Email Workflow là gì? Các bước xây dựng luồng kịch bản chuỗi Email Marketing tự động 

Theo thống kê từ HubSpot, 79% khách hàng tiềm năng nếu không được doanh nghiệp “chăm sóc” sẽ không bao giờ chuyển đổi. Nói cách khác, cứ 5 người thì có gần 4 người thể hiện sự quan tâm thật sự đến một thương hiệu/ sản phẩm/ dịch vụ nhất định, sẽ bỏ đi mà không mua hàng.

Chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng là cả một quá trình trong đó việc sử dụng Email Workflow trong Email Marketing Automation để chăm sóc khách hàng một cách hoàn toàn tự động là điều mà các doanh nghiệp đã và đang áp dụng bởi tính hiệu quả và những lợi ích mà nó mang lại. 

Vậy Email Workflow là gì? Làm thế nào để xây dựng luồng kịch bản chuỗi Email Marketing tự động? Hãy cùng Zozo EMA khám phá ngay trong bài viết này nhé!

1. Email Workflow là gì?

Chuỗi Email tự động hay Email Workflow là một loạt các Email tự động được gửi dựa trên thông tin liên lạc, hành vi, hoặc sở thích của liên hệ thay vì gửi thủ công. Những Email này phối hợp với nhau để hoàn thành mục tiêu, chẳng hạn như sử dụng dịch vụ hoặc mua sản phẩm. Ví dụ, bạn có thể thiết lập gửi thư tự động đến những người đã hơn 1 tháng không mở email của bạn để tạo ra những lý do khiến họ tiếp tục tương tác như: ‘kế hoạch đi du lịch của bạn của bạn thế nào rồi?’ hoặc ‘bạn còn muốn nhận những thông tin ưu đãi từ chúng tôi chứ?”

Dựa trên yếu tố cá nhân hoá được kích hoạt, Email Workflow không chỉ cho phép các nhà tiếp thị gửi thông điệp đến đúng người vào đúng thời điểm mà còn giúp điều hướng liên hệ đi theo một kịch bản đã được định sẵn.

2. Lợi ích của việc thiết lập Email Workflow

Email Workflow chính là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng. Việc thiết lập Email Workflow mang lại nhiều lợi ích quan trọng, từ việc tăng cường tương tác với khách hàng đến việc tối ưu hoá chiến lược tiếp thị. 

Dưới đây là một số lợi ích mà Email Workflow có thể mang lại:

2.1. Email Workflow giúp tiết kiệm thời gian và công sức

Thiết lập một lần, sử dụng “mãi mãi". Một khi bạn đã xây dựng xong một luồng Email Workflow, việc gửi các email sẽ được tự động hoá mỗi khi được kích hoạt điều kiện để bắt đầu. Sau khi thiết lập kịch bản luồng Email tự động, phần mềm Email Marketing mà doanh nghiệp lựa chọn sẽ đảm nhận mọi công việc còn lại như tự động gửi Email theo luồng kịch bản đã setup, đặt lịch gửi, nhắc hẹn,...

Điều này có nghĩa là bạn không cần phải gửi Email theo cách thủ công cũng như không cần phải lo lắng về việc quên gửi email hoặc đánh mất cơ hội Marketing quan trọng trong từng thời điểm thích hợp trên hành trình khách hàng.

2.2. Email Workflow giúp tăng tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng

Email Workflow giúp bạn gửi các Email theo đúng thời điểm và theo chuỗi logic nhất định, từ đó tạo ra sự liên tục trong việc tương tác với khách hàng.

Bằng cách tạo ra các chuỗi Email được cá nhân hoá, bạn có thể gửi các thông điệp phù hợp với nhu cầu và quan tâm riêng của từng khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi “Làm cách nào tôi có thể tạo nội dung phù hợp và được cá nhân hoá để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng?”

2.3. Email Workflow giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh số bán hàng

Bằng cách tùy chỉnh và cá nhân hóa các thông điệp email, bạn có thể điều hướng khách hàng tiềm năng, đảm bảo họ đi theo kịch bản bán hàng do doanh nghiệp thiết lập sẵn cũng như xây dựng mối quan hệ và tương tác với khách hàng tốt hơn, từ đó khuyến khích khách hàng thực hiện hành động mua hàng. Những Email tự động trong chuỗi Workflow có thể được sử dụng để gửi thông điệp chăm sóc và hỗ trợ sau bán, giúp duy trì mối quan hệ với khách hàng và thúc đẩy việc khách hàng mua lại hoặc mua thêm, từ đó tăng doanh doanh số bán hàng.

3. Cần chuẩn bị những gì trước khi bắt đầu tạo kịch bản chuỗi Email tự động hoá?

3.1. Thiết lập mục tiêu chuỗi kịch bản Email

Đối với việc xây dựng Email Workflow, bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm là thiết lập mục tiêu phù hợp. Thông thường, mục tiêu của Marketing Automation Workflow thường là đến giai đoạn tiếp theo trong hành trình mua sắm hay phễu chuyển đổi. 

Các mục tiêu chiến dịch phổ biến bao gồm:

Upsell và Cross-sell:

• Upsell: Email Marketing Automation có thể được sử dụng để gửi các email chứa các ưu đãi hoặc thông tin về các sản phẩm hoặc dịch vụ cao cấp hơn so với sản phẩm mà khách hàng đã mua. Ví dụ, nếu một khách hàng đã mua một chiếc điện thoại di động, họ có thể nhận được email về các phụ kiện đi kèm hoặc các phiên bản nâng cấp của điện thoại đó.
• Cross-sell: Email Marketing Automation cũng có thể được sử dụng để gửi các email về các sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan đến sản phẩm mà khách hàng đã mua. Ví dụ, nếu một khách hàng mua một chiếc máy ảnh, họ có thể nhận được email về các ống kính, thẻ nhớ hoặc túi đựng máy ảnh.

Bán hàng và Giảm giá:

• Bán hàng: Email Marketing Automation thường được sử dụng để gửi các email quảng cáo về các sản phẩm hoặc dịch vụ đang được giảm giá hoặc có ưu đãi đặc biệt. Ví dụ, các chiến dịch giảm giá vào dịp lễ, sự kiện hoặc hợp đồng mua hàng lớn.
• Giảm giá: Các email về giảm giá có thể được tùy chỉnh dựa trên hành vi của khách hàng. Ví dụ, nếu một khách hàng thường xuyên mua hàng, họ có thể nhận được một phiếu giảm giá riêng để khuyến khích họ tiếp tục mua hàng.

Tạo Leads và Xây dựng danh sách khách hàng:

• Email Marketing Automation cũng có thể được sử dụng để tạo leads và xây dựng danh sách khách hàng. Các chiến dịch này có thể bao gồm việc cung cấp một nội dung hữu ích như ebook, bài viết blog hoặc khóa học miễn phí, và sau đó yêu cầu người nhận cung cấp thông tin liên lạc của họ để nhận nội dung.

Chăm sóc khách hàng:

• Email Marketing Automation cũng có thể được sử dụng để chăm sóc khách hàng hiện tại, giúp duy trì mối quan hệ và tăng sự hài lòng. Các chiến dịch này có thể bao gồm việc gửi email chứa thông tin hữu ích, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, hoặc hỏi ý kiến phản hồi từ khách hàng.

3.2. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Bước tiếp theo, bạn cần biết là bạn muốn gửi Email tự động cho ai? Mỗi nhóm khách hàng mục tiêu sẽ có những kịch bản Email Workflow khác nhau. 

Về cơ bản, chúng ta có thể xác định khách hàng mục tiêu theo những nhóm sau:

• Nhóm Mua hàng: Bạn có thể tạo các kịch bản Email Workflow dựa trên lịch sử mua hàng của khách hàng. Ví dụ, khách hàng mới có thể nhận được một chuỗi email chào mừng, trong khi khách hàng đã mua hàng từ lâu có thể nhận được các email về sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc các ưu đãi đặc biệt.
• Nhóm Quan tâm đến Mảng Sản phẩm Cụ thể: Bạn có thể phân loại khách hàng dựa trên sở thích và quan tâm của họ đối với các loại sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Ví dụ, nếu bạn bán thời trang nam và nữ, bạn có thể gửi các email khác nhau cho các nhóm khách hàng quan tâm đến thời trang nam và thời trang nữ.
• Nhóm dựa trên hành động: Bạn có thể phân loại khách hàng dựa trên hoạt động trực tuyến của họ như mở email, nhấp vào liên kết, hoặc thăm trang web. Ví dụ, những người đã nhấp vào một liên kết cụ thể trong email có thể nhận được các email tiếp theo với thông tin chi tiết hơn về sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan.

Bằng cách này, bạn có thể tạo ra các kịch bản Email Workflow phù hợp với nhu cầu và quan tâm của từng nhóm khách hàng mục tiêu, từ đó tăng cơ hội tương tác và chuyển đổi.

4. Các bước xây dựng luồng kịch bản chuỗi Email tự động 

Bước 1: Vẽ ra sơ đồ thiết lập Email workflow

Sử dụng một sơ đồ để vạch ra từng Email Workflow từ đầu đến cuối hành trình khách hàng. 

Bước 2: Soạn nội dung và tiêu đề cho từng email

Chúng ta nên tránh sử dụng những nội dung chào hàng được “xào" lại để gửi nhiều lần bởi đây chính là lý do khiến tỷ lệ mở cứ “rụng” dần.

Lưu ý rằng những nội dung bạn sử dụng trong Email Workflow phải phù hợp với mục tiêu của Workflow đó và vị trí khách hàng trong hành trình của họ.

Một số nội dung Email Marketing bạn có thể gửi tới khách hàng như:

• Thông tin hữu ích
• Đào tạo giáo dục
• Các bài đăng/ Bài Blog trên Website
• Thông báo
• Quảng cáo/ Khuyến mãi
• Câu hỏi thường gặp

Bước 3: Xác định yếu tố kích hoạt Email Workflow

Để thiết lập Email Workflow đạt hiệu suất cao, bạn cần quyết định sự kiện nào sẽ diễn ra & kích hoạt một Workflow cụ thể. Một số các yếu tố bạn có thể kích hoạt Email Workflow, bao gồm:

• Liên hệ mới được thêm vào danh sách 
• Email mở ra
• Mua hàng
• Chọn tham gia (Ví dụ: nội dung được kiểm soát)
• Sự kiện loại giao dịch
• Thẻ liên hệ, dựa trên các hành động cụ thể của người dùng
• Các mốc quan trọng (Ví dụ: sinh nhật và ngày kỷ niệm)
• Điều kiện tùy chỉnh

Bước 4: Xác định điều kiện Email Workflow

Bạn có thể đặt điều kiện để giúp lọc và phân đoạn khách hàng tiềm năng của bạn dựa trên tiêu chí tùy chỉnh. Ví dụ: Bạn có thể thêm khách hàng tiềm năng vào quy trình làm việc được chỉ định nếu họ đã xem một trang nhất định. Bạn cũng có thể xóa khách hàng tiềm năng khỏi một quy trình gửi Email và thêm họ vào quy trình khác dựa trên lịch sử mua hàng.

Bước 5: Xác định tần suất Email

Thiết lập khoảng thời gian giữa các Email của bạn. Tuy nhiên đối với mỗi phân đoạn khách hàng thì sẽ có sự khác nhau. Ví dụ: quy trình làm việc qua Email cho người dùng mới mà bạn thêm vào danh sách sẽ khác với một khách hàng tiềm năng đã đăng ký dùng thử miễn phí.

*Lưu ý: Tránh gửi các Email quá sát nhau để khách hàng không bị “ngợp” và cảm thấy khó chịu khi liên tục nhận được Email từ bạn. Điều này dễ gây ra sự khó chịu cho khách hàng.

Bước 6: Khởi chạy Email Workflow tự động

Đưa kịch bản chuỗi Email mà bạn vừa phác thảo trên biểu đồ lên hệ thống gửi Email Marketing Automation chuyên nghiệp. Bạn cần lựa chọn nền tảng Email gửi tự động uy tín và chất lượng, đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu sử dụng của bạn cũng như đảm bảo chiến dịch của bạn diễn ra một cách trơn tru nhất.

Bước 7: Đo lường hiệu suất Email workflow

Đo lường hiệu quả quy trình Email tự động của bạn. Một số chỉ số mà bạn cần quan tâm đối với từng chiến dịch Email Marketing bao gồm:

• Email đã được gửi
• Tỷ lệ mở Email
• Tỷ lệ click
• Tỷ lệ huỷ đăng ký
• Tỷ lệ chuyển đổi
• …

Xây dựng Email Workflow đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả với Zozo EMA

Nền tảng Email Marketing Zozo EMA là phần mềm hỗ trợ thiết lập Email Workflow chuyên nghiệp và hiệu quả chi trong vài phút, với vài thao tác cơ bản, giúp tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng để không bỏ sót bất kỳ khách hàng tiềm năng nào. 

Công cụ Email Workflow của Zozo EMA có những ưu điểm bao gồm:

• Sử dụng công cụ kéo - thả, dễ thiết kế, dễ sử dụng, tạo chuỗi Workflow nhanh chóng
• Hỗ trợ rẽ nhánh/ phân luồng theo hành vi tương tác của khách hàng như mở Email, click Email…
• Tự động gửi Email Marketing theo mục tiêu thiết lập cụ thể (Ví dụ: gửi chuỗi Email chào mừng, chuỗi Email nhắc lịch hẹn, chuỗi Email upsell/cross-sell, chuỗi Email mừng sinh nhật…)
• Hệ thống báo cáo và thống kê số liệu theo thời gian thực, đa chiều giúp marketer theo dõi hiệu quả luồng Email

Đăng ký nền tảng Email Marketing Zozo EMA ngay hôm nay để nhận ưu đãi lên đến 40%

>> Có thể bạn quan tâm:

4 Bước tận dụng sức mạnh Email Marketing Automation giúp chăm sóc khách hàng tự động

Kịch bản chuỗi Email khôi phục giỏ hàng giúp khách hàng tiếp tục hoàn tất mua hàng cực hiệu quả