PO là gì? Tầm quan trọng của PO đối với mỗi doanh nghiệp mà bạn nên biết

Với tư cách là nhà quản trị, theo dõi hàng tồn kho và quản lý đặt hàng từ nhà cung cấp là vô cùng cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp. PO hay Purchase Order là một khái niệm không hề xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy chính xác PO là gì? Trong bài viết này, Zozo sẽ giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến PO mà bạn cần biết.

1. PO là gì?

PO (Purchase Order) là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp động rằng buộc chính thức để mua hàng hoá hoặc dịch vụ. 

Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết những gì bạn muốn mua. Nó liệt kê chi tiết nội dung đơn đặt hàng, bao gồm số lượng, loại sản phẩm, kiểu dáng, màu sắc,... mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng. 

Bằng cách gửi PO đến người bán, người mua cam kết mua hàng hoá hoặc dịch vụ với số tiền đã thoả thuận. Về cơ bản, đơn đặt hàng (PO) là một hợp đồng giúp bảo vệ cả người mua và người bán nếu có vấn đề với việc thanh toán hoặc giao hàng. 

Một đơn đặt hàng (PO) mẫu

2. Tác dụng của PO là gì?

Truyền đạt yêu cầu của bên mua đến bên bán

PO thể hiện rõ ràng những yêu cầu về sản phẩm/ hàng hoá/ dịch vụ mà bên mua muốn truyền đạt đến bên bán về chất liệu, mẫu mã, kiểu dáng, số lượng, chất lượng,...

Quản lý đơn hàng hiệu quả

Dựa vào PO bên mua có thể theo dõi thông tin liên quan tới đơn hàng như: người đặt mua, mua những sản phẩm nào, thời gian mua hàng, tổng số tiền đặt hàng… Việc quản lý khoa học sẽ giúp tránh được tình trạng đặt trùng đơn, dễ đối soát công nợ, khớp hoá đơn, cân đối chi phí đặt hàng…

Tài liệu cần thiết khi kiểm toán tài chính

Khi thực hiện kiểm toán tài chính, PO sẽ là bằng chứng xác thực cho việc chi tiêu mua hàng của doanh nghiệp

Bảo vệ quyền lợi pháp lý của các bên

PO bảo vệ quyền lợi pháp lý của cả bên mua và bên bán nếu như hai bên có bất cứ tranh chấp nào liên quan tới sản phẩm/ hàng hoá/ dịch vụ như: số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, hay vấn đề thanh toán,...

Chuẩn hoá quy trình mua hàng

Sự tham gia của PO trong hoạt động đặt hàng giúp qúa trình này diễn ra một cách chuyên nghiệp và hợp lý

3. Nội dung chính của PO gồm những gì?

Một đơn PO (đơn đặt hàng) thường bao gồm:

• Số và ngày phát hành (ngày nhận yêu cầu đặt hàng của khách)
• Sản phẩm cần thiết và số lượng của từng sản phẩm
• Chi tiết sản phẩm bao gồm số SKU (Stock Keeping Unit - Đơn vị lưu kho), số kiểu máy và tên thương hiệu
• Giá của từng sản phẩm trên đơn vị
• Ngày giao hàng
• Thông tin doanh nghiệp bao gồm địa chỉ giao hàng và thanh toán, tên công ty và thông tin liên hệ
• Điều khoản thanh toán, chẳng hạn như “thanh toán khi giao hàng" hoặc các tuỳ chọn ngày thanh toán cụ thể

4. Quy trình sử dụng PO

Đối với mỗi ngành nghề thì quy trình sử dụng PO sẽ khác nhau. Dưới đây, Vietnix sẽ tổng hợp quy trình chung các bước sử dụng và tạo PO, cụ thể như sau:

• Bước 1: Trước tiên, bên mua cần tìm hiểu, lựa chọn và đưa ra quyết định mua sản phẩm hay dịch vụ nào đó cho công ty.
• Bước 2: Khi bắt đầu quá trình mua hàng, bên mua sẽ tiến hành xuất PO cho bên bán. 
• Bước 3: Ngay khi nhận được PO, bên bán cần phản hồi xem có thể đáp ứng được đơn đặt hàng theo yêu cầu hay không. Trong trường hợp vì một lý do nào đó mà không đủ điều kiện để đáp ứng thì lập tức PO sẽ bị hủy.
• Bước 4: Còn trong trường hợp xác nhận thực hiện được giao dịch này thì bên bán sẽ chuẩn bị và lên lịch sản xuất dựa theo số lượng và tiến độ đã ghi trên PO.
• Bước 5: Sau khi đã hoàn thành số lượng theo PO, bên bán có thể tự thực hiện hoặc tìm một đơn vị vận tải để vận chuyển hàng hóa đến người mua.
• Bước 6: Sau đó, bên bán cần tạo hóa đơn cho đơn hàng. Đồng thời, trong hóa đơn phải có số PO nhằm đảm bảo tính chuẩn xác của thông tin. 
• Bước 7: Cuối cùng, khi bên mua nhận được hàng và kiểm tra mọi thông tin thì sẽ tiến hàng thanh toán theo những điều khoản mà hai bên đã quy định trước đó.

5. Cách quản lý PO hiệu quả

Vì PO là một chứng từ rất quan trọng đối với các công ty kinh doanh các mặt hàng hoá. Do đó việc quản lý PO cần có sự thận trọng và rõ ràng để tránh các rủi ro trong quá trình làm việc với các nhà cung cấp:

• Để việc mua sắm hiệu quả và dễ dàng hơn thì hồ sơ của các nhà cung cấp cần phải được quản lý một cách rõ ràng.
• Hồ sơ và tài liệu cần được quản lý đúng cách tránh gây ra các tình trạng thất thoát hay nhầm lẫn khi kiểm toán.
• Quá trình hủy PO cũng cần phải được thực hiện một cách rành mạch và rõ ràng. Do đó, nếu bạn muốn hủy PO thì cần phải có những thông tin quan trọng như lý do hay chữ ký phê duyệt thì mới có thể hủy được.
• Tuy nhiên nếu PO của bạn bị hủy thì cũng cần được lưu trữ cùng với các tài liệu có liên quan tránh những vấn đề phát sinh khác.

Nhằm đảm bảo khả năng lưu trữ và quản lý được tối ưu hóa hiệu quả thì các đơn đặt hàng hay nhập hàng ở các cửa hàng lẻ cũng cần phải được kiểm soát trên các phần mềm quản lý bán hàng.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đánh giá được hiệu quả bán hàng theo từng nhà cung cấp khác nhau nhờ vào các bảng báo cáo trên phần mềm.

Việc này giúp cho quá trình theo dõi nhu cầu của khách hàng tốt hơn. Từ đó, người quản trị có thể lên kế hoạch nhập hàng một cách phù hợp nhất.

 6. Phân biệt sự khác nhau giữa PO và Invoice (hóa đơn)

Invoice còn được hiểu là hoá đơn, là loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hoá. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hoá đơn, tuy nhiên trên thực tế, 2 khái niệm này không giống nhau và được nhận định rõ ràng qua một số vấn đề sau:

7. TOP 4 kiểu PO phổ biến thường được sử dụng

PO được sử dụng phổ biến trong kinh doanh nhờ sự tiện lợi trong giao dịch và giúp tăng trưởng hơn trong kinh doanh. Tuy nhiên để thực sự ứng dụng được vào trong thực tế, có rất nhiều trường hợp với tình huống ràng buộc khác nhau, buộc người dùng phải linh hoạt lựa chọn những kiểu đơn PO phù hợp với điều kiện thực tế. Trên thực tế, có 4 loại PO khác nhau thường được các nhà kinh doanh sử dụng phổ biến.

Đơn đặt hàng tiêu chuẩn (Standard purchase order - PO)

Đây là loại mà hầu hết chúng ta đều quen thuộc. Các công ty sử dụng chúng cho các đơn đặt hàng một lần không thường xuyên.

PO tiêu chuẩn yêu cầu thông tin cụ thể hơn so với ba loại còn lại vì chúng là đơn đặt hàng bạn đặt với các nhà cung cấp không đặt hàng thường xuyên. Ví dụ: một doanh nghiệp mua đồ nội thất cho không gian văn phòng của mình sẽ không mong muốn thường xuyên thay thế những món đồ này và sẽ sử dụng đơn đặt hàng tiêu chuẩn.

Các đơn đặt hàng tiêu chuẩn đòi hỏi sự chắc chắn cao nhất, vì nhà cung cấp phải hoàn thành một đơn đặt hàng mà vẫn còn những rủi ro bên đặt hàng huỷ đơn đặt. Loại đơn đặt hàng này thường bao gồm các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng, danh sách chia thành từng mục các mặt hàng được yêu cầu và chi tiết giao hàng.

Đơn đặt hàng phải trải qua quy trình phê duyệt đơn đặt hàng bao gồm phê duyệt của người quản lý.

Đơn đặt hàng đã lên kế hoạch (Planned purchase order - PPO)

Đơn đặt hàng theo kế hoạch bao gồm mức độ chi tiết tương tự như đơn đặt hàng tiêu chuẩn, nhưng ngày giao hàng và địa điểm chưa được xác định. Đối với những đơn đặt hàng này, thời điểm phát hành là chi tiết quan trọng nhất.

PPO về cơ bản là đơn đặt hàng mua riêng lẻ mà một doanh nghiệp có thể phát hành khi cần thiết. Các doanh nghiệp có thể sử dụng PPO điển hình này để thay thế hoặc bổ sung các mặt hàng họ muốn sử dụng trong một khoảng thời gian. Những mặt hàng này có thể cần dự trữ trong khoảng thời gian không thường xuyên, đòi hỏi ngày giao hàng không xác định. Ví dụ, trong một văn phòng thông thường, người quản lý văn phòng có thể tạo PPO cho các hộp mực máy in được xuất xưởng khi nguồn cung cấp gần hết.

Đơn hàng mua trống (Blanket purchase order - BPO)

Đôi khi còn được gọi là “đơn đặt hàng thường xuyên", đơn đặt hàng trống là một thoả thuận với nhà cung cấp để mua hàng trong tương lai, trong đó số lượng của các mặt hàng là không xác định. BPO bao gồm các chi tiết tương tự như PPO, ngoại trừ số lượng mặt hàng vẫn chưa được xác định, cùng với chi tiết giao hàng.

Một văn phòng có thể sử dụng BPO để đặt giấy máy in. Giống như hộp mực, có thể khó dự đoán khi nào sẽ hết giấy. Tuy nhiên, không giống như ví dụ trước, bạn có thể không dễ dàng xác định được mình sẽ cần bao nhiêu giấy trong tương lai. Trong tình huống này, bạn có thể thiết lập BPO với nhà cung cấp ưu tiên của mình để có thể đặt hàng số lượng cần thiết khi đến thời điểm.

Bởi vì các BPO có thể đặt nhà cung cấp vào tình thế bấp bênh mà họ không thể đáp ứng đơn hàng khi cần, các đơn đặt hàng thường giới hạn số lượng tối đa mà doanh nghiệp có thể đặt hàng cùng một lúc.

Hợp đồng mua đơn đặt hàng (Contract purchase orders - CPO)

Là loại đơn đặt hàng có số lượng chi tiết ít nhất, đơn đặt hàng hợp đồng chỉ quy định các điều khoản và điều kiện được thương lượng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. CPO về cơ bản là một hợp đồng quy định sẽ có các đơn đặt hàng trong tương lai và cung cấp các hướng dẫn về thời điểm chúng xảy ra.

CPO giúp thiết lập các đơn đặt hàng trong tương lai, mặc dù chúng không được phát hành theo cùng một cách. Một PO được đặt dưới một CPO đã được lập trước đó. Một số CPO bao gồm các khung thời gian đã thỏa thuận cho các PO trong tương lai nhưng không có thông tin nào về số lượng, ngày tháng hoặc danh sách mặt hàng mà một công ty sẽ yêu cầu.

Lời kết

Bài viết trên đây tổng hợp những nội dung về PO mà Zozo muốn gửi đến bạn. Chắc hẳn, đến đây bạn đã có câu trả lời PO là gì hay Purchase Order là gì. Zozo hy vọng bài viết sẽ mang đến cho bạn đọc thông tin bổ ích có thể áp dụng vào được trong kinh doanh. Nếu thấy bài viết hay, đừng quên chia sẻ cho mọi người nhé!

------

Zozo - Hệ thống nền tảng ứng dụng hỗ trợ kinh doanh online hiệu quả 

Địa chỉ: 

• Hà Nội: Số 247 Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy
• Đà Nẵng: Số 56 Nguyễn Tri Phương, Phường Chính Gián, Quận Thanh Khê
• TP. HCM: Số 40 Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình

Hotline: 093.606.21.66 /0936.231.322 /090.488.60.94

>> Có thể bạn quan tâm:

SME là gì? Những cơ hội và thách thức của SMEs tại Việt Nam

Livestream bán hàng là gì? Hướng dẫn chi tiết cách livestream bán hàng “hái ra tiền"