5W2H là gì? 5W2H có vai trò và ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp?

Trong quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp, việc có một phương pháp cụ thể để thu thập thông tin, đặt câu hỏi và giải quyết vấn đề là vô cùng quan trọng. Một trong những phương pháp được sử dụng phổ biến là 5W2H. 

5W2H là gì? Ý nghĩa của 5W2H như thế nào? Vai trò của 5W2H đối với doanh nghiệp ra sao? Đây có lẽ là khái niệm khá lạ lẫm với mọi người. Hãy cùng Zozo EMA khám phá ngay trong bài viết này nhé!

1. Khái niệm 5W2H là gì?

5W2H là một công cụ quản lý mạnh mẽ giúp định rõ các yếu tố cơ bản của một công việc, một dự án hoặc một vấn đề.

5W2H bắt nguồn từ nguyên tắc "Wh- questions" trong tiếng Anh, bao gồm các câu hỏi:

• Who (Ai làm)
• What (Làm gì)
• When (Làm khi nào)
• Where (Làm ở đâu)
• Why (Làm để làm gì)
• How (Làm như thế nào)
• How much (Mất bao nhiêu tiền)

Đây là những câu hỏi cơ bản giúp thu thập thông tin một cách toàn diện và định hướng rõ ràng.

Để hiểu rõ hơn về 5W2H, chúng ta sẽ đi vào định nghĩa và giải thích từng thành phần của nó:

Why (Xác định mục tiêu, yêu cầu)

Câu hỏi “tại sao" tìm hiểu về lý do và mục đích của công việc hoặc vấn đề. Nó đặt ra câu hỏi về ý nghĩa và lợi ích của việc thực hiện nhiệm vụ đó. Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên bạn cần phải tự hỏi mình là:

• Tại sao tôi phải làm công việc này?
• Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
• Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?

Xác định được mục đích của công việc bạn định làm sẽ giúp bạn có thêm nhiều động lực để hoàn thành hơn.

Tuy nhiên, mục đích lại dễ bị nhầm lẫn với nhiều mục tiêu khác. Vì vậy, bạn phải đưa ra mục đích thật cụ thể, tránh sơ sài, chung chung.

What (Xác định nội dung công việc)

Đây là câu hỏi về nội dung và mục tiêu của công việc hoặc vấn đề. Câu hỏi “Làm gì" giúp xác định rõ ràng những gì cần làm và những kết quả cần đạt được. Nó liên quan đến mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được hoặc vấn đề cần được giải quyết. Cụ thể:

• What (Cái gì?) Nội dung công việc đó là gì?
• Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó
• Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước.

Xác định 3W

- Where: (Ở đâu) Câu hỏi “ở đâu" đặt câu hỏi về địa điểm và vị trí. Nó xác định nơi mà công việc sẽ được thực hiện hoặc vấn đề xảy ra. Điều này có thể liên quan đến việc xác định địa điểm làm việc, nơi trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả công việc hoặc vấn đề cần giải quyết. Có thể bao gồm các câu hỏi sau:

• Công việc đó thực hiện tại đâu?
• Giao hàng tại địa điểm nào?
• Kiểm tra tại bộ phận nào?
• Thử nghiệm những công đoạn nào? 
• v.v…

- When: (Khi nào?) câu hỏi “khi nào" đặt ra các vấn đề về thời gian và lịch trình. Nó giúp xác định thời điểm công việc sẽ bắt đầu và kết thúc, cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Câu hỏi này hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và phân bổ thời gian một cách hợp lý.

• Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
• Có 4 loại công việc khác nhau: Công việc quan trọng và công việc khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

- Who: (ai?) Đây là câu hỏi về người thực hiện công việc hoặc có liên quan đến vấn đề cần giải quyết. Trong một dự án hoặc công việc, việc xác định “ai" sẽ thực hiện nhiệm vụ rất quan trọng để phân công và chịu trách nhiệm. Câu hỏi này giúp xác định người có liên quan, người có trách nhiệm và người sẽ bị ảnh hưởng bởi công việc hoặc vấn đề đó. Cụ thể, bạn sẽ trả lời những câu hỏi sau:

• Ai làm việc đó?
• Ai kiểm tra?
• Ai hỗ trợ?
• Ai chịu trách nhiệm?
• …

Xác định cách thức thực hiện (How) 

Câu hỏi “làm thế nào” tập trung vào phương pháp và quy trình để thực hiện công việc. Nó đưa ra các câu hỏi về cách thức, phương pháp và quy trình để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Câu hỏi này giúp xác định cách làm và tìm ra phương án tốt nhất để đạt được mục tiêu. Nó bao gồm các nội dung:

• Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (Cách thức thực hiện từng công việc)
• Tiêu chuẩn là gì?
• Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

Xác định cần bao nhiêu tiền (Chi phí) để làm công việc này

Câu hỏi này liên quan đến nguồn lực và chi phí. Nó đặt câu hỏi về số lượng nguồn lực (nhân lực, vật liệu, tài chính) cần thiết để thực hiện công việc. Câu hỏi này giúp xác định và ước tính nguồn lực và chi phí để lập kế hoạch và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả.

Cần phải có một dự toán kĩ lưỡng và rõ ràng, như vậy khi có những sự chênh lệch xảy ra thì sẽ dễ dàng để rà soát hơn, đồng thời cũng cần tìm hiểu kĩ về chi phí trên thị trường để tránh giá quá cao so với mặt bằng chung.

2. Vai trò của 5W2H đối với doanh nghiệp

5W2H đóng một vai trò quan trọng và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý và lãnh đạo. Dưới đây là các vai trò chính của 5W2H:

Hỗ trợ quá trình lập kế hoạch và xác định mục tiêu

Bằng cách trả lời các câu hỏi Who, What, When, Where, Why và How, 5W2H giúp doanh nghiệp định rõ mục tiêu cụ thể và rõ ràng. Nó giúp xác định những việc quan trọng cần làm và ưu tiên đúng việc cần thực hiện, từ đó hỗ trợ quá trình lập kế hoạch chi tiết và xác định hướng đi.

Cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ

5W2H đảm bảo rằng những thông tin cần thiết được thu thập một cách toàn diện và đầy đủ. Việc đặt các câu hỏi phù hợp giúp xác định rõ vấn đề hoặc công việc cần thực hiện, thu thập thông tin từ các bên liên quan và đảm bảo hiểu rõ tình hình. Thông tin chi tiết và đầy đủ là cơ sở để đưa ra quyết định thông minh và hiệu quả.

Giao tiếp hiệu quả và đồng bộ hóa công việc

5W2H giúp tạo ra sự hiểu biết chung và đồng nhất về công việc giữa các thành viên trong tổ chức. Việc đặt ra các câu hỏi cùng một ngôn ngữ và tập trung vào các yếu tố quan trọng giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và minh bạch. Điều này tạo ra sự đồng bộ hóa trong công việc, tránh hiểu lầm và đảm bảo rằng tất cả mọi người đang hướng đến cùng mục tiêu.

Kiểm soát và đánh giá tiến trình công việc

5W2H hỗ trợ việc kiểm soát và đánh giá tiến trình công việc một cách khoa học và kịp thời. Bằng cách đặt ra câu hỏi về thời gian, địa điểm, phương pháp và nguồn lực, nó giúp đảm bảo sự theo dõi chặt chẽ và đúng hẹn. Điều này cho phép doanh nghiệp đánh giá tiến trình, xác định các vấn đề gặp phải và thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết để đạt được mục tiêu đề ra.

Giải quyết vấn đề và ra quyết định

5W2H đặt ra các câu hỏi cần thiết để phân tích vấn đề và tìm ra các giải pháp. Việc đặt câu hỏi Who, What, When, Where, Why, How và How much giúp định rõ nguyên nhân và tác động của vấn đề, tìm kiếm các phương án giải quyết và đưa ra quyết định dựa trên thông tin và dữ liệu đầy đủ. Điều này giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề một cách chính xác và nhanh chóng.

Tóm lại, 5W2H đóng vai trò quan trọng trong quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp. Nó giúp xác định mục tiêu, cung cấp thông tin chi tiết, giao tiếp hiệu quả, kiểm soát tiến trình công việc và giải quyết vấn đề. Với vai trò và ý nghĩa của mình, 5W2H là một công cụ hữu ích để doanh nghiệp đạt được thành công và phát triển bền vững.

3. Ý nghĩa của 5W2H đối với doanh nghiệp

5W2H mang đến nhiều ý nghĩa và lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số ý nghĩa chính của 5W2H đối với doanh nghiệp:

Tăng hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tốt hơn

5W2H giúp doanh nghiệp tập trung vào những việc quan trọng và ưu tiên đúng việc cần làm. Bằng cách định rõ mục tiêu, thu thập thông tin chi tiết và xác định phương pháp thích hợp, doanh nghiệp có khả năng tăng cường hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tốt hơn.

Đảm bảo sự minh bạch và truyền đạt thông tin hiệu quả

5W2H giúp doanh nghiệp trở nên minh bạch và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng. Việc sử dụng cùng một ngôn ngữ và tập trung vào các yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự hiểu biết chung và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng. Điều này giúp tạo ra sự tin tưởng, sự đồng thuận và tăng cường sự gắn kết trong tổ chức.

Giảm thiểu rủi ro và xử lý vấn đề nhanh chóng

5W2H giúp doanh nghiệp xác định rõ nguyên nhân và tác động của vấn đề, từ đó giảm thiểu rủi ro và xử lý vấn đề nhanh chóng. Việc đặt các câu hỏi cần thiết giúp phân tích vấn đề một cách cụ thể và tìm ra các giải pháp phù hợp. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra các biện pháp phòng ngừa và đáp ứng linh hoạt với những tình huống không mong muốn.

Nâng cao chất lượng quyết định và tạo đột phá sáng tạo

5W2H đặt câu hỏi một cách chi tiết và kỹ lưỡng, giúp doanh nghiệp thu thập thông tin và dữ liệu đầy đủ. Điều này giúp nâng cao chất lượng quyết định, đưa ra các quyết định dựa trên căn cứ rõ ràng và giảm thiểu sự chủ quan. Ngoài ra, việc đặt câu hỏi cũng khuyến khích sự sáng tạo và tư duy phản biện, giúp tạo ra những ý tưởng mới và đột phá.

Xây dựng một môi trường làm việc có trách nhiệm và năng động

5W2H khuyến khích sự minh bạch, truyền đạt thông tin hiệu quả và tập trung vào quy trình công việc. Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc có trách nhiệm, nơi mà mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình và biết đến sự liên kết của công việc của họ với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Công cụ này cũng khuyến khích sự linh hoạt và thích ứng trong công việc, giúp doanh nghiệp tiếp cận và thích nghi với những thay đổi và cơ hội mới.

4. Kết luận

Tổng kết lại, 5W2H đóng vai trò quan trọng và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Từ việc tăng cường hiệu suất làm việc, đảm bảo sự minh bạch và truyền đạt thông tin hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và xử lý vấn đề, nâng cao chất lượng quyết định và tạo đột phá sáng tạo, cho đến việc xây dựng một môi trường làm việc có trách nhiệm và năng động, 5W2H đóng góp vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

Trải nghiệm miễn phí nền tảng Email Marketing tự động hoá chuyên nghiệp

>> Có thể bạn quan tâm:

Metaverse là gì? Tất cả những điều bạn cần biết về vũ trụ ảo Metaverse - công nghệ của tương lai

SSP là gì? Tất cả những gì về SSP mà bạn cần biết