Hợp đồng điện tử là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hợp đồng điện tử

1. Hợp đồng điện tử là gì

Hợp đồng Điện tử E-Contract là một thỏa thuận được tạo và ký kết dưới dạng điện tử, mà không cần sử dụng tới giấy tờ. Ví dụ như soạn một hợp đồng trên máy tính để gửi tới đối tác kinh doanh, đối tác sau đó sẽ email lại kèm chữ ký điện tử thể hiện đồng ý thỏa thuận.

Hoặc hợp đồng điện tử cũng xuất hiện dưới dạng đính kèm khi người dùng tải một phần mềm: người dùng nhấp vào nút ‘Tôi đồng ý’ trong mục liệt kê các điều khoản, giấy phép phần mềm trước khi hoàn tất giao dịch. Ngoài ra, việc mua hàng trực tuyến cũng là một dạng hợp đồng điện tử. Tuy không có mục ký kết, nhưng người mua hàng đồng ý trả cho người bán một số tiền nhất định để đổi lấy một sản phẩm.

2. Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Hình thức thể hiện qua thông điệp dữ liệu điện tử

Hình thức trình bày là đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng điện tử. Trừ trường hợp các bên có trao đổi khác, đề nghị giao kết hợp đồng và đồng ý ký hợp đồng sẽ được thể hiện thông qua thông điệp dữ liệu điện tử.

Có thêm sự tham gia của bên thứ ba

Ngoài hai phần chữ ký phổ biến như hợp đồng giấy là người bán và người mua, hợp đồng điện tử còn có bên thứ ba liên quan. Liên quan mật thiết đến hợp đồng điện tử là các nhà cung cấp dịch vụ mạng và tổ chức chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ ba không tham gia vào quá trình ký kết, mà chỉ tham gia với tư cách là một tổ chức hỗ trợ cung cấp môi trường đảm bảo tính hiệu lực và hợp pháp của việc thực hiện các hợp đồng điện tử.

Tính tức thời, nhanh chóng, thuận thiện

Liên hệ trực tiếp giữa hai bên ký kết là không cần thiết, vì hợp đồng điện tử có dạng một thông điệp dữ liệu. Hai bên có thể chủ động giao kết hợp đồng tại bất kỳ thời điểm nào và bất kỳ địa điểm nào. Hay nói cách khác, bạn có thể chủ động giao kết hợp đồng mọi lúc - mọi nơi cực dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi.

Phạm vi sử dụng

Hợp đồng giao dịch điện tử có thể áp dụng cho hầu hết các giao dịch hiện nay, trừ một số trường hợp ngoại lệ.

Cụ thể, theo Luật Giao dịch điện tử 2005, những giao dịch liên quan tới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà và bất động sản, văn bản về thừa kế, Đăng ký kết hôn, Quyết định ly hôn, Khai sinh, Khai tử…thì không áp dụng giao dịch điện tử.

Bên cạnh đó, giao dịch điện tử cũng không áp dụng đối với một số giao dịch bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Hiệu lực hợp đồng nói chung và hợp đồng điện tử nói riêng đều tuân thủ theo quy định về điều kiện có hiệu lực của hợp đồng, như được quy định trong Bộ Luật Dân sự 2015.

3. Vì sao nên sử dụng hợp đồng điện tử

3.1: Tiết kiệm thời gian:

Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp rút ngắn các quy trình ký kết. Doanh nghiệp sẽ không mất thời gian đi lại, đàm phán, chờ đợi so với hoá đơn truyền thống.

3.2: Tiết kiệm chi phí in ấn - lưu trữ - tìm kiếm 

Hợp đồng điện tử tạo và ký kết dưới dạng điện tử nên giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí không nhỏ cho việc in ấn văn bản, hợp đồng, chi phí đi lại, lưu trữ hợp đồng.

3.3: Hiện đại hóa quá trình lưu trữ, quản lý hồ sơ

Hiện đại hoá quá trình lưu trữ, quản lý hồ sơ, dữ liệu hợp đồng bởi tất cả các dữ liệu, nội dung đều được thể hiện bằng văn bản điện tử và lưu trữ trên hệ thống điện tử của doanh nghiệp.

3.4: Nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp

Việc tìm kiếm đối tác và thực hiện việc ký kết hợp đồng nhanh chóng, thuận tiện trong môi trường phi biên giới là lợi thế không thể thiếu với những doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển.

3.5: An toàn - bảo mật - thuận tiện - nhanh chóng 

Kết hợp với chữ ký số tạo nên môi trường giao dịch an toàn, thuận tiện, nhanh chóng, đem lại niềm tin cho các bên thực hiện giao kết hợp đồng.

3.6: Khắc phục khoảng cách, không gian và thời gian  

Trao đổi thông tin dễ dàng, thuận tiện trên môi trường internet ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào, loại bỏ hoàn toàn những trở ngại về khoảng cách, không gian, thời gian.

4. Các loại hợp đồng điện tử phổ biến

Hợp đồng gói kèm Shrink-wrap – Là thỏa thuận cấp phép theo đó các điều khoản và điều kiện của hợp đồng được áp dụng cho các bên ký kết và thường có trong sách hướng dẫn đi kèm với các sản phẩm phần mềm mà khách hàng mua.

Hợp đồng Clickwrap – Cho phép người dùng đồng ý với các điều khoản và điều kiện và kiểm soát việc sử dụng của chương trình bằng cách nhấp vào nút “Có” hoặc “Tôi đồng ý”. Có một số yếu tố đảm bảo các điều khoản của thỏa thuận ràng buộc các bên tham gia hợp đồng: Thỏa thuận người dùng hoặc các điều khoản dịch vụ sẽ được thông báo rõ ràng cho nhà sản xuất. Chỉ cần chèn một liên kết điều khoản trên trang web mà không thu hút sự chú ý của người dùng, mức độ thân thiết của người dùng sẽ không được xem xét. Vì vậy, khách hàng chỉ có thể sử dụng trang web sau khi chấp thuận các điều khoản. Nếu người dùng đã đồng ý cho hành động cụ thể, các điều khoản của thỏa thuận sẽ không được thay đổi. Các thay đổi đối với các điều khoản của thỏa thuận phải được liên hệ trực tiếp với khách hàng. Nếu người tiêu dùng không đồng ý với những thay đổi, thì tại thời điểm này, họ có quyền lựa chọn rời khỏi trang web.

Duyệt các thỏa thuận kết thúc EULA – Thỏa thuận này được coi là một thỏa thuận ràng buộc đối với bên ký kết thông qua việc sử dụng trang web. Chúng bao gồm chính sách truy cập trang web và các điều khoản dịch vụ như Flipkart hoặc E-bay ở dạng điều khoản sử dụng , thỏa thuận người dùng hoặc điều khoản dịch vụ .

5. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử 

Theo quy định tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005 tham khảo từ cổng thông tin điện tử chính phủ, hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng truyền thống. Cụ thể:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Đồng thời, tại Điều 14 Luật này cũng có quy định

“Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.”

Mặc dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, tuy nhiên tính pháp lý của hợp đồng điện tử vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật; đồng thời được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng, hoặc vi phạm những điều khoản quy định trên hợp đồng. Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử phải thỏa mãn những điều kiện sau đây thì mới được coi là hợp lệ:

Trên hợp đồng điện tử, các nội dung phải được giữ trọn vẹn và không có thông tin thay đổi, ngoại trừ trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu của hợp đồng.
Hợp đồng điện tử có thể mở được, đọc hoặc xem được bằng các phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên tham gia hợp đồng thỏa thuận.

6. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng

Đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện rõ ý định giao kết hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị này của bên đề nghị đối với bên được đề nghị

- Người dùng (bên đề nghị giao kết) tiến hành đặng nhập tài khoản hệ thống hợp đồng điện tử, tạo lập hợp đồng với đầy đủ các nội dung điều khoản, quyền, nghĩa vụ của các bên -> xác định các luồng ký, thứ tự ký, vị trí ký, vai trò ký hợp đồng -> Hệ thống tạo luồng ký tự động -> Ký số và gửi hợp đồng cho đối tác

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng

Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng là sự trả lời của bên được đề nghị về việc chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị được thực hiện bằng hành động cụ thể

- Người được đề nghị giao kết hợp đồng (khách hàng) Nhận email thông báo tự động, truy cập vào đường link hợp đồng không cần tài khoản đăng nhập hệ thống

- Duyệt trước nội dung hợp đồng và tiến hàng xác nhận đồng ý với những nội dung trong hợp đồng bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…)

Bước 3: Thực hiện hợp đồng

- Sau khi hoàn tất việc ký kết hợp đồng, Hệ thống gửi thông báo hoàn tất ký hợp đồng đến các bên. Lúc này, hợp đồng được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng.

- Các bên chuẩn bị các công đoạn để cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo như những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng điện tử.

7. Các doanh nghiệp đã áp dụng hợp đồng điện tử hiệu quả:

Theo ghi nhận trên thực tế, trong 3 tháng tâm điểm của đợt dịch Covid-19 lần thứ 4, nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử và chữ ký số của các doanh nghiệp, tổ chức tăng 100% so với thời điểm dịch chưa bùng phát trở lại. Nhiều doanh nghiệp và đơn vị đã sớm chuyển đổi và áp dụng hiệu quả như Vinamilk, Vietjetair, Vietbank, Ford Việt Nam, Sony Việt Nam, Toyota Financial Group, Be, ACS…Những doanh nghiệp này hiện đang ứng dụng ký kết điện tử trong rất nhiều loại hình tài liệu, hồ sơ, hợp đồng trong nội bộ, với người lao động, khách hàng, đối tác.

Hành lang pháp lý đã trợ lực, giải pháp ký kết điện tử hợp quy chuẩn theo luật Việt Nam đã sẵn sàng. Có thể nói, đây là thời điểm vàng để doanh nghiệp chuyển đổi sang ký kết điện tử để tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội và tăng tốc phát triển, thuận lợi ngay từ điểm khởi đầu là ký kết hợp đồng.

Kết luận: 

Rõ ràng, với những lợi ích trên, hợp đồng điện tử cùng chữ ký số đang là giải pháp tất yếu để chuyển đổi số của doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Chính vì thế, là một doanh nghiệp hiện đại hãy sớm sử dụng hợp đồng điện tử để quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn