Hướng dẫn check kiểm tra email tồn tại: Loại bỏ email chết & Tăng tỷ lệ vào Inbox

Việc gửi tin vào những địa chỉ email "chết" không chỉ lãng phí ngân sách marketing mà còn âm thầm phá hủy uy tín tên miền của doanh nghiệp bạn.

Vậy làm thế nào để biết danh sách khách hàng trong tay bạn có thực sự chất lượng? Trong bài viết chuyên sâu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình chuẩn để xác định email hợp lệ và các cách kiểm tra email có tồn tại không từ thủ công cho đến tự động hóa thông minh với giải pháp từ Zozo EMA.

Email hợp lệ là gì? như thế nào được coi là một email hợp lệ

Trước khi đi sâu vào các phương pháp kiểm tra kỹ thuật, chúng ta cần thống nhất về mặt khái niệm. Nhiều người lầm tưởng rằng chỉ cần email có đuôi @gmail.com hay @yahoo.com là email đúng. Tuy nhiên, một email hợp lệ cần thỏa mãn nhiều yếu tố hơn thế.

Cấu Trúc Của Một Email Chuẩn

Một địa chỉ email tiêu chuẩn bắt buộc phải tuân theo định dạng RFC 5322, bao gồm 3 phần chính không thể tách rời:

1. Phần tên người dùng (Local Part): Chuỗi ký tự đứng trước dấu @. (Ví dụ: nguyenvan.a).
2. Ký tự phân cách: Dấu @.
3. Phần tên miền (Domain Part): Tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email hoặc doanh nghiệp (Ví dụ: gmail.com, zozo.vn).

Ví dụ: nguyenvana@gmail.com => là một email có cấu trúc chuẩn 

Còn những email không hợp lệ về mặt cú pháp thường gặp:

• nguyenvana@gmail (thiếu phần đuôi .com)
• nguyen vana@gmail.com (có khoảng trắng)
• nguyenvana@@gmail.com (thừa ký tự @)
• @gmail.com (thiếu tên người dùng)

Phân biệt Email tồn tại (Valid) và Email chết (Bounce)

Tuy nhiên, đúng cú pháp chưa chắc email đó đã nhận được thư. Đây là điểm mấu chốt mà các Marketer thường nhầm lẫn.

• Email tồn tại (Valid Email): Là địa chỉ có thật, hộp thư (Inbox) vẫn còn hoạt động, chưa bị đầy bộ nhớ và máy chủ (Server) sẵn sàng chấp nhận thư gửi đến.
• Email chết (Invalid/Bounce Email): Có thể đúng về mặt cú pháp nhưng tài khoản người dùng đã bị xóa, tên miền đã hết hạn hoặc máy chủ chặn thư đến.

Do đó, việc kiểm tra email hợp lệ không chỉ dừng lại ở việc nhìn bằng mắt thường xem có đúng chính tả hay không, mà phải kiểm tra khả năng tương tác thực tế với máy chủ nhận thư (Mail Server).

Tại Sao Cần Kiểm Tra Email Có Tồn Tại Không Trước Khi Gửi?

Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước lọc data vì cho rằng chi phí gửi email marketing thấp và "gửi nhầm còn hơn bỏ sót".

Đây là một tư duy sai lầm nghiêm trọng trong Email Marketing hiện đại. Dưới đây là 3 lý do sống còn khiến bạn phải thực hiện việc này ngay lập tức.

1. Tiết kiệm chi phí Email Marketing

Hầu hết các nền tảng gửi email marketing hiện nay (bao gồm cả các dịch vụ quốc tế) đều tính phí dựa trên số lượng người đăng ký (Subscribers) hoặc số lượng email gửi đi.

Hãy thử làm một phép tính đơn giản: Nếu bạn có danh sách 10.000 khách hàng, nhưng trong đó có tới 3.000 email không còn sử dụng. Nếu không lọc, bạn đang lãng phí 30% ngân sách hàng tháng để gửi thư cho "người vô hình". Việc loại bỏ email chết giúp bạn tối ưu hóa dòng tiền, chỉ trả phí cho những khách hàng tiềm năng thực sự.

2. Bảo Vệ Uy Tín Tên Miền (Sender Reputation)

Đây là yếu tố quan trọng nhất. Các nhà cung cấp dịch vụ email (ISPs) như Google, Microsoft, Yahoo đánh giá độ uy tín của người gửi dựa trên tỷ lệ thư bị trả lại (Bounce Rate).

• Nếu tỷ lệ Bounce Rate của bạn vượt quá 2%, tài khoản của bạn sẽ bị đưa vào diện "theo dõi".
• Nếu tỷ lệ này vượt quá 5%, khả năng cao tên miền của bạn sẽ bị liệt vào danh sách đen (Blacklist).

Khi đã bị Blacklist, ngay cả những email bạn gửi cho khách hàng thật cũng sẽ bị tống thẳng vào hòm thư Spam (Junk Mail). Do đó, việc thường xuyên check email tồn tại là cách tốt nhất để giữ cho "sức khỏe" tên miền của bạn luôn ở mức xanh (Good Health).

3. Tăng tỷ lệ chuyển đổi và độ chính xác của báo cáo

Khi danh sách của bạn sạch, các chỉ số đo lường hiệu quả chiến dịch sẽ trở nên chính xác hơn.

• Open Rate (Tỷ lệ mở): Tăng lên vì mẫu số (tổng số email gửi thành công) giảm đi những email rác.
• Click Rate (Tỷ lệ nhấp): Phản ánh đúng mức độ quan tâm của khách hàng thực.

Bạn sẽ không còn bị ảo tưởng bởi những con số ảo và có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Các cách kiểm tra email có tồn tại không phổ biến hiện nay

Hiện nay, có nhiều phương pháp để xác thực email, từ những mẹo thủ công đơn giản cho đến các kỹ thuật chuyên sâu. Tùy vào số lượng data và khả năng kỹ thuật, bạn có thể lựa chọn phương án phù hợp.

Cách 1: Gửi email thử nghiệm (Phương pháp thủ công)

Đây là cách sơ khai nhất và thường được áp dụng khi bạn chỉ có một vài địa chỉ email cần kiểm tra.

Cách thực hiện:

- Tạo một tài khoản email phụ (nick ảo)

- Soạn một email ngắn gọn và gửi đến địa chỉ cần kiểm tra

- Đợi vài phút để xem có nhận được thông báo lỗi "Mail Delivery Subsystem" hay không

- Nếu không có thông báo lỗi, email đó có thể đang tồn tại

Nhược điểm:

• Tốn thời gian: Không thể áp dụng cho danh sách lớn (hàng trăm, hàng nghìn email)
• Rủi ro bị khóa tài khoản: Gửi quá nhiều email thử nghiệm trong thời gian ngắn có thể khiến tài khoản của bạn bị đánh dấu là spam và bị khóa
• Không chính xác 100%: Một số server email có thể chậm trả lời hoặc không gửi thông báo lỗi ngay lập tức
• Phiền nhiễu người nhận: Nếu email tồn tại, người nhận sẽ thấy thư thử nghiệm của bạn

Cách 2: Sử Dụng Tính Năng Quên Mật Khẩu Của Google

Đây là một "mẹo" thông minh để how to verify email của Gmail:

Cách thực hiện

- Truy cập trang đăng nhập Gmail: accounts.google.com

- Nhấn vào "Quên email?" hoặc "Forgot email?"

- Nhập địa chỉ email cần kiểm tra

=> Google sẽ thông báo:

+ "Không tìm thấy tài khoản Google của bạn" → Email không tồn tại

+ Hiển thị tùy chọn khôi phục  → Email tồn tại

Nhược điểm

• Chỉ áp dụng cho email Gmail, không hoạt động với Yahoo, Outlook, hay domain doanh nghiệp
• Không thể kiểm tra hàng loạt, phải làm thủ công từng email một
• Google có thể giới hạn số lần kiểm tra từ cùng một IP nếu phát hiện hành vi bất thường

Cách 3: Sử dụng phần mềm kiểm tra email chuyên dụng

Đây là phương pháp tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp cần xử lý lượng dữ liệu lớn, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực so với các cách thủ công.

Quy trình thực hiện

- Tìm kiếm các công cụ "Email Verification" hoặc phần mềm Email Marketing có tích hợp tính năng lọc.

- Upload danh sách email (file Excel/CSV) lên hệ thống.

- Hệ thống sẽ tự động quét và trả về kết quả phân loại (Hợp lệ, Không tồn tại, Rủi ro).

Ưu điểm:

Tốc độ xử lý cực nhanh (hàng nghìn email/phút), độ chính xác cao và có báo cáo chi tiết.

Nhược điểm

Các công cụ uy tín thường tính phí. Nếu dùng bản miễn phí trôi nổi, bạn có thể đối mặt với rủi ro lộ lọt dữ liệu khách hàng.

Ngoài ra, còn 1 cách để check địa chỉ email có tồn tại hay không là  sử dụng lệnh ping/telnet.

Tuy nhiên cách này thiên về kỹ thuật nhiều, phù hợp cho developer nên Zozo sẽ có bài viết riêng để hướng dẫn về cách kiểm tra email hợp lệ này sau nhé. 

Phần Mềm Zozo EMA - Giải Pháp Check Email Tồn Tại Và Lọc Email Hợp Lệ Tự Động Thông Minh

Nếu các phương pháp thủ công trên khiến bạn cảm thấy mệt mỏi vì sự chậm chạp và rủi ro, thì Zozo EMA chính là lời giải hoàn hảo cho bài toán này.

Khác biệt hoàn toàn với các công cụ rời rạc trên thị trường, Zozo EMA không chỉ là phần mềm gửi email marketing mà còn tích hợp sẵn sức mạnh của một hệ thống "làm sạch" dữ liệu (Data Cleaning) mạnh mẽ.

Zozo EMA là một trong những nền tảng tiên phong trong việc tích hợp tính năng kiểm tra và lọc email tự động ngay trong quy trình email marketing.

Nghĩa là: Thay vì phải mua một phần mềm check email riêng, sau đó tải file về, lọc tay rồi mới upload lên phần mềm gửi, Zozo EMA tích hợp tất cả trong một quy trình khép kín: 

Ngay khi dữ liệu được đưa vào, hệ thống máy quét của Zozo EMA sẽ tự động thực hiện hàng loạt các bước kiểm tra kỹ thuật và khi bạn gửi chiến dịch Email Marketing đi, hệ thống sẽ chỉ gửi đến những email còn hoạt động hợp lệ.

Ví dụ thực tế về hiệu quả của Zozo EMA

Hãy tưởng tượng bạn đang nắm trong tay một danh sách cũ gồm 1.000 email thu thập từ năm ngoái.

• Nếu gửi theo cách thông thường: Bạn gửi đi 1.000 email. Kết quả: 300 email bị trả lại (Bounce). Tỷ lệ lỗi 30%. Tài khoản của bạn ngay lập tức bị Google cảnh báo spam.
• Khi sử dụng Zozo EMA: Bạn upload 1.000 email này lên. Hệ thống Zozo EMA quét và phát hiện 300 email chết. Khi bạn thiết lập chiến dịch gửi, hệ thống sẽ tự động bỏ qua 300 email lỗi này và chỉ gửi tin đến 700 email còn sống.

Kết quả: Tăng tỷ lệ vào Inbox, không bị khóa tài khoản, tiết kiệm chi phí gửi cho 300 người không tồn tại.

Lợi ích "3 Không" của Zozo EMA

Khi sử dụng tính năng check email tồn tại được tích hợp trên Zozo EMA, bạn sẽ nhận được những lợi ích vượt trội:

1. Không tốn thời gian: Tốc độ xử lý hàng nghìn email chỉ trong vài phút. Mọi thứ diễn ra ngầm định và tự động.
2. Không cần kỹ thuật: Bạn không cần biết dòng lệnh code nào. Giao diện trực quan, thân thiện, chỉ cần thao tác kéo thả.
3. Không phát sinh chi phí phụ: Nhiều đơn vị khác tính tiền riêng cho dịch vụ verify email. Tại Zozo EMA, chúng tôi tối ưu hóa chi phí này để mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng doanh nghiệp.

Với phần mềm lọc email tích hợp sẵn và quy trình tự động hóa thông minh, Zozo EMA giúp bạn tập trung vào việc tạo nội dung chất lượng và chiến lược marketing, thay vì phải lo lắng về chất lượng dữ liệu.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Việc Kiểm Tra Email Của Zozo Có Làm Phiền Người Nhận Không?

Hoàn toàn không. Khi sử dụng các công cụ kỹ thuật (như cách Zozo EMA hoạt động), hệ thống chỉ gửi tín hiệu "chào hỏi" (Ping) tới máy chủ quản lý thư để xác nhận sự tồn tại, chứ không hề gửi một nội dung thư thực sự nào vào hộp thư (Inbox) của người dùng. Khách hàng của bạn sẽ không biết rằng email của họ vừa được kiểm tra.

2. Độ chính xác của việc check email là bao nhiêu phần trăm?

Không có công cụ nào trên thế giới dám cam kết chính xác 100% do sự phức tạp của các cấu hình tường lửa và Catch-all server. Tuy nhiên, với thuật toán tối ưu, Zozo EMA cam kết độ chính xác lên tới 98-99%, giúp bạn loại bỏ tối đa rủi ro trước mỗi chiến dịch.

3. Zozo EMA có giới hạn số lượng email kiểm tra hoặc lọc /lần không? 

Thông thường, tại Zozo EMA thì số lượng email tối đa sẽ giới hạn theo gói thường gấp 1.5 lần hạn mức gửi.

Ví dụ: Hạn mức gửi của bạn là gói 50.000 email thì số email tải lên tối đa là 75.000 email. 

Kết luận

Email Marketing vẫn là kênh mang lại ROI (tỷ suất lợi nhuận) cao nhất, nhưng chỉ khi bạn gửi đúng người, đúng địa chỉ. Việc kiểm tra email có tồn tại hay không không chỉ là một bước kỹ thuật, mà là tư duy quản trị rủi ro và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

Đừng để công sức sáng tạo nội dung của bạn bị lãng phí vì những địa chỉ email ảo. Hãy bắt đầu xây dựng một danh sách khách hàng "sạch" và đem lại hiệu quả cao nhất nhé. 

Chúc các bạn thành công! 

Nếu có thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ Zozo để được giải đáp/hỗ trợ miễn phí nhé! 

--------
Zozo.vn - Hệ thống nền tảng hỗ trợ kinh doanh online hiệu quả 
▪️ Website: https://zozo.vn/
▪️ Email: contact@zozo.vn
▪️ Hotline: 0936.377.226 / 0904.886.094
▪️ TP. Hà Nội: Số 247 Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy
▪️ TP. HCM: Số 40 Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình