Là chủ khách sạn, bạn cần duy trì mối quan hệ với khách hàng bằng việc phản hồi nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng như đặt phòng hoặc huỷ đặt phòng, cung cấp thông tin hữu ích trước khi họ đến, thông báo cho họ thời gian lưu trú và gửi email chăm sóc/ cảm ơn sau khi họ rời đi. Tuy nhiên, những công việc này sẽ thật sự quá tải và tốn rất nhiều thời gian đối với một nhân viên khách sạn. Quả thực, đây là một điều không tưởng khi phải gửi từng đó email cho từng khách hàng một cách thủ công!

Đó chính là lúc khách sạn của bạn cần sử dụng hệ thống gửi Email tự động hoá. Bằng cách lên kịch bản gửi Email với các mẫu email với nội dung tương tác thông thường với khách hàng. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng, xây dựng niềm tin và gây được ấn tượng đối với khách hàng của bạn.

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải cá nhân hoá những Email tự động này càng nhiều càng tốt và tránh gửi những tin nhắn chung chung, không mang tính cá nhân. Bao gồm tên của khách, chi tiết đặt phòng của họ và điều chỉnh ngôn ngữ để phù hợp với thời gian đặt phòng cụ thể của họ là những cách đơn giản để thêm dấu ấn cá nhân.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp một số mẫu Email khách sạn hữu ích có thể dễ dàng được gửi tự động hoá để cải thiện giao tiếp với khách.

Tại sao việc gửi Email cho Khách hàng của khách sạn lại quan trọng?

Gửi Email cho khách là điều quan trọng để duy trì liên lạc hiệu quả trong suốt thời gian khách hàng đặt phòng. Nó cung cáp thông tin và cập nhật cần thiết, trả lời các câu hỏi và thắc mắc, đồng thời gửi email chăm sóc/ cảm ơn sau khi họ rời đi.

Bằng cách gửi email kịp thời, nhanh chóng, được cá nhân hoá, các khách sạn có thể cải thiện toàn diện trải nghiệm của khách hàng và tạo niềm tin đối với họ. Điều này sẽ giúp khách sạn của bạn được đánh giá tích cực, vote 5 sao trên fanpage hoặc website, thậm chí còn được khách hàng tin tưởng đặt phòng cho những lần sau, ngoài ra, họ có thể sẽ giới thiệu khách sạn của bạn cho người thân, bạn bè của họ.

Ngoài ra, việc gửi email tự động hoá của khách sạn có thể tiết kiệm thời gian và hợp lý hoá việc duy trì mối quan hệ với khách hàng cho nhân viên khách sạn. Điều này cho phép họ tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ, trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng thay vì cả ngày chỉ ngồi gửi Email.

Nhìn chung, gửi email cho khách là một phần thiết yếu trong hoạt động của khách sạn và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Bằng cách đầu tư vào một hệ thống Email hiệu quả và cá nhân hoá thông tin liên lạc, các khách sạn có thể thúc đẩy mối quan hệ tích cực với khách hàng của họ.

Email xác nhận đặt phòng khách sạn

Email xác nhận đặt phòng khách sạn là một email bắt buộc cần phải có đối với bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh khách sạn - resort nào. Email tự động này phải bao gồm các chi tiết quan trọng về kỳ nghỉ sắp tới của khách, chẳng hạm như ngày đặt phòng, loại phòng và thông tin thanh toán. Bạn cũng nên bao gồm bất kỳ tiện nghi hoặc dịch vụ bổ sung nào mà họ có thể đã yêu cầu.

Gửi Email xác nhận không chỉ giúp đảm bảo rằng khách hàng có tất cả thông tin cần thiết cho kỳ nghỉ của họ mà còn đóng vai trò như một bản ghi nhận đặt phòng của họ trong trường hợp có bất kỳ hiểu nhầm hoặc tranh chấp nào.

Các chi tiết bạn cần đưa vào Email xác nhận đặt phòng là:

• Tên của khách
• Tên khách sạn
• Ngày đặt phòng
• Loại phòng
• Thông tin thanh toán
• Tiện nghi hoặc dịch vụ bổ sung theo yêu cầu của khách.

Mẫu Email xác nhận đặt phòng khách sạn

Kính gửi ________(*chèn tên của khách*),

Cảm ơn bạn đã chọn ở lại với chúng tôi tại ________(*chèn tên khách sạn*)! Chúng tôi rất vui khi có bạn là khách hàng của chúng tôi từ ________(*chèn ngày đặt phòng*).

Xin lưu ý rằng loại phòng của bạn là ________(*điền loại phòng*) và khoản thanh toán đã được nhận với số tiền là ________(*điền thông tin thanh toán*).

Nếu bạn yêu cầu bất kỳ tiện nghi hoặc dịch vụ bổ sung nào, chúng tôi sẽ sẵn lòng cung cấp những tiện nghi hoặc dịch vụ đó cho bạn trong thời gian lưu trú.

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã chọn chúng tôi và chúng tôi mong được có bạn là khách của chúng tôi.

Trân trọng, ________(*chèn tên khách sạn*)

Mẫu template có sẵn được chèn mẫu Email xác nhận đặt phòng khách sạn

Email trước khi đến của khách sạn

Email trước khi đến của khách sạn là một cách tuyệt vời để cung cấp thông tin có giá trị và giúp khách hàng chuẩn bị cho kỳ nghỉ sắp tới. Email này có thể bao gồm thông tin chi tiết về thời gian nhận phòng và trả phòng, truy cập Wi-Fi, các điểm thăm quan hoặc nhà hàng gần đó, các lựa chọn đỗ xe và mọi tiện nghi hoặc dịch vụ bổ sung do khách sạn cung cấp.

Việc gửi email này cho khách hàng trước cho phép khách hàng lên kế hoạch và tận hưởng trọn vẹn thời gian lưu trú tại khách sạn. Nó cũng đóng vai trò như một lời nhắc nhở để họ thực hiện bất kỳ yêu cầu hoặc sắp xếp vào phút cuối.

Cân nhắc đưa vào lời nút CTA để khách liên hệ nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thăc mắc nào, đồng thời cung cấp nhiều cách để họ liên hệ với khách sạn (điện thoại, email, mạng xã hội,v.v….).

Mẫu Email trước khi đến

Kính gửi _______(*chèn tên khách mời*),

Chúng tôi rất vui mừng cho kỳ nghỉ sắp tới của bạn tại _______(*chèn tên khách sạn*). Xin nhắc lại, thời gian nhận phòng là ______ (*điền thời gian*) và trả phòng là ______ (*điền thời gian*).

Xin lưu ý rằng Wi-Fi miễn phí được cung cấp cho tất cả các khách và chỗ đỗ xe được cung cấp có tính phí ngay trong khuôn viên.

Một số điểm tham quan và nhà hàng gần đó bao gồm _______ (*liệt kê các doanh nghiệp địa phương*) và khách sạn của chúng tôi cung cấp ______ (*liệt kê các tiện nghi hoặc dịch vụ*). Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu đặc biệt nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số _______ (*điền thông tin liên hệ của khách sạn*).

Cảm ơn bạn, và chúng tôi mong sớm gặp lại bạn.

Trân trọng, ________(*chèn tên khách sạn*)

Email khách sạn sau lưu trú (Email cảm ơn)

Email sau khi lưu trú tại khách sạn là một cách tuyệt vời để cảm ơn khách đã ghé thăm, thu thập phản hồi về trải nghiệm của họ và khuyến khích họ quay lại lần nữa trong tương lai. Email này có thể bao gồm các câu hỏi về thời gian lưu trú của họ, chẳng hạn như họ có thích phòng của mình và bất kỳ tiện nghi hoặc dịch vụ bổ sung nào do khách sạn cung cấp hay không.

Điều quan trọng nữa là bao gồm lời kêu gọi hành động để khách viết đánh giá trên các trang web du lịch nổi tiếng.

Mời khách đặt phòng cho kỳ nghỉ tiếp theo của họ tại khách sạn và cung cấp các ưu đãi hoặc giảm giá đặc biệt cũng có thể khuyến khích họ quay lại lần nữa.

Mẫu email khách sạn sau lưu trú (Email cảm ơn)

Kính gửi _______(*chèn tên khách mời*),

Cảm ơn bạn đã chọn _______(*điền tên khách sạn*) cho kỳ nghỉ gần đây của bạn. Chúng tôi hy vọng rằng bạn đã tận hưởng thời gian của mình với chúng tôi và thấy mọi thứ đều hài lòng.

Tại ______(*điền tên khách sạn*), chúng tôi cố gắng cung cấp trải nghiệm tốt nhất có thể cho khách của mình. Phản hồi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi, vì vậy vui lòng cho chúng tôi biết về kỳ nghỉ của bạn bằng cách điền vào bản khảo sát sau: _______ (*chèn liên kết đến bản khảo sát*).

Nếu bạn hài lòng với kỳ nghỉ của mình, chúng tôi sẽ đánh giá rất cao nếu bạn để lại nhận xét trên _______(*chèn trang web du lịch nổi tiếng*). Để cảm ơn, chúng tôi mời bạn quay lại lần lưu trú tiếp theo tại _______(*điền tên khách sạn*) và tận hưởng _______ (*điền ưu đãi hoặc giảm giá đặc biệt*).

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã chọn chúng tôi. Chúng tôi mong được gặp lại bạn với tư cách là khách của chúng tôi trong tương lai.

Trân trọng, ________(*chèn tên khách sạn*)

Mẫu template có sẵn được chèn mẫu Email cảm ơn dành cho khách sạn

Email huỷ đặt phòng khách sạn

Thật không may, đôi khi khách cần hủy đặt phòng của họ. Email hủy đặt phòng khách sạn là một cách lịch sự và chuyên nghiệp để xử lý tình huống này.

Email này phải bao gồm thông tin chi tiết về đặt phòng bị hủy, chẳng hạn như tên của khách, ngày lưu trú và số xác nhận.

Điều quan trọng là cũng phải làm rõ bất  kỳ khoản chi phí hoặc chính sách hủy bỏ nào có thể áp dụng. 

Cân nhắc bao gồm các tùy chọn để lên lịch lại đặt chỗ hoặc hoàn lại tiền nếu có.

Mẫu Email huỷ đặt phòng khách sạn

Kính gửi _______(*chèn tên khách mời*),

Chúng tôi rất tiếc khi biết rằng bạn cần hủy đặt phòng tại _______ (*chèn tên khách sạn*). Xin nhắc lại, chính sách hủy của chúng tôi quy định rằng ______ (*chèn chính sách*). Dựa trên các chi tiết đặt phòng của bạn _______(*chèn chi tiết đặt phòng*), một khoản phí _______ (*chèn phí*), sẽ được áp dụng.

Nếu bạn cần lên lịch lại cho kỳ nghỉ của mình, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số _______(*chèn thông tin liên hệ của khách sạn*). Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ bạn tìm một ngày thích hợp khác cho chuyến thăm của bạn.

Cảm ơn bạn đa hiểu.

Trân trọng, ________(*chèn tên khách sạn*)

Email bán hàng tiện ích của khách sạn

Một cách để tăng doanh thu cho khách sạn là bán thêm các tiện nghi trong quá trình đặt phòng hoặc nhận phòng.

Email nào có thể được gửi trước hoặc trong thời gian lưu trú của khách, cung cấp các dịch vụ bổ sung như nâng cấp phòng, dọn phòng hàng ngày, trị liệu spa,v.v…

Bao gồm hình ảnh hoặc mô tả về các tiện nghi được cung cấp có thể lôi kéo khách tận dụng các dịch vụ bổ sung này. Cung cấp các ưu đãi hoặc giảm giá đặc biệt có thể khuyến khích khách mua những tiện ích này.

Mẫu Email bán hàng tiện ích của khách sạn

Kính gửi _______ (*chèn tên khách mời*),

Tại _______ (*điền tên khách sạn*), chúng tôi mong muốn mang đến một kỳ nghỉ thoải mái và thú vị cho tất cả các vị khách của mình. Chúng tôi muốn cho bạn biết về một số tiện nghi và dịch vụ bổ sung mà chúng tôi cung cấp tại _______(*chèn tên khách sạn*).

Bạn có muốn nâng cấp lên phòng cao cấp hơn với các tiện nghi bổ sung như bồn tắm hoặc ban công không? Hoặc thể là dịch vụ dọn phòng hàng ngày và khăn tắm mới có thể nâng cao trải nghiệm của bạn.

Chúng tôi cũng cung cấp các liệu pháp spa tại chỗ, bao gồm mát-xa và chăm sóc da mặt, để giúp bạn thư giãn trong thời gian ở khách sạn chúng tôi.

Hãy xem danh sách đầy đủ các tiện nghi và dịch vụ của chúng tôi tại đây: _______(chèn link*). Và như một ưu đãi đặc biệt dành cho khách của chúng tôi, chúng tôi sẽ cung cấp ________ (*chèn chiết khấu hoặc ưu đãi*).

Cảm ơn bạn đã chọn _______(*chèn tên khách sạn*) cho kỳ nghỉ của mình. Chúng tôi hy vọng bạn thích tất cả những gì chúng tôi cung cấp.

Trân trọng, ________(*chèn tên khách sạn*)

Mẫu template có sẵn được chèn mẫu Email bán hàng tiện ích của khách sạn

Cách gửi Email Khách Sạn tự động hoá

Tự động hoá Email Marketing cho khách sạn của bạn có thể tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả kinh doanh rõ rệt. Nó cũng cho phép Email được cá nhân hoá theo từng khách hàng khác nhau và nhắm mục tiêu đến các phân khúc đối tượng khác nhau của bạn. Nhưng nên lựa chọn công cụ gửi Email tự động hoá nào uy tín nhất, chuyên nghiệp nhất?

Zozo EMA - nền tảng Email Marketing tự động hoá chuyên nghiệp hàng đầu chính là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn. Zozo EMA cho phép quản lý danh sách email của bạn và lên lịch gửi một cách tự động theo kịch bản có sẵn, tự động gửi Email được cá nhân hoá cho từng khách hàng của bạn. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được thời gian quý báu và đảm bảo khách hàng của bạn nhận được dịch vụ tốt nhất có thể.

Với hàng trăm mẫu template Email có sẵn được tích hợp trong nền tảng cũng như hệ thống builder kéo - thả dễ dàng sử dụng, việc gửi Email tự động của bạn sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết. Gửi Email tốc độ cao, miễn phí lọc email rác trước khi gửi: Sử dụng công nghệ Xác thực email, loại bỏ 99% email ảo, giúp tăng tỷ lệ inbox,... và còn nhiều tính năng hữu ích nữa giúp tối ưu các chiến dịch gửi Email Marketing của bạn.

>> Xem thêm: Mẫu Template Email Khách Sạn - Resort chuyên nghiệp và đẹp mắt

Kết luận

Tóm lại, tự động hoá Emal khách sạn có thể cải thiện giao tiếp với khách hàng và hợp lý hoá các nỗ lực tiếp thị của bạn. Email Marketing tự động hoá cho khách sạn của bạn cũng là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và cung cấp dịch vụ cũng như trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng của bạn. Cân nhắc việc sử dụng công cụ Email Marketing tự động hoá Zozo EMA để nâng cao trải nghiệm tổng thể khách hàng và thúc đẩy doanh thu cho khách sạn của bạn.

Thực hiện bước đầu tiên để tự động hoá Email của khách sạn bằng cách dùng thử Zozo EMA.

------

Zozo - Hệ thống nền tảng ứng dụng hỗ trợ kinh doanh online hiệu quả 

Địa chỉ: 

• Hà Nội: Số 247 Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy
• Đà Nẵng: Số 56 Nguyễn Tri Phương, Phường Chính Gián, Quận Thanh Khê
• TP. HCM: Số 40 Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình

Hotline: 0904.599.985/ 0936.231.322 / 090.488.60.94

>> Có thể bạn quan tâm:

Mẫu Email Chào Mừng - Bước đầu của mọi chiến dịch Email Marketing thành công

Mẫu email Sale tour Du Lịch hấp dẫn, thu hút mà bạn không nên bỏ qua