Vai trò của chữ ký số với doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số như thế nào?

Trong kỷ nguyên 4.0 đặc biệt là sau những tác động của dịch covid 19, các hoạt động như quản trị doanh nghiệp, quản lý nhân sự, hóa đơn chứng từ đang dần dịch chuyển lên nên tảng số nhằm tối ưu hiệu quả, chi phí cũng như nhân lực. Và ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng chữ ký số bởi sự nhanh chóng - tiện lợi - phù hợp với cuộc sống hiện đại, đồng thời tăng mức độ bảo mật, an toàn đối với các văn bản, chứng từ trong quá trình giao dịch.

Chữ ký số là gì? 

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử dựa trên công nghệ mã hóa công khai, đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.

Chữ ký số số được ký trên các loại văn bản và tài liệu số như: xml, word, excel, pdf…

Chữ ký số là:

- Điều kiện bảo đảm tính pháp lý của các giao dịch điện tử

- Cho phép các giao dịch có thể thực hiện trong môi trường điện tử.

- Xác định địa vị pháp lý của tài liệu điện tử trong giao dịch điện tử

Vai trò của chữ ký số với doanh nghiệp

Với chữ ký số, doanh nghiệp không còn phải in ấn và quản lý tài liệu giấy. Tổ chức/doanh nghiệp có thể điện tử hóa việc ký và lưu trữ các chứng từ, tài liệu như hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…

Như vậy, có thể nói, chữ ký số có vai trò quan trọng trong việc giúp cho việc ký kết các văn bản, chứng từ, hợp đồng ...diễn ra được nhanh chóng - thuận tiện - tiết kiệm - đồng bộ, giúp rút ngắn thời gian quy trình khi tạo lập văn bản, in rồi ký tên và đóng dấu. 

Việc sử dụng chữ ký số làm cho các thủ tục giao dịch kê khai dần chuyển sang quy trình số hóa hoàn toàn. 

Lợi ích của chữ ký số đối với doanh nghiệp

Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.

Quá trình ký số được thực hiện dựa trên công nghệ mã hóa công khai (PKI) sử dụng thuật toán mã hóa công khai (RSA). Công nghệ này giúp xác định chính xác danh tính của người ký

Tiết kiệm thời gian, chi phí

 Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân công, di chuyển, doanh nghiệp không cần gặp gỡ nhau, giảm thiểu trở ngại về khoảng cách địa lý.

Thủ tục nhanh gọn, không cần trực tiếp ký tay:

Thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước: phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản, đóng bảo hiểm xã hội, ký kết hợp đồng…

Chữ ký số đảm bảo tính chính xác, bảo mật dữ liệu

Chữ ký số là bằng chứng cho các giao dịch điện tử, nội dung đã ký kết, các bên không có cơ sở phủ nhận chữ ký của mình khi đã thực hiện việc ký số. Từ đó, hạn chế các tranh chấp không đáng có giữa các bên.

Chữ ký số áp dụng vào những công việc gì

Bản chất của chữ ký số là việc xác nhận các giao dịch cho nên tất cả những mô hình, hoạt động nào mà yêu cầu có sự xác nhận giao dịch giữa 2 bên thì đều có thể áp dụng chữ ký số vào được. 

Cụ thể, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số trong các trường hợp: 

- Kê khai nộp thuế trực tuyến và hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính 

- Dùng để ký hợp đồng với các đối tác làm ăn trực tuyến 

- Kê khai các dịch vụ BHXH

- Giúp thanh toán hóa đơn mua sắm, điện nước,...

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp

Trên thị trường hiện có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Và hầu hết tất cả các dịch vụ chữ ký số đều có các chức năng và ứng dụng giống nhau, các tính năng về bảo đảm chất lượng tuân theo chuẩn mã hóa bảo mật cao và phải có sự cấp phép của nhà nước (Bộ thông tin truyền thông). Vì vậy, khi chọn mua chữ ký số doanh nghiệp, bạn có thể cần cân nhắc lựa chọn dựa vào 2 các yếu tố sau:

Chi phí đăng ký chữ ký số là bao nhiêu?

Hiên nay giá các gói mua mới, gia hạn chữ ký số của các nhà cung cấp chênh lệch nhau tùy theo thương hiệu chữ ký số và các đại lý cung cấp chữ ký số mà bạn lựa chọn. Đa phần các thương hiệu lớn như Chữ ký số Viettel, Chữ ký số FPT, Chữ ký số VNPT sẽ có giá cao hơn các nhà mạng khác. Khi chọn nhà mạng chữ ký số ban cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Giá chữ ký số đó đã bao gồm VAT chưa?
• Giá chữ ký số đã bao gồm USB token hay chưa?
• Giá chữ ký số đã bao gồm các phí dịch vụ cài đặt, hướng dẫn sử dụng không?
• Mức giá cuối cùng bạn phải thanh toán là bao nhiêu?
• Đó có phải là mức giá cuối cùng hay không?
• Có phát sinh thêm chi phí nào khác không (Chi phí giao hàng, chi phí cài đặt, hỗ trợ…)?

Dịch vụ hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng chữ ký số

Nhiều đại lý, nhà cung cấp chữ ký số sau khi bán chữ ký số cho bạn với mức giá rẻ hơn thị trường nhiều thường bỏ mặc bạn với những lỗi gặp phải khi sử dụng mà không hề có những hướng dẫn, hỗ trợ khiến cho bạn vì chờ đợi hỗ trợ quá lâu, ảnh hưởng đến hiệu quả tiến độ, làm gián đoạn công việc khiến doanh nghiệp đành phải “ngậm ngùi” mua mới chữ ký số.

Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp đó là tốt, có thể hỗ trợ bất cứ khi nào doanh nghiệp gặp vấn đề trong quá trình sử dụng. Để kiểm chứng dịch vụ của chữ ký số đó có tốt hay không bạn có thể liên hệ với tổng đài, fanpage của họ nhờ họ hỗ trợ cài đặt, mở khoá, khai nộp thuế, ký hoá đơn, Cập nhật chữ ký số Hải quan… Nếu dịch vụ tốt thì bạn hãy cân nhắc lựa chọn.

Quy trình đăng ký chữ ký số

Sau khi chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số, họ sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình đăng ký chứ ký số. 

Về cơ bản, các bước đăng ký chữ ký số như sau: 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bước 2: Gửi hồ sơ đến nhà cung cấp dịch vụ
Bước 3: Xử lý hồ sơ
Bước 4: Nhà cung cấp cấp chữ ký số

Trên đây, Zozo đã cung cấp đến bạn những kiến thức về việc doanh nghiệp áp dụng chữ ký số như thế nào. Hi vọng bài viết hữu ích với bạn! 

Cuối cùng, đừng quên, Zozo cũng là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín hàng đầu. 

Nếu bạn đang có nhu cầu mua chữ ký số, tìm nhà cung cấp chữ ký số, hãy liên hệ ngay Zozo hoặc truy cập https://zozo.vn/chu-ky-so để được tư vấn chi tiết nhé! 

--------

Zozo - Nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh online và chuyển đổi số hiệu quả

Website: Zozo.vn

Địa chỉ: 

• Hà Nội: Số 247 Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy
• Đà Nẵng: Số 56 Nguyễn Tri Phương, Phường Chính Gián, Quận Thanh Khê
• TP. HCM: Số 40 Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình

Hotline: 093.606.21.66 /0936.231.322 /090.488.60.94