Mẫu Template Email Báo Giá Logistics Chuyên Nghiệp, Thu Hút Khách Hàng

Trong thời đại số hóa, email báo giá logistics đóng vai trò then chốt trong việc tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng

Một mẫu email báo giá logistics được thiết kế chuyên nghiệp không chỉ truyền tải thông tin chính xác mà còn thể hiện sự uy tín và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, Zozo sẽ chia sẻ đến bạn đọc cách viết email báo giá logistics hiệu quả và cung cấp đến bạn những mẫu email báo giá logistics chuyên nghiệp nhất.

Chúng ta cùng bắt đầu nhé.    

Email Báo Giá Logistics Là Gì? 

Email báo giá Logistics (Logistics Quotation Email) là văn bản điện tử chính thức mà công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển, kho bãi, và các giải pháp logistics gửi đến khách hàng tiềm năng nhằm mục đích xác định và truyền đạt chi phí dự kiến cho một dịch vụ vận chuyển hoặc chuỗi cung ứng cụ thể.

Và vai trò của Email báo giá Logistics bao gồm: 

- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Email báo giá là "bộ mặt" đầu tiên của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Một email được thiết kế đẹp mắt, nội dung rõ ràng sẽ tạo niềm tin và ấn tượng tốt ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên.

- Cung cấp thông tin minh bạch: Email giúp khách hàng nắm rõ toàn bộ chi phí, điều khoản và quyền lợi của mình, từ đó đưa ra quyết định hợp tác sáng suốt.

- Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải gặp mặt trực tiếp hoặc điện thoại trao đổi nhiều lần, email báo giá giúp truyền tải đầy đủ thông tin một cách nhanh chóng và có thể lưu trữ để tham khảo sau này.

- Tài liệu pháp lý: Email báo giá có giá trị pháp lý, có thể được sử dụng làm căn cứ cho hợp đồng và giải quyết tranh chấp (nếu có).

Sự khác biệt giữa email báo giá sản phẩm thông thường và email báo giá logistics 

Sự khác biệt cốt lõi giữa hai loại báo giá này nằm ở tính chất biến đổi và thành phần chi phí. Trong khi báo giá sản phẩm thường cố định và chỉ bao gồm đơn giá, số lượng và tổng tiền, báo giá Logistics lại có tính biến đổi rất cao, chịu ảnh hưởng lớn từ giá nhiên liệu, cước tàu/bay, và tỉ giá hối đoái.

Và đặc biệt, thời hạn hiệu lực của báo giá Logistics rất ngắn (thường chỉ từ 3-7 ngày) do sự biến động nhanh chóng của thị trường cước, khác hẳn với thời hạn dài hơn của báo giá sản phẩm.

Vì vậy, mẫu email báo giá logistics cần đặc biệt nhấn mạnh tính rõ ràng và điều khoản hiệu lực.

Các Nội Dung Cần Có Trong Email Báo Giá Logistics

Một mẫu email báo giá logistics hoàn chỉnh cần bao gồm đầy đủ các thông tin sau để đảm bảo tính chuyên nghiệp và minh bạch dù là trình bày trực tiếp trong ở file đính kèm trong mail

1. Chi tiết Yêu cầu (Để xác nhận lại)

Đây là bước đầu tiên để chứng minh bạn đã nắm rõ nhu cầu của khách hàng:

- Tên và Loại Hàng hóa (Commodity): Xác định loại hàng (Hàng thường, hàng nguy hiểm, hàng cần nhiệt độ...).

- Tuyến đường (Route): Cảng xếp hàng (POL) và Cảng dỡ hàng (POD) hoặc địa điểm giao/nhận (Door to Door).

- Khối lượng/Kích thước: Số lượng container (20’DC, 40’HC), Tổng CBM, Tổng trọng lượng (Gross Weight).

- Điều kiện Incoterms: FOB, EXW, CIF, DDP... (Điều này quyết định trách nhiệm chi phí).

- Thời gian mong muốn (ETD/ETA): Ngày hàng sẵn sàng (Cargo Ready Date) hoặc ngày mong muốn khởi hành.

2. Bảng kê Chi phí (Phần cốt lõi)

Bảng kê chi phí phải được chia thành các hạng mục rõ ràng:

- Chi phí Cước chính (Freight): Ocean Freight (OF), Air Freight (AF), Road Freight.

- Chi phí Địa phương (Local Charges):

- Tại cảng đi (POL): THC, Seal, Handling Fee, Telex Release Fee, B/L Fee.

- Tại cảng đến (POD): Phí D/O (Delivery Order), THC (nếu tính theo điều kiện).

- Phụ phí Biến đổi (Surcharges): CIC, GRI, BAF, PSS... (Nếu có, ghi rõ cơ sở tính).

- Chi phí Dịch vụ cộng thêm: Phí khai báo hải quan, Phí vận chuyển nội địa (Trucking), Phí bảo hiểm (Insurance Fee), Phí kiểm dịch/hun trùng.

Lưu ý quan trọng: Luôn tách bạch đơn vị tiền tệ (USD/VNĐ) và chi phí chưa bao gồm VAT.

3. Điều khoản Thanh toán và Thời hạn Hiệu lực

- Thời hạn Báo giá (Validity): Phải ghi rõ ngày hết hạn (Ví dụ: 7 ngày kể từ ngày gửi email). Đây là điều khoản bắt buộc phải có trong mẫu email báo giá logistics.

- Điều khoản Thanh toán: Phương thức thanh toán (chuyển khoản), thời điểm thanh toán (trước khi nhận B/L, sau khi nhận hàng...).

- Thời gian vận chuyển (Transit Time): Thời gian dự kiến từ cảng đến cảng (không bao gồm thời gian thông quan).

Cấu Trúc Chuẩn Một Email Báo Giá Logistics

1. Tiêu đề Email

Ngắn gọn, chuyên nghiệp, khẩn cấp vừa phải.

Bao gồm: Mã báo giá (nếu có), Loại dịch vụ, Tuyến, Tên công ty/Khách hàng.

Ví dụ chuẩn SEO: Báo giá FCL (HCM - Pusan) - Zozo Logistics - QUO-20251101

>> Quy tắc viết tiêu đề Email Marketing cần biết tăng tỉ lệ vào inbox 

2. Lời chào và Mở đầu

Cá nhân hóa bằng tên người nhận.

Bắt đầu bằng lời cảm ơn chân thành vì sự quan tâm của khách hàng.

Nêu lý do gửi email (Phản hồi yêu cầu báo giá ngày...)

3. Thân bài

Xác nhận lại yêu cầu: Tóm tắt 3-4 điểm quan trọng nhất của lô hàng (Hàng gì, đi đâu, bao nhiêu Cont).

Trình bày Báo giá: Gửi file đính kèm (PDF/Excel) hoặc chèn bảng chi phí ngắn gọn trực tiếp vào email.

Điểm mạnh: Nhấn mạnh 1-2 lợi thế cạnh tranh của công ty bạn (ví dụ: Transit Time Tốt Nhất, Hỗ trợ Khai báo Hải quan 24/7).

4. Điều khoản và Lưu ý

Nhắc lại Thời hạn Hiệu lực của báo giá bằng cách in đậm (rất quan trọng).

Ghi rõ các chi phí không bao gồm (VAT, Bảo hiểm).

5. Lời kêu gọi Hành động và Chữ ký 

CTA (Call to Action): Đưa ra lời mời hành động rõ ràng (Phản hồi, gọi điện, hoặc xác nhận qua link).

Kết thúc: Lời chúc, cam kết hợp tác lâu dài.

Chữ ký: Đầy đủ thông tin liên hệ (Tên, Chức danh, Số điện thoại, Email, Website) để khách hàng dễ dàng liên lạc.

Mẫu Template Email Báo Giá Logistics Thu Hút Khách Hàng

Dưới đây là các mẫu template email báo giá chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm nhé!

Mẫu 1:

Đây là một mẫu email báo giá dịch vụ Logistics đơn giản, nội dung ngắn gọn, tập trung vào CTA kêu gọi khách hàng xem báo giá chi tiết qua file đính kèm trong email. 

🔍 Xem ảnh ✅ Xem demo

>> Đăng ký dùng thử mẫu email báo giá logistic Mẫu 01 TẠI ĐÂY

Mẫu 2: 

Đây là một mẫu email báo giá dịch vụ logistics chuyên nghiệp, trình bày bắt mắt và thu hút. Nội dung bao gồm các thông tin như file đính kèm là báo giá, điều khoản và thời hạn của báo giá. 

🔍 Xem ảnh ✅ Xem demo

>> Đăng ký dùng thử mẫu email báo giá logistic Mẫu 02 TẠI ĐÂY

Mẫu 3: 

Đây là một mẫu email báo giá dịch vụ logistic được trình bày khoa học, đơn giản nhưng đầy đủ những thông tin cần thiết của một email báo giá như: điều kiện áp dụng, ưu đãi. Và thông tin sale cũng được thể hiện rõ ràng, giúp khách hàng có nhu cầu có thể liên hệ ngay.

🔍 Xem ảnh ✅ Xem demo

>> Đăng ký dùng thử mẫu email báo giá logistic Mẫu 03 TẠI ĐÂY

Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Email Báo Giá Logistics

1. Cách viết email báo giá dịch vụ logistics ngắn gọn thu hút

Viết súc tích, tránh lặp lại không cần thiết. Tuân theo cấu trúc mở - thân - kết, nhấn mạnh lợi ích khách hàng nhận được. Dùng câu từ lịch sự, chuyên nghiệp, tránh sai lỗi chính tả. Đưa ra lời mời hợp tác rõ ràng để kích thích phản hồi.

>> Cách Viết Email Chào Hàng Ấn Tượng: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

2. Nên gửi email báo giá logistics vào thời điểm nào để khách hàng dễ phản hồi nhất?

Tốt nhất là vào các buổi sáng đầu tuần hoặc đầu ngày làm việc, tránh gửi vào giờ quá trễ hoặc cuối tuần. Giờ từ 9h đến 11h sáng thường được xem là thời điểm khách hàng dễ chú ý và phản hồi email.

>> Thời gian tốt nhất để gửi email marketing đem lại hiệu quả cao

3. Nếu gửi email báo giá mà khách hàng không phản hồi thì phải làm gì?

Gửi lời nhắc follow-up ngắn gọn, lịch sự sau 2-3 ngày. Trong email follow-up, bạn nên thể hiện sự quan tâm, sẵn sàng hỗ trợ và hỏi khách xem có cần thêm thông tin hay trợ giúp gì không. Tránh gây áp lực khiến khách hàng cảm thấy khó chịu.

4. Email báo giá logistics nên đính kèm file gì, dung lượng bao nhiêu là phù hợp?

Nên đính kèm file báo giá chi tiết dưới dạng PDF hoặc Excel để khách hàng dễ đọc và lưu trữ. File nên đặt tên rõ ràng, ví dụ: "Bao_Gia_Dich_Vu_Logistics.pdf".

Dung lượng tệp không nên quá lớn, tốt nhất dưới 5MB để tránh việc email bị trả lại hoặc khó tải.

Kết luận: 

Mẫu email báo giá logistics chuyên nghiệp là công cụ không thể thiếu trong kinh doanh dịch vụ vận chuyển hiện đại. Một email được thiết kế tốt không chỉ truyền tải thông tin chính xác mà còn thể hiện năng lực, sự uy tín và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Chúc bạn thành công!

-----

Liên hệ  Zozo ngay hôm nay để tư vấn về dịch vụ phần mềm gửi email marketing chuyên nghiệp

- Website: https://zozo.vn/

- Hotline: 19009260

- Email: contact@zozo.vn

- Địa chỉ:

• TP Hà Nội: Số 247 Cầu Giấy, Phường Cầu Giấy
• TP Hồ Chí Minh: Số 40 Hoàng Việt, Phường Tân Sơn Nhất