinh đạt hiệu quả cao

Theo thống kê của Bộ Giáo dục và Đào tạo, trong năm 2023, có hơn 660.000 thí sinh tham gia kỳ thi THPT QG, nhưng lại có tới 3,4 triệu nguyện vọng đăng ký xét tuyển đại học. Như vậy, trung bình mỗi thí sinh đăng ký khoảng 5 nguyện vọng. Điều này cho thấy sự cạnh tranh gay gắt trong việc thu hút thí sinh giữa các trường đại học và cao đẳng. Các trường không chỉ cần phải nổi bật về chất lượng giảng dạy, cơ sở vật chất mà còn cần có các chiến lượng tuyển sinh hiệu quả. Một trong những công cụ tiếp thị hiệu quả và có khả năng cá nhân hoá cao chính là Email Marketing.

Email Marketing không chỉ giúp các trường tiếp cận đúng thí sinh một cách trực tiếp và nhanh chóng, mà còn giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với các thí sinh tiềm năng. Trong bài viết này, hãy cùng Zozo EMA khám phá 7 bước xây dựng chiến lược Email Marketing tuyển sinh nhé!

1. Lợi ích của việc sử dụng Email Marketing cho tuyển sinh

Tuyển sinh là quá trình giúp đỡ các ứng viên tìm kiếm chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu, kỹ năng và mục tiêu tuyển sinh. Tuyển sinh hiệu quả là nền tảng để các trường đạt được mục tiêu của mình trong việc tìm kiếm và thu hút học sinh, sinh viên và các ứng viên tiềm năng.

Email Marketing mang đến vô số lợi ích cho các trường học/ tổ chức giáo dục trong việc nâng cao hiệu quả tuyển sinh, thu hút thí sinh tiềm năng và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. Dưới đây là phân tích chi tiết những lợi ích mà Email Marketing có thể mang đến cho các nhà đào tạo trong mùa tuyển sinh này.

Tiếp cận lượng lớn thí sinh tiềm năng một cách hiệu quả

Email là một trong những phương tiện truyền thông phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt là các thí sinh đều sử dụng Email để nhận thông tin, kết quả từ các kỳ thi vào 10 hay THPT Quốc gia. Điều này giúp các cơ sở giáo dục có thể tiếp cận một lượng lớn thí sinh tiềm năng chỉ với các chiến dịch Email Marketing.

Đặc biệt, khác với các hình thức quảng cáo khác, Email Marketing cho phép các cơ sở giáo dục có thể gửi Email trực tiếp và ngay lập tức đến hòm thư của thí sinh. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc thông báo về các sự kiện tuyển sinh, hạn chót nộp đơn và các thông tin quan trọng khác. Hơn nữa, Email còn có thể được thiết kế và điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với từng chiến dịch cụ thể.

Tự động hóa quy trình tuyển sinh

Một trong những tính năng nổi bật của các hệ thống Email Marketing là khả năng tự động hóa gửi Email tuyển sinh dựa trên lịch trình và kịch bản được lên sẵn. Từ việc gửi Email xác nhận, nhắc nhở, lịch hẹn, đến theo dõi trạng thái đăng ký, tất cả đều có thể được thực hiện tự động. Điều này không chỉ giúp giảm tải công việc cho nhân viên mà còn đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru và không bị gián đoạn.

Ví du: Ngay khi một sinh viên tương tác và điền form đăng ký nhận thông tin trên Website của nhà trường, dữ liệu sẽ tự động chuyển đến danh sách Email trên hệ thống Email Marketing. Sau đó dựa trên kịch bản chuỗi Email Tuyển sinh tự động, hệ thống sẽ gửi email chào mừng, kèm theo đó là những nội dung nuôi dưỡng định kỳ theo ngành học mà học viên đó quan tâm.

Tự động hóa quy trình tuyển sinh còn đảm bảo trải nghiệm tư vấn cho sinh viên được quản lý khoa học và liền mạch, có logic và được chuyển bị kỹ lưỡng. Toàn bộ điểm chạm từ lúc tiếp cận, tư vấn đến đăng ký tuyển sinh đều được sắp xếp một cách bài bản, chuyên nghiệp, giúp các đơn vị tránh được tình trạng bỏ rơi data nóng.

Cá nhân hóa trải nghiệm cho từng thí sinh tiềm năng 

Chúng ta đều biết rằng đối tượng thí sinh mà các nhà đào tạo đang hướng tới đó là thế hệ Gen Z. Theo nghiên cứu của GITNUX, 67% Gen Z mong muốn trải nghiệm học tập được cá nhân hóa. Mặt khác, thế hệ này còn là thế hệ có sự ứng dụng công nghệ và Internet cao. Điều này có nghĩa là họ không chỉ sử dụng các công cụ này để tìm kiếm các chương trình học mà còn quan tâm đến những trải nghiệm học tập được thiết kế phù hợp với nhu cầu và sở thích của họ.

Rõ ràng ngày nay việc lựa chọn môi trường học tập phù hợp cho bản thân không còn quá khó khăn bởi các bạn trẻ có thể tìm kiếm các thông tin này trên các trang mạng Internet. Giữa “một rừng" lựa chọn và thông tin tuyển sinh của các trường học, việc cá nhân hóa trở nên vô cùng quan trọng bởi nó là một trong những yếu tố thu hút và gây ấn tượng với phụ huynh và học sinh từ đó tạo ra lợi thế tuyển sinh. 

Bằng cách sử dụng thông tin đã được lưu trữ, các cơ sở giáo dục có thể tạo ra các thông điệp Email Marketing phù hợp với từng nhóm thí sinh, các ngành học mà thí sinh đang quan tâm, từ đó tăng khả năng chuyển đổi từ quan tâm sang đăng ký học. Ngoài ra, các nhân hoá không chỉ tạo ra sự khác biệt mà còn giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn với học viên tiềm năng, tạo cảm giác được quan tâm và chăm sóc đặc biệt.

Theo dõi, phân tích hiệu quả chiến dịch tuyển sinh

Với tính năng theo dõi và phân tích hiệu quả chiến dịch tuyển sinh dựa trên các thông số chi tiết sau khi kết thúc chiến dịch Email Marketing bao gồm: tỷ lệ mở, tỷ lệ click, tỷ lệ chuyển đổi,... cho phép các nhà quản lý thu thập và phân tích dữ liệu realtime về các chiến dịch hiện tại. Các trường có thể xác định chiến dịch nào đang hiệu quả, thu hút được tỷ lệ mở/ click cao từ đó tiếp tục tối ưu các chiến dịch tiếp theo, nhằm giúp việc tuyển sinh đạt hiệu quả tốt nhất.

2. Các bước xây dựng chiến lược Email Marketing tuyển sinh

Để xây dựng chiến lược Email Marketing cho mùa tuyển sinh thành công, bạn cần thực hiện những bước sau:

Bước 1. Xác định đối tượng mục tiêu 

Hiểu rõ đối tượng mục tiêu là chìa khoá để xây dựng chiến dịch Email Marketing thành công. Để tuyển sinh hiệu quả, các trường cần xác định đối tượng học sinh, sinh viên viên hoặc ứng viên muốn thu hút. Bạn cần xác định nhóm thí sinh tiềm năng phù hợp với chương trình đào tạo của trường cũng như nhu cầu, sự quan tâm của thí sinh đối với ngành học. Bằng cách này, các trường sẽ biết cách nào để đưa ra những yêu cầu và chương trình đào tạo phù hợp.

Bước 2. Xây dựng danh sách Email 

Việc thu thập thông tin từ nhiều nguồn là bước đầu tiên quan trọng nhất trong chiến lược Email Marketing tuyển sinh. Dưới đây là 3 cách để xây dựng danh sách mà bạn có thể tham khảo và áp dụng:

a. Form đăng ký trên trang Web

Trên trang Web của trường, hãy đặt các form đăng ký ở những vị trí chiến lược như trang chủ, trang thông tin về chương trình học, và trang liên hệ. Để khuyến khích thí sinh đăng ký, các form này nên đi kèm với các ưu đãi như tài liệu hướng dẫn tuyển sinh, thông tin về học bổng, hoặc cơ hội tham gia các sự kiện đặc biệt để thu hút thí sinh để lại thông tin. Quan trọng hơn, thiết kế form đăng ký cần đơn giản và dễ điền, chỉ yêu cầu các thông tin cần thiết như tên, email, và ngành học quan tâm. Điều này giúp giảm thiểu tỷ lệ bỏ qua, tăng cơ hội thu thập thông tin từ thí sinh tiềm năng.

b. Sự kiện và hội thảo tuyển sinh

Ngoài trang web, các sự kiện và hội thảo tuyển sinh là cơ hội tuyệt vời để thu thập Email. Tổ chức các hoạt động giao lưu, thảo luận trực tiếp với giảng viên và cực sinh viên giúp các thí sinh cảm thấy thoải mái hơn trong việc cung cấp thông tin. Sau sự kiện, gửi email xác nhận tham gia kèm theo thông tin bổ sung là cách hiệu quả để thí sinh nhớ đến trường của bạn và cảm thấy được quan tâm.

c. Mạng xã hội và chạy quảng cáo 

Chạy quảng cáo cũng là một cách hữu hiệu trong việc thu thập thông tin từ các thí sinh tiềm năng đang quan tâm đến chương trình đào tạo, các ngành học tại trường. Các cơ sở giáo dục có thể cân nhắc sử dụng mạng xã hội và chạy quảng cáo trên Facebook, Google Ads,... để tiếp cận thí sinh tiềm năng, khuyến khích họ đăng ký nhận thông tin qua Email. 

Bước 3. Phân đoạn đối tượng thí sinh

Phân đoạn đối tượng giúp nhà trường/ các cơ sở đào tạo cá nhân hoá và phù hợp với từng nhóm thí sinh, tăng cơ hội tương tác và chuyển đổi. Đầu tiên, việc thu thập thông tin chi tiết về ngành học quan tâm của thí sinh là rất quan trọng. Nhà trường cần hiểu mục đích của từng chiến dịch Email Marketing là gì? Tìm kiếm thí sinh tiềm năng, đúng đối tượng có nguyện vọng phù hợp với chỉ tiêu của trường nhằm chiêu sinh. 

Ví dụ: Trường về ngành y nên lọc data thí sinh có nguyện vọng thi khối B, đam mê ngành y, hay có điểm số cao hơn hẳn về khối B, trình độ học lực nghiêng về các môn tự nhiên để phân loại danh sách tiềm năng. Từ đó sử dụng công cụ Email Marketing để gửi thông điệp đúng đối tượng đang quan tâm, tăng tính hiệu quả tuyển sinh hơn.

Bước 4. Tạo nội dung hấp dẫn và cá nhân hoá

Tiêu đề thu hút

Đầu tiên, tiêu đề Email đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của người nhận. Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và gây tò mò, nhằm khuyến khích sự chú ý của người nhận mở Email. Cá nhân hoá tiêu đề bằng cách sử dụng tên thí sinh hoặc ngành học mà họ quan tâm có thể tăng khả năng mở Email lên đáng kể vì người nhận sẽ cảm thấy Email này được gửi riêng cho họ.

Nội dung giá trị

Nội dung Email cần mang lại giá trị thực sự cho thí sinh, ví dụ như thông tin về chương trình học chi tiết, cơ hội nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp, cơ sở vật chất, quyền lợi học viên… Hã đảm bảo rằng nội dung trong Email không chỉ đơn thuần là quảng cáo mà còn cung cấp những kiến thức và thông tin hữu ích mà thí sinh đang tìm kiếm. Việc gửi thông tin về học bổng và học phí cũng là cách hiệu quả để thí sinh cảm thấy hứng thú và có động lực đăng ký. Các sự kiện tuyển sinh, hội thảo, hạn đăng ký, phương thức xét tuyển,... nên được thông báo rõ ràng và chi tiết trong Email, giúp thí sinh nắm được các cơ hội để tìm hiểu thêm về trường.

Thiết kế Email chuyên nghiệp

Thiết kế Email chuyên nghiệp cũng là yếu tố quan trọng không nên bỏ qua. Giao diện Email cần trực quan và thân thiện, với bố cục rõ ràng giúp người nhận dễ dàng theo dõi nội dung. Sử dụng hình ảnh về cơ sở vật chất, hoạt động sinh viên và các sự kiện để thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng tốt với người nhận Email. Đặc biệt, nút kêu gọi hành động (CTA) nên ở vị trí dễ thấy và sử dụng màu sắc nổi bật để thu hút người nhận thực hiện hành động mong muốn, chẳng hạn như “Đăng ký ngay", “Tìm hiểu thêm" hoặc “Tham gia sự kiện". Nội dung của nút CTA cần cụ thể và rõ ràng để người nhận biết chính xác hành động tiếp theo họ cần thực hiện.

 Ví dụ mẫu Email tuyển sinh trong chuỗi kịch bản Email Marketing trên hệ thống Zozo EMA

Bước 5: Lên kế hoạch lịch gửi Email và tần suất gửi hợp lý

Thời điểm gửi Email

Thời điểm gửi Email là yếu tố quan trọng để đảm bảo Email của bạn được người nhận mở và đọc. Gửi Email vào giờ vàng, tức là những thời điểm mà thí sinh có khả năng kiểm tra hộp thư đến cao sẽ giúp tăng tỷ lệ mở Email. Để biết được đâu là thời điểm vàng để gửi Email Marketing, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây:

>> Thời gian gửi Email Marketing hiệu quả nhất 

Tần suất gửi Email

Tần suất gửi Email cũng đóng vai trò quan trọng trong chiến lược Email Marketing tuyển sinh. Gửi Email quá sát nhau và liên tục có thể khiến thí sinh cảm thấy bị làm phiền và dẫn đến việc hủy đăng ký nhận Email. Ngược lại, gửi Email quá ít sẽ khiến thí sinh dễ quên và bỏ lỡ các thông tin tuyển sinh quan trọng. Chúng ta có thể cân nhắc tần suất gửi Email hàng tuần hoặc hai tuần một lần, đủ để duy trì sự quan tâm mà không gây ra cảm giác phiền toái. Ngoài ra, trong những dịp có chương trình đặc biệt hoặc các thông tin quan trọng thì cần lưu ý thì chúng ta có thể gửi hai email một tuần, miễn là khoảng thời gian gửi giữa các Email không quá sát nhau.

Chính vì vậy khi lên lịch gửi Email, việc lên kế hoạch, kịch bản trước cho các chiến dịch quan trọng là rất cần thiết. Ví dụ, các thông tin thông báo về hạn nộp hồ sơ, các sự kiện tuyển sinh… cần được lên kế hoạch và gửi đúng thời điểm để đảm bảo thí sinh có đủ thời gian chuẩn bị và tham gia. Đối với các chiến dịch kéo dài, như chuỗi Email tuyển sinh, giới thiệu về các ngành học hay hướng dẫn cách nộp hồ sơ,... việc lên kế hoạch về thời gian gửi giữa các Email sẽ giúp thí sinh dễ dàng theo dõi và tiếp nhận thông tin một cách liên tục và mạch lạc. 

Bước 6: Lựa chọn nền tảng Email Marketing chuyên nghiệp và uy tín

Bước tiếp theo cũng không kém phần quan trọng đó là lựa chọn công cụ Email Marketing. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều bên cung cấp dịch vụ Email Marketing, tuy nhiên chúng ta cần lựa chọn công cụ Email Marketing chuyên nghiệp, uy tín và đảm bảo đầy đủ các tính năng cần thiết để khởi tạo chiến dịch để đạt được hiệu quả tuyển sinh tốt nhất.

Zozo EMA - Nền tảng Email Marketing tự động hoá chuyên nghiệp chắc chắn là sự lựa chọn hàng đầu của các đơn vị đào tạo. Zozo EMA sở hữu đầy đủ các tính năng cần thiết và nâng cao cho phép các nhà đào tạo gửi các chiến dịch Email Marketing đơn giản và nhanh chóng, không cần thao tác quá rườm rà, chỉ với vài bước cơ bản đã có thể gửi Email Marketing ngay lập tức, tối ưu tỷ lệ vào inbox tới 90%, cá nhân hoá đến từng thí sinh.

Tính năng lọc Email rác, email không tồn tại, email không hoạt động,... trên Zozo EMA

Điểm nổi bật giúp phần mềm Email Marketing Zozo EMA hạn chế bị gửi Email vào spam đó chính là bộ lọc danh sách Email trước khi gửi được tích hợp miễn phí trên nền tảng. Bộ lọc này giúp loại trừ những data “không có cơ hội vào inbox” ngay từ đầu thông qua đánh dấu các Email không tồn tại, blacklist,.. Không chỉ vậy, hệ thống Email Marketing Zozo EMA còn tích hợp Tích hợp công nghệ chống spam SpamAssassin™  để dự đoán Email sắp gửi đi có thể vào spam hay không, giúp nhà đào tạo điều chỉnh chiến dịch kịp thời.

Báo cáo sau chiến dịch của Zozo EMA cũng là một điểm cộng. Tại đây, các nhà đào tạo có thể phân tích hiệu quả từ số lượng thí sinh mở Email, tỷ lệ click, số email bị trả lại, người hủy đăng ký,... Ngoài ra, người dùng có thể xem chi tiết từng hoạt động của liên hệ trên mỗi chiến dịch. 

Tính năng thống kê, báo cáo chi tiết số liệu sau mỗi chiến dịch của Zozo EMA

Trải nghiệm ngay nền tảng Email Marketing tự động hoá chuyên nghiệp

Bước 7: Đo lường và cải thiện chiến dịch

Khi đã setup và khởi chạy chiến dịch Email Marketing trên hệ thống, bước cuối cùng là đo lường hiệu quả sau khi chiến dịch kết thúc. Trong Email Marketing, tỷ lệ mở Email (Open Rate) là một trong những chỉ số quan trọng nhất, cho biết mức độ thu hút của tiêu đề Email và thời điểm gửi Email. Một tỷ lệ mở Email cao chứng tỏ tiêu đề của bạn hấp dẫn và thời điểm gửi phù hợp với thói quen kiểm tra Email của thí sinh. Ngoài ra, các nhà đào tạo cũng cần quan tâm đến các chỉ số khác không kém phần quan trọng như Tỷ lệ click, tỷ lệ email bị trả lại, tỷ lệ huỷ đăng ký nhận tin,...

Với các công cụ Email Marketing chuyên nghiệp, bạn chỉ cần phân tích các thông số mà hệ thống cung cấp sau mỗi chiến dịch để đưa ra phương án tối ưu cho các chiến dịch tiếp theo.

3. Lời kết

Như vậy, trong bối cảnh ngành giáo dục đang ngày càng cạnh tranh, việc xây dựng một chiến lược Email Marketing tuyển sinh hiệu quả là yếu tố then chốt để thu hút và giữ chân học sinh, sinh viên tiềm năng. Với 7 bước xây dựng chiến lược Email Marketing tuyển sinh mà Zozo EMA đã chia sẻ, chúng tôi hy vọng các cơ sở đào tạo có thể áp dụng và tối ưu hóa chiến dịch của mình một cách hiệu quả.

>> Có thể bạn quan tâm:

Kịch bản chi tiết chuỗi Email tuyển sinh tự động cho các trường Đại Học

Email Marketing tuyển sinh - Bí quyết tuyển sinh cho các nhà đào tạo